分かりやすい議事録を書く時に押さえておきたい書き方のポイント

　議事録を受け取る人が最も知りたいのは「誰が参加したか」「何が話されたか」ということよりも、「何が決まったのか」ということです。

　1つの議題を話し合って最終的な結論が出る会議もあれば、複数の事項を議決しながら進める会議もあり、参加者や規模によって会議の方法は様々です。話が脱線して全く別の問題が話し合われるという会議もあるでしょう。どんな会議の議事録でも一番重要なのは「この会議で決定したこと」を明確にして共有するということです。

　そこで議事録のポイントは、時系列を逆にして決定事項から書き始めるということです。これにより簡単に要点をまとめた表現が出来ます。

　例えば、商品の価格を決定する会議があったとします。この場合に共有しておきたいのは、価格がいくらになったのかという点です。会議で結論が出なかったのであれば、結論が出なかったという結果を事実として共有します。そこで会議の日付と場所の次には「結論」を最初に記して、「商品の価格は○円に決定」とし、その次に「理由」を箇条書きにしていきます。

　よく議事録の先頭に参加者の役職と氏名が何行にも並んだものを見ることがありますが、見る側にとっては末尾でも良い情報です。もちろん形式的には必要ではありますが、信頼関係のある人に向けた議事録であればメモ程度で十分です。

　結論の次に重要なのは、次の会議までに考えておかねばいけない、検討事項です。

　例にあげた会議で商品の価格が決定しなかったとします。決定に至らなかった理由は既に議事録に書かれています。例えば「○○が付属されるなら○円も検討」「安価にするなら○○は不要」という表現です。

　ここで次の会議では商品の価格を決定するために、対策を検討しなければなりません。そこで「検討事項」を明確にします。会議上で担当者が決定したのであれば明記、未定であれば今後決定する必要があります。さらに、関連した打合せの実施や要望が会議場であったは添えておきます。

　ここで重要なのは「誰が何をやるか」ということです。これがうやむやになって次の会議で結論が出せないというのでは意味がありません。会議の不参加や担当に関わらず目を通してもらうように、「検討事項」を明確にする書き方が重要です。これで議事録はほぼ出来上がりです。

　メールなどで議事録送る場合、注意したいのが「読み流されない」ようにすることです。そのために、前述のとおり「結論」と「検討事項」の2点のみにまとめる書き方にしました。それでもメールを受取る人が多忙な場合などは、十分に伝わらないことがあります。議事録を送っても恐らく斜め読みをして終わってしまう事が多いでしょう。

　メールで送られて来た議事録と、事前に配布された会議資料の両方を見ながら確認する人は少ないはずです。そこで、議事録を送る際にあえて会議資料を添付します。よく会議中に資料の訂正が行われ、その場で赤ペンで修正することがあります。会議終了後に資料がメールで送信されることもありますが、議事録のメールを送る際には

ページ数と修正内容を明記しながら修正資料を添付すると安心です。

　議事録は簡潔は表現で良いですが、定型の挨拶や署名などは通常のメールと変わらず丁寧な書き方に気をつけましょう。