議事録を社内にメールで送付するときの文面と注意点

　議事録とは、会議で行った内容を記録しておく文書です。ここでは社内に議事録を添付する際の文面や送付する場合に気を付けたいことを紹介します。

　議事録を添付する際には以下のような文面が適切です。

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件名：【重要】新製品の市場導入を1カ月延期します。

関係者各位

お疲れ様です。

販売部の○○です。

第○回新製品会議の議事録を添付させていただきます。

今回の会議にて重要決定事項は以下の通りです。

決定事項：新製品の市場導入を1か月延期

理由：製品開発の遅れの為

影響：プロモーション、教育など全て1カ月延期

問合せ先：開発部○○（内線：000）

添付資料：新製品会議議事録（Word文書）

お忙しい中恐縮ですが、議事録には詳細文が記載されておりますので御一読ください。

それでは失礼いたします。

以上

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販売部○○○○

内線001

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　上記のフォーマットのように、議事録を添付する際には決定事項などをわかりやすくメール文に記しましょう。これは重要な部分を相手にすぐに伝えるためです。上記では仮にWord文書としましたが、そのファイル形式がいつでも全員が読めるとは限りません。そのため、もしファイルを開くのが遅れてもすぐに重要事項を伝える事ができるように要点をメールの文面で伝える必要があります。

　以上が社内メールで議事録を送るときの方法です。ちなみに、添付ファイルが重い場合は送信に時間がかかってしまうため、圧縮してから送るとよいでしょう。社内一括メールでは誰に届いても大丈夫なように敬語や丁寧語を心がける事がマナーです。