海外の会議で時間を短縮するために実践すべきこと

　多くの企業で日々の業務に忙しくしている中、会議を行うたびに、内容は時間ばかりが過ぎていき、話し合いで終了してしまい、次回に持ち越されてしまうようなことも経験があると考えます。ここでこれからお伝えする内容は、海外の会議についてです。海外の企業での会議で時間を短縮するために実践すべきことはどのようなものでしょうか。下記でいくつか紹介していきます。

　海外の企業で、会議の効率化を図るためにアジェンダの活用を行っているところは多いです。アジェンダとは会議の進行表をいいますが、これを会議で活用することにより、時間配分を決めて、進行表通りに話し合いを効果的に進めて行くことが可能になります。無駄のない内容になるため、参加者も会議内容だけに集中することが可能になり、時間短縮を行えます。会議においてのアジェンダの活用は、多くの日本の企業でも取り入れられています。

　人の集中力は約2時間だと言われています。集中力が切れるほど長い会議になってしまっては、せっかく会議を行ったとしても、実りのある話し合いを行うことは不可能です。参加者の集中力の持続、会議時間の短縮と効率化を図るのであれば、会議全体の時間を決めることが良いと考えます。ある海外の有名企業では、大きいタイマーをプロジェクターに映し出して会議を行っているところもあります。海外では、効率的な会議を行う目的で様々な工夫がされています。

　会議に長い時間をかけたからといって、すばらしい成果を上げられるか、実りのある話し合いができたかといえば、そうとは限らないのではないでしょうか？話が堂々巡りしたり、話し合いの内容が逸れることもあると考えます。そのような会議が行われる理由として、椅子に座って腰を落ち着けて話し合いをすることができることにも原因があると考えられます。それを逆手にとって考えられたのが立ち会議です。長時間立ったままでいることも大変なことなので、従来の座った状態の会議に比べ、時間も短縮され、効率的な話し合いが可能になっていると考えられます。これも日本の企業で取り入れられている会議方法の一つです。

　以上の3項目で海外の会議で時間を短縮するために実践すべきことを紹介してきましたが、すでに日本の企業でも取り入れられて実践されている内容もあります。どの国に限らず、どこからでも良いものを取り入れることで、自社の生産性を高め、業務の効率化を図ることにより更に良くしたいという考えはとても重要なものです。