メールで「企業の採用」について質問する際に注意すべきこと

　今では、ほとんどの企業が自社ホームページでPRをする時代です。採用情報に関してもかなり詳細なデータが掲載されています。企業としても就職希望者を一段上から見下ろそうなどという気持ちはなく、優秀な社員を採用することで企業の成長を見込んで、広くその門戸を開いているわけです。

　だからこそ競争率も高く、採用担当者の目に留めてもらうためにはマニュアルに頼らない本人の個性や魅力、そして最低限のビジネスマナーが求められます。今回は、応募に際し疑問点があった場合のメールでの問い合わせのマナーについて紹介します。

　まだ採用の面接も応募もしていないこの段階、先方にとってあなたは限りなく「お客様」に近い立場にあります。だからこそ、どのようなメールを出しても、一般的な回答は得られるでしょう。しかしあなたはこの会社に採用されたいと思っているわけですから、まずは「初めてご連絡させていただきます。御社ホームページの採用募集欄を拝見しました○○と申します。」と挨拶から始めましょう。

　事前に対策を練るうえでも、そして採用後の生活に思いを馳せる意味でも、きっと聞きたいことは沢山あるはずです。でも、そこをぐっと抑えて「本当に聞きたい1つか2つ」のみ質問しましょう。

　「メールで失礼かとは存じますが、□□の点のみ確認させていただきたくご連絡いたしました。△△ということでよろしいでしょうか。是非応募させていただきたく現在必要書類を準備しております。お時間のある時で結構ですので、ご返信いただければ幸いです。」とし、至急回答が必要な質問は、メールではなく電話なりで連絡するようにしましょう。

　先方も採用シーズンを迎えて多忙です。そういう時に相手を思いやれるか、社会人としての仕事の流れや相手の事情を想像する力があるかも同時に試されます。

　返信が届きあなたの疑問が解消されたならば、必ずお礼の返信をしましょう。メールは相手にきちんと届いているか、受信確認を出さなければ確信が持てないことが多いです。きちんと届いたことや疑問が解消されたことを伝えたうえで、「お忙しい中ありがとうございました。ご採用頂けるよう精いっぱい頑張ります。」とさわやかで気持ちの良い人柄をアピール出来ると良いですね。

　もしもこの時点で疑問が解消されていないなら「私の質問の仕方が悪く申し訳ありません。」とアプローチを変えて質問してみましょう。場合によっては返信された担当者に電話を掛けて、「上手く説明できず申し訳ありませんでした。実は…」と電話での質問に変更した方が、先方の印象が良くなる場合もあります。

　このメールで採用が決まることはありませんが、ここでマイナスポイントが付けば、取り戻すためにはかなりの努力が必要になります。文字でのコミュニケーションで誤解を生まないよう、よく内容を確認してから送信しましょう。