会議のファシリテーションをするときに決めておきたい「4つのルール」

　会議を可能な限り円滑に進めるための考え方が、ファシリテーションです。このファシリテーションを行う際、事前、あるいは会議の冒頭などで参加者とルールを共有しておくことが非常に有効。このルールはグランドルールなどとも呼ばれています。

　会議の内容などによってその決めるべきルールは異なりますが、ここでは一般的に有効と考えられるファシリテーションのルールについて考えてみたいと思います。

　会議が長引く、あるいは話がまとまらないのは、話が進むにつれ、参加者の頭の中で考えていることが徐々に本題からずれていくことが原因。よって、まずは可能な限り「話を本題からそらさない」ということをルール化し、参加者に心掛けてもらいましょう。

　会議で意見が出にくいのは、会議後の人間関係を気にする人が多いためであると言われます。よって、ファシリテーションを行うにあたり、ファシリテーターは「会議でのやり取りした感情を外に持ち出さない」ということを参加者に呼びかけると良いでしょう。

　会議を活発化させるためには、ある程度自由に意見を言えるということが大原則。しかし、意見を言った途端に「それは無理だ」などと否定される場合がよくあります。すると、その人はその後に意見を言いにくくなり、その雰囲気は参加者に広がってしまうのです。このように否定をするのは、ほとんどの場合、責任者や高い役職にいる人。

　もちろん会議で現実的に無理なことが決定されるというのは、本末転倒。しかし、「参加者が意見を出したことを尊重し、無理な場合はその根拠を挙げて皆が納得した上でフェードアウトさせる」ということをルール化することで、意見を呼び込む環境を作りましょう。

　自分とは異なる意見が出ると「自分は間違っていない」と言い張り、なかなか人の意見に耳を傾けない人がいます。しかし、会議は個人のために行うわけではなく、その参加者全員やその部署、そして最終的には会社のために行うこと。

　自分が間違っていないから意見を聞かないというのでは、話が前に進みません。「会社のために意見を出す限り、その意見はすべて間違いではない」ということをルールとして、参加者に理解してもらうとファシリテーションしやすくなるはずです。

　会議のファシリテーションでルールを決めるために最も重要なことは、その会議に合ったルールを作るということ。会議によっては「決まったことを他人に漏らさない」、「一人が一度に話す時間を１分以内とする」、「必ず決められた進行スケジュールの時間を厳守する」なども有効です。

　また、そのルールを常に参加者の見えるところに書いておくと、さらに効果は高まります。その会議に合ったルールを選択し、参加者に周知させて、ファシリテーションを成功させましょう。