書類作成でケアレスミスをしないために大切な3つのポイント

　仕事をしていると書類を作成する機会は多くありますが、書類作成時に気を付けたいのがケアレスミス。一度や二度なら大きな問題にはなりませんが、何度もケアレスミスを頻発してしまうと仕事に対する姿勢を疑われ、信頼を失ってしまいます。

　ケアレスミスはその名の通り注意不足によって発生するミスです。きちんと注意をしていれば無くすのは難しいことではありません。ミスの防止意識を高め、ケアレスミスのない完璧な書類作りを目指しましょう。今回は、書類を作成する時にケアレスミスをしないための方法を紹介します。

　書類作成時に指示をよく確認せずに記入してしまうと、記入欄やフォーマットを誤ったまま書類を作成してしまう可能性があります。正しいやり方はこのやり方のはず、と思い込みで書類を作成することはやめて、必ず指示を確認してから書類を作成しましょう。

　指示書の記入がわかりずらい時は、面倒でも必ず担当者に確認を取ります。思い込みで書類を作成してしまうと、ケアレスミスが起こる可能性は高くなるでしょう。何をおいても確認を第一にしてください。一言確認を取るだけで防げるミスはたくさんあります。最初にきちんと確認をすることで、確認不足によるケアレスミスは十分防止できるでしょう。

　ケアレスミスの防止に確認作業は欠かせません。もしケアレスミスをしてしまっても、確認作業でケアレスミスの個所を見つけ出すことができれば、即座に修正して被害の発生を防ぐことができます。注意しなければいけないのが、形だけの確認作業では無意味だということ。出来上がった書類を漫然と眺めているだけでは、有効な確認作業とは言えません。

　どのような書類でもミスをしやすい個所というのは共通しています。数字、誤字脱字、記入箇所のずれ、この3つが最もケアレスミスの多い個所。確認作業ではこの3点を中心に詳しくチェックしてください。正しく書類が作成できているか、記入ミスや記入漏れはないか、数字はあっているか等、書類の重要なポイントを中心にチェックして初めて確認作業が機能します。

　ケアレスミス対策で重要なのは、一度してしまったケアレスミスは二度と繰り返さない、ということ。同じミスを何度も繰り返していると、学習能力のない人物だと周囲に認識されてしまい、書類作成を任せられないと判断されてしまいます。ケアレスミスをしてしまったら、即座に修正すると同時にどのような書類で、どんなミスをしてしまったのかをメモしておきましょう。

　ミスをメモしておくことで学習効果が高まり、再び同じミスを防止する効果が生まれます。また、自身のケアレスミスの経験は他人を指導する時の資料としても役立つでしょう。実際のミスを事例を基に指導を行えば、別の人が書類を作成する時にケアレスミスが発生することを防止できます。

　ケアレスミスはしっかりと意識して書類を作成すれば十分に防止できる性質のもの。形だけ書類を完成させても意味がありません。ケアレスミスをしないように正しい意識で書類を作成し、最終的な確認作業でミスの有無をチェックして初めて正式な書類になります。ケアレスミスが発生する一番の原因は意識の緩み。いつもやっている作業だからといって気を抜かず、気を引き締めて書類を作成するようにしましょう。