【会議の質を高める】アジェンダの作成準備と進め方

　会議をスムーズに進めるために重要なのがアジェンダ。アジェンダとはは議事項目をまとめた会議の進行表のことで、会議に必要な要素を記した重要な書類です。アジェンダを見ればその会議がどのようなものであるか一目で理解することができるため、参加者に会議に対する正しい認識を与えることができ、会議の進行をスムーズにするのです。

　アジェンダの出来が会議の質を左右するといっても過言ではありません。アジェンダの作成を任されるようなことがあった場合、全欲で素晴らしいアジェンダづくりに取り組む必要があります。今回は、会議でアジェンダを書くことが決まった時の準備の進め方について解説します。

　その会議で取り扱うテーマは何なのか、それが明記されていなければアジェンダとは言えません。テーマは基本中の基本であり会議の根幹となる要素です。誰が見てもわかるようにはっきり明記しておく必要があります。

　テーマと同時に記載しておきたいのが、テーマに対するアクション。テーマに対してどのようなことを行う会議なのかを、記載しておくことで参加者もそれに対応した準備ができるようになり、会議も円滑に進行します。

　例えば、テーマとして「新製品」というものを設定した場合、「新製品について」と記載しただけでは会議の参加者に何を求めているのかが全く伝わりません。「新製品開発プランの作成について」「新製品PRの広告展開案について」などのように具体的に記載すれば、新製品に対してどのようなアクションを参加者がとればいいのか、すぐに理解できます。

　会議をいつ開催しどの会場で誰が参加するのか、それを決めなくては、アジェンダを作成できません。アジェンダを作成する前に会議の開催日時を決定し、開場を手配して参加予定者をリストアップしておきましょう。基本中の基本ですが、これを最初に決めておかないと全体のスケジュールを作成することができません。会場の手配の都合もあるので、会議の開催が決定したらまず最初に予定日と会場を決めてください。

　アジェンダに掲載する参加予定者については、アジェンダ作成前に連絡を取って出欠の意思確認をしておくことが重要。出欠確認をせずに名前を記載してしまうと、出席して貰うことができなかったときにトラブルになりかねません。連絡を取って出席の意思が確認できた人のみを記載してください。

　議事内容や参加人数、会議予定時間などを考慮して、会議全体の流れをイメージした議事予定を作成しましょう。あくまでも全体の流れを記した予定表になりますが、アジェンダに議事予定が記載されていれば参加者全員が、その流れにそって会議をするようになります。

　議事内容を記載する時はテーマと目的、現在確認されている問題点などを記載しておくと、参加者の議事に対する理解の助けになります。アジェンダは参加者のサポートをする書類でもあるので、会議に参加するのに必要な説明はきちんと記載しておくことが重要です。各議事の内容、議事の担当者、議事ごとの時間配分などを考えて、会議全体の予定表を組んでおきましょう。

　優れたアジェンダは読む人の共通認識のレベルを高め、会議への意識を高める役割を果たします。アジェンダが優れていれば意識の高い参加者が集まる会議が実現し、会議の効率も改善されます。読む人のことをイメージしながら、必要な情報が記載されたわかりやすいアジェンダづくりを目指しましょう。