「会議での説明が苦手」という人必見！苦手を克服するために実践したいマップ作り\

　「人前で話をすること自体は嫌いではないし、会社の会議で発言することも苦手とは思っていない。それなのに、会議で議題の担当者として説明しようとすると、どうしても上手くいかない…」と悩みを抱える人もいるのではないでしょうか。

　これは単発的な発言であれば、相手に意見を伝えることができるのに、テーマについて説明すると、会議の出席者から「分かりにくい」と言われてしまうというケース。では、どうしたらその苦手な説明を分かり易くできるようになるのでしょうか。ここでは「マップ作り」という方法について説明していきます。

　会議での説明は苦手という人でも、すべての説明が苦手というわけではないでしょう。たとえば、初めて自社を訪れる社外の人に、最寄り駅からの道順を電話で説明するとします。毎日通っている会社ですから、駅からのコースはしっかり頭に入っています。ですから、説明に窮することなく、「駅の西口を降りていただいて直進、二つ目の交差点を右に曲がってください。コンビニの角を曲がるようになります」というように、すらすら説明できるはず。

　どうしてそれができるのでしょうか。それは、頭の中に駅から会社までの地図ができているから。つまり、三次元の事象を二次元の地図に翻訳してあるからこそ、言葉できちんと説明できるのです。逆に、自分が初めて訪れる場所でも、地図を頼りに目的地に到達することは難しくありません。この場合は二次元の地図を目の前の三次元の事象に、頭の中で翻訳しているわけです。会議での説明もそれと同じと言えるでしょう。

　新しいプロジェクトの企画担当者となって、それを会議で説明するケースで考えてみましょう。「このプロジェクトの目的は○○で、推進することによって期待される効果はこれだけある。プロジェクトの完成までにかかる時間はおよそ1年と考えている」というような説明をしても、会議の出席者にはその全容や具体的な進め方が伝わりにくいもの。

　そこで「マップ」を作るのです。先ほどの例で言うと、「最寄り駅＝プロジェクトの開始時点」「自社＝プロジェクトのゴール」ということになります。マップには「コンビニの角を曲がって」というような「目印」があります。プロジェクト計画の説明でも、ゴール目標までにいくつかの目印を設定することで、仕事をターム分けして説明することができるのです。

　こうしたマップを自分で整理・作成し、できれば資料などにして出席者に配布しておけば、「説明がわかりにくい」ということはなくなるはず。ペーパーを作って配布するほかにも、スライドやパネル、ホワイトボードを使う方法もあるでしょう。これは、手書きの地図を見せながら「最寄り駅から自社までのルート」を説明するのと同じ方法と言っていいでしょう。

　以上のように「二次元への翻訳」をしておくと、苦手な会議での説明が上手に出来るようになるだけでなく、実際に仕事を進める上でも有効な資料になるはずです。