面接を受ける会社からの電話を折り返すときのマナー

　面接に関する電話がかかって来た場合、常に電話に出られるように配慮していたとしても、電話に出られない事もあります。時にはあえなく翌日以降にかけざるを得ない場合もある事でしょう。ここでは、企業から電話がかかってきた場合の折り返す際のマナーについてお話しします。

　面接に関する折り返しの電話をかける前の準備としては、先ずは伝言メッセージの内容を正確に聞きます。残されたメッセージからは電話をかけてきた人の名前や部署、企業名を聞きとります。更に、電話をかけ直す条件が提示されている場合には、余すことなく聞き取ります。電話のかかってきた時間も事前に確認しておきましょう。

　電話をする際には電波がよく、静かな環境であることに注意しましょう。雑音などの中で電話をかけ直すと相手の言葉が聞き取りにくいですし、相手に対しても失礼です。電話をかける時間帯が相手に提示されたものではない場合、以下の時間は避ける方が無難です。まずは9-11時の間。この時間帯は朝礼やメールの確認が忙しく、相手にも負担をかける事になるため控えます。12時-13時の時間帯は、ランチに出かけている事があるため、配慮が必要です。終業間際は誰もが帰りたいと思う時間帯です。その時間にかけてしまうと、相手に不快な印象を与えてしまう可能性もあります。

　逆にメールの場合は始業前に送ると相手にチェックしてもらいやすいためお勧めです。電話をかける際にはその日が定休日かどうかのチェックも必要です。例えば土日祝日は休みの企業が多いです。休みの日に電話をかけるには注意が必要です。休日に差し掛かってしまった場合はその翌日連絡を入れましょう。

　翌日折り返しの電話をかける際には、以下のような流れで電話をかける事が良いでしょう。「お忙しい中、失礼いたします。先日人事部の○○様からお電話を頂いた○○と申します。折り返し連絡をとの事でお電話を差し上げました。○○様はいらっしゃるでしょうか」繋いで貰った場合には、「お忙しい所恐れ入ります。○○と申します。先日連絡を頂きましたが、不在にしており申し訳ありませんでした。」と続けます。

　担当の方が不在の場合には「かしこまりました。何時頃にお戻りの予定でしょうか。こちらから再度連絡を差し上げます。」と言って時間を聞き、もう一度かけ直しを行いましょう。会社から連絡をすると言われた場合には「ありがとうございます。それでは宜しくお願いします。」と言って電話を切り、連絡を待ちます。

　以上、面接に関する電話を折り返すときのマナーを説明しました。電話の対応一つで「この人はマナーも良いし、仕事もできそうだ」「この人は電話の対応も失礼だし仕事もできなさそうだな」と、相手に与える印象も様々です。この電話の対応一つで面接の先行きがよくなるはずですので、是非覚えておいてください。