送別会の代金を経費として申請するときに気をつけたいこと

　会社の指示で何かを買ったりするといった、仕事をする上で必要な費用は、会社に申請することができます。送別会も経費として会社に申請することができるものです。その際、申請時に気を付けたいことがいくつかあるので紹介します。


　経費申請用のフォーマットは会社ごとに違いますが、記載することはだいたい同じです。そのために、まずは領収書をもらわなければなりません。「宛名」「金額」「何に使ったか」「支払先」「日付」の5点がなくては申請しても、承認が下りない確率が高いです。
「宛名」に関しては会社名と担当者名が入っているものが望ましいですが、会社によっては社名だけでも良いというところもあります。

　しかし「上様」では誰宛の領収書か分からないので、きちんと書いてもらいます。金額は合計で、何に使ったかの部分は「お食事代」「○○様送別会」などお店によって書き方があります。金額はもちろん、支払先にはお店の名前のほかに住所や連絡先までしっかり記載してある領収書をもらいます。会社の申請書にこの領収書を添えて提出します。提出期間は会社によって支払日から2週間以内など決められているので、早めに出しましょう。

　
送別会の費用ですが、会社には社員の飲食代に関係する科目がいくつか存在します。規定がややこしく仕訳をする上で混乱が起きやすいのですが、主に「会議費」「福利厚生費」「交際費」が該当します。会議費は、もちろん会議時に提供された食事のことで、金額もおよそ3000円くらいです。会議の実態がなければ金額が3000円程度であれば交際費に当たります。

　
この交際費は仕事に関係ある人に対する接待・慰安などのための飲食代で、社内の人間だけではなく取引先と円滑に仕事を進めることが目的のものです。会社の送別会は社員だけで行われるので、これには該当しません。

　
従業員なら誰でも参加できる社内行事の飲食費用は「福利厚生費」になります。この際、全社員参加ではなく営業課だけ、という送別会であっても、会社全体で課ごとに送別会を行っている場合であれば、従業員ならだれでも参加できる行事になりますから福利厚生費として処理できます。もし他の課で送別会を行っていないとしたら、会議費でも福利厚生費でもないので交際費になります。



　経費を申請する場合、必要なのは記載もれのない領収書です。記載もれを発見して自分で書き足したり、あるいは領収書を偽ったりすると申請が通らないばかりか社内規定にも関わりますので十分に注意してください。