ノートを有効利用した仕事の覚え方ー2種類のノート作成方法

　新しい仕事の覚え方として、ノートを利用する方法があります。よほど記憶力の良い人か経験豊富な人でないかぎり、ただ耳で聞いただけでは、なかなか仕事は頭に入りません。ノートは後で見返して何度でも自分でチェックできるため、効率的に仕事を覚えていくことができます。ただし、ノートに聞いたことを書き留めるだけでは十分ではありません。ノートを有効活用し、効率よく仕事を覚えていくにはどうすれば良いでしょうか。ここでは2種類のノート作成方法を紹介します。

　仕事のレクチャーを受ける際、ノートを常に手元に置いて、聞いたことを書き留めていきます。そのため、ノートは小さめのサイズが良いでしょう。要点を記すのはもちろんですが、そうでないところも、どんどん書き留めていくようにします。新しい仕事についてのレクチャーを一度聞いただけでは、どこが要点なのか、実際にはよくわからないものだからです。

　最初の段階で、要点とそうでない部分を自分で仕分けしてしまうのは危険です。とにかくなんでも書き留める。その場だけでなく、休憩時間などを利用して、忘れないうちに書き加えていくといいでしょう。これがノートを使った仕事の覚え方の準備段階です。

　書き留めた内容を基にして、自分用の仕事マニュアルを作ります。これには別のノートを利用しましょう。書き留めた情報を整理し、個々の仕事について、手順や流れ、注意点などをまとめて行きます。その際に、仕事を種類別に分けると整理しやすいかもしれません。

　この段階が一番重要。書き留めた内容を整理し、マニュアルを作っていくことで、仕事がかなり具体的に見えてくるため、仕事の内容がある程度頭に入るでしょう。ただノートに書き留めたことを見返してみるだけでは、なかなか頭には入りません。マニュアル作りはもちろんその後の仕事に生かすためのものですが、それをすることによってある程度仕事を頭に入れてしまうことができるのです。

　マニュアルを作成することによって、「わからなかったこと」が次第にわかってきます。聞き漏らしたこと、理解しづらいこと、あるいは専門用語など、「自分はどこがわからないか」が可視化できるので、それを翌日、上司などに質問し解決してしまいましょう。曖昧なまま覚えてしまったのでは、実際の仕事に支障が出ます。

　このように「書き留める→マニュアル作成」という作業をくりかえすことによって、作業の中で仕事の内容が自然に頭に入る。マニュアルが完成したときには、仕事の内容と手順が記憶されている。これがノートを有効活用した、効率的な仕事の覚え方です。

　最初に時間をかけて仕事を覚えてしまえば、後が楽になります。完成された「マニュアル」は、将来その仕事を別の人にレクチャーするときの、好適なテキストにもなるでしょう。仕事を早く覚えたいと思っている人は、ここで紹介したことを実践してみて下さい。