【フォーマットから学ぶ】面接の時間調整のメールを送るときの文章の書き方

　企業から面接日程のお知らせがメールで届いたけれど、先方の指定日時とスケジュールが合わない場合、どんなメールを書けば良いでしょうか。一般には、企業が指定する日時に合わせるべきなのですが、在職中の場合は仕事上の都合で、どうしても無理な時があると思います。ここでは、面接の日程の再調整のメールの書き方について、フォーマットを例に挙げて説明していきます。

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件名：面接日時について

○○○○株式会社（←正式な企業名を記載） 

人事部○○○○様 

この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

ご指定頂きました面接日時○月○日午前（午後）○時に伺うべく調整をいたしましたが、仕事の都合上、どうしても貴社に伺うことができません。 

大変申し訳ありませんが、可能であれば下記の候補の中から貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、調整させて頂けませんでしょうか。 

候補日 

第1希望　○月○日　午後

第2希望　○月○日　終日 

第3希望　○月○日　終日 

ご多忙中、こちらの都合でお手を煩わせて申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。 

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　この場合のメールのポイントは、確実な日時の候補をいくつか挙げること。面接日時に都合がつかない場合の調整メールは、二度、三度の連絡を省くために、出来るだけ自分が確実な日時の候補を3つほど挙げるのが良いでしょう。また細かい時間を指定するより、終日可能な日を候補に挙げる方が企業に失礼がないので、なるべく終日可能な日を候補に挙げるようにしましょう。

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件名：面接日時について 

○○○○株式会社（←正式な企業名を記載） 

人事部○○○○様 

この度は、面接のご連絡を頂きありがとうございました。

それでは、○月○日○時に伺わせて頂きます。 

ご多忙の中、日程を調整して頂きありがとうございます。 

どうぞよろしくお願いいたします。

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　そもそも再調整をメールでお願いするのは失礼なのでしょうか？在職中であることを企業側が知った上で面接の知らせが届いたなら、提示した日時で都合がつかないことも理解しているので、あまり気にし過ぎないことが大切。まずは、在職の仕事の都合で指定の日時に行けないことを、お詫びの気持ちを込めて伝えるようにします。そして、調整してもらったら、きちんとお礼を伝えることを心がけましょう。

　大切な企業から面接日程のメールに返信する場合は、出来るだけ24時間以内に返信するように心がけましょう。自分が調整を要する場合は、「○○日までご返信いたします」という言葉を添えます。今後、活躍できるチャンスの場と捉え、出来るだけ社会人としてのマナーをわきまえ、企業に好印象を与えましょう。