年末に受けた面接の結果を志望者に伝える時に気をつけるべきこと

　人事担当者として、転職者から学生の採用まで幅広く業務をこなしていると、年末近くになって面接を行う機会もあるでしょう。年末に行う面接は、1つ間違えると会社の評判を落としてしまう可能性を秘めています。例えばこの会社はなぜこの時期に連絡をするのか、もしくは人事担当者は何を考えているのかとマイナスの評価を受けてしまう恐れなどです。では年末に受けた面接結果をどのように連絡するべきなのでしょうか。

　まず一番無難な方法がメールで相手に伝えすることです。メールですと、時間と場所を選ばずに相手へ結果を送る事も出来ますし、何より不在の場合でも確実に相手先のメールボックスに入りますので、伝達ミスは発生しにくくなります。

　不採用通知であれば次に向けて取り組むこともできますので、早めにメールで連絡することをお勧めします。では採用の場合どのようにすればよいか。採用の場合、メールで連絡した後に年始を過ぎたあたりの仕事始めに、こちらから電話を入れるようにしましょう。

　既に相手は結果をメールで見ている為、今回はメールを見たかどうかの確認電話ですと言いましょう。そしてもし、メールに日時について書かれていたら、その場で面接日時の確認と参加できるかどうかの確認も一緒にとってしまいましょう。そうする事によって伝達ミスを防ぎ、尚且つ効率よく採用活動を進めることができます。

　次の方法は、事前にこちらから連絡を入れておくというもの。例えば面接を受けた後に受験者から質問が無ければ、この日時までに連絡をしますと事前に話をします。もしその事を言い忘れたら、すぐこちらから携帯電話にこの日時までには結果を出しますと言う事を伝えましょう。すると相手も、年末年始はゆとりをもって過ごせますし、こちらとしても事前に受験者へ連絡をしているので伝達ミスは発生しにくくなります。また、もう一つの方法として年末の面接前に、事前にメールを受験者に送信してしまうことも挙げられます。

　このメリット、こちらから何度も連絡する手間が省けることです。また相手も受けている企業からのメールは確実に目を通しますので、もし受験者からクレームを言われたとしても、それは見落としていた方の責任になります。このように事前に手を打っておけば後日、面倒な作業を増やすこともないのでお勧めです。

　以上が、年末に受けた面接の結果を伝える時に気をつけるべきこととなります。できるのであれば、年末の面接は避けたい所ですが、面接を行った場合は上記で紹介したことを意識しておくべきでしょう。