【例文】入社案内のメールへの返信の仕方｜マナーや基本構成について紹介

入社案内のメールが届き、社会人になる実感が湧いている人も多いのではないでしょうか。これからお世話になる会社に、入社案内のメールの返信で失礼があってはいけないと返信方法について悩んでいる人もいらっしゃるでしょう。

本記事では、入社案内メールを返信する際のマナーや、メールを書く時の基本構成を紹介。実際にメールを書くときに参考になる返信例文もご紹介するのでぜひ参考にしてください。
 

入社案内のメールに返信する際の5つのマナー

ビジネスメールの返信にあまり慣れていない人も多いのではないでしょうか。

まずは、入社案内のメールに返信する際に知っておきたいマナーをご紹介します。

入社日のご案内メールに返信依頼がある場合は、24時間以内に返信する

「そもそもメールを返したほうがいいのかな」と悩んでいる人もいるでしょう。入社日のご案内メールに「出欠の連絡をお願いします」「返信をお願いします」などと記載されている場合は、必ずメールに返信しましょう。出欠はなるべく早く知らせたほうがいいため、24時間以内を目安にできるだけ早く返信しましょう。

返信依頼がない場合は、返信する必要はありません。どうしても不安な場合は、入社が楽しみであることを伝えるメールを送ってもいいでしょう。

メールに署名をつける

メールに署名をつけることは、社会人にとっては当然のルールです。

しかし、新社会人はどの団体に属しているかあやふやなため、署名に何を書けばいいのかわからない人も多いでしょう。会社に入る前の署名には「フルネーム・電話番号・メールアドレス」を記入します。

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件名の「Re：」は消さない

メールの返信ボタンを押すと件名に「Re：」というマークがつきます。メールの返信ルールとして、どの話題への返信なのか明確にするために、返信する際は、件名を変更せず「Re：」というマークも消しません。

基本的に件名には触れず、そのまま返信を送りましょう。

関連記事：就活メールの返信で「Re:」を使うのはOK？件名のマナーを知っておこう
 

出席する場合は返信メールに日程を明記する

入社式に出席する場合は返信メールに日程を明記しましょう。

「○月○日の入社式には出席いたします」と伝えることで、相手に日程がわかっていることを知らせられます。入社式を複数の日程で行う企業の場合は特に、日程を正確に理解していることを伝えることで相手に安心してもらえます。

欠席する場合は理由を書く

冠婚葬祭が重なってしまい、どうしても入社式を欠席せざるをえない状況にいる人もいるのではないでしょうか。

欠席することを伝えるのは気まずいかもしれませんが、企業の担当者に欠席する理由を合わせて伝えることをおすすめします。「メールを送らず入社初日に行かない」ことは、社会人としてあるまじき行為なので避けましょう。

入社日のご案内メールに返信する際の基本構成

メールには決められた型があり、定石通りの方法で書かなければ違和感のあるメールになってしまいます。

新しく社会人になる身として、メールの基本構成を知っておきましょう。

件名

件名は一目見て内容がわかるものをつけることが基本です。入社案内メールの返信の場合、「Re：（相手のメールの件名）」を使用します。

宛先

すぐに内容に入るのではなく、メールを送る相手の名前をはじめに書きます。

入社案内メールの場合は以下のように書きましょう。

（株）と略さず、正式名称を書きます。また、「株式会社」とつける場合は、「XX株式会社」「株式会社XX」のどちらが正式名称かどうか調べて書きましょう。

担当者の名前がわからなければ、「ご担当者様」で問題ありません。

挨拶

宛先を書いた後は、自分の名前と簡単な挨拶を書きます。

「お世話になっております。XXです。」とシンプルに挨拶をしましょう。

本文（案内のお礼や、参加の有無）

本文では、案内のお礼や参加の有無について書きましょう。過剰な敬語は使わず、簡潔な文章を書くと好印象を与えられます。

締めの挨拶

締めの挨拶では、相手に感謝の言葉を送ります。入社案内メールの返信の場合は「これからよろしくお願いいたします」「今後もご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」などと書きましょう。

署名

先ほどご紹介した「署名」はメールの最後に書きます。「フルネーム・電話番号・メールアドレス」を記入しましょう。

入社日のご案内メールの返信例文

入社日のご案内メールの返信例文をご紹介します。

参加する場合の返信メール

入社式に参加する場合は、「出席する」と明確に記入しましょう。

欠席する場合の返信メール

体調不良や冠婚葬祭でどうしても欠席せざるを得ない場合は、丁寧にその理由を書きましょう。

入社案内のメールの返信を自信を持って送ろう 

本記事では、入社案内のメールの返信マナーや、例文について詳しくご紹介しました。

入社案内のメールに返信を送る際は、マナーやメール構成を守って書くことをおすすめします。本記事を参考に自信を持ってメールを送りましょう。