机にたまった書類を短時間で整理するコツ【朝の時間を有効活用】

　机の上に未整理の書類がたまっているという人はかなり多いのではないでしょうか。「何とかしなければ…」と思い、その書類を気にしながら日常業務を遂行するのは非効率的ですし、ストレスにもなってしまいます。

　デキるビジネスマンに共通する特徴は、常に机の上が綺麗に片付けられていること。机上の書類の整理は難しいことではありません。どんなにたくさん溜まっている書類でも、1時間あれば、まずスッキリきれいに整理できるはずです。ここでは、そのコツを紹介しましょう。

　「今週中には整理しよう」と漠然と考えていても、目の前の仕事に追われるうちに、その時間を作ることが出来ず、つい先送りにしてしまう。そして、机の上の未整理の書類がさらに溜まっていくというケースが多いようです。「今週中に」というような曖昧な時間設定がいけないのです。

　コツは、整理しようと思ったら「明日決行」と、はっきりその期日を設定すること。そして、実際整理するのはその日の朝、出来れば早朝出勤して行うのが理想です。というのも、「仕事が暇な時間を利用して」と考えて作業を始めると、たびたび中断を余儀なくされ、結局中途半端になってしまうことが少なくないからです。

　「明日決行」と決めたら、翌日はいつもよりも30分か1時間早く出社して、整理するといいでしょう。机の上の書類は、実際にはそれほどの量にはなっていないはず。まず1時間あれば整理できます。そしてそれは、朝の自由な時間だからこそ可能だということを理解しておきましょう。

　例えば、書類を5種類のファイルに仕分けして整理するとしましょう。5つのファイルを自分の机の上に並べることは物理的に不可能でしょう。けれど、早朝出勤して行う作業、つまり左右の同僚がまだ出勤していない時間にする作業であれば、その同僚のデスクも「拝借」できます。

　5冊のファイルを自分のデスクを中心に並べ、書類を点検しながら、逐一5冊のファイルに仕分けていく。こうすれば、ごく短時間で整理作業は完了するでしょう。これは早朝だからこそ可能な方法です。途中で中断するような用事が生じないのも、早朝の大きなメリットです。

　机の上の書類を整理するために、わざわざいつもより早く出勤するというのは、ほとんどすべての企業人にとって、嬉しいことではないでしょう。「なんで、こんな早くに会社へ来て、こんなことをしなければならないんだ」と不満を感じるに違いありません。

　「こんなことはもう2度としたくない…」という気持ちが強ければ強いほど、それ以後は資料を机の上に溜めることがなくなるでしょう。つまり、「自分を戒める」ための早朝作業でもあるのです。改善策ともなる、整理のコツと言えるのです。

　何度も早朝出勤することを勧めているわけではありません。1度それを経験することで、「2度としたくない」と感じること。そしてそのために、ふだんの書類整理を習慣づけること。それがこの方法の主目的です。