会議を最大限に効率化させるための3つのルール

　会議には多くの無駄が発生します。メンバーが会議中に議論に没頭できなかったり、他のことを考えているようでは議論は滞ってしまいます。ここでは会議を効率化するために徹底したい3つのルールを紹介します。

　会議に参加するにあたりまずルール化しておきたい事は、会議の資料は事前に参加者に配布するということです。出来れば前日までには配布しておくと良いでしょう。更に効率化を図るためには、議題ごとに自分なりの意見を考えておく様に準備する事です。

　こうすれば会議の場で考える時間を減らす事が出来ます。また、可能ならそれぞれの意見を社内メールなどで集約しておく事も、効率化の良い方法でしょう。ただしここでは、目的を皆でしっかり統一しておくようにしてください。どんなに資料を事前にもらっても、会議を開催する目的を理解していなければ、的外れなアイデアを会議に持ち寄ってしまう事になり、余計に手間がかかってしまいます。

　会議では社員個人個人の批判はしないようにしましょう。社員にネガティブな感情が生まれると会議の能率が下がります。ただし、チームとしての方向性や目標に到達する方法を考えるにあたり、社員の個人的な例が必要ならそれは場合によっては許可しましょう。ただ、その社員の意欲をそがないためにも個人名ではなくサンプルの一つとして取り扱った方がいいでしょう。

　会議において、目標を達成するために今までの反省点を考える事は有益になりますが、その際は、根本的な原因を追究しましょう。個人の問題が出てきてもそれを責めるのではなく、どうしてそのような問題が発生したかを考えるのです。チームでのプロジェクトでは個人単位の問題が発生している時点でそれは管理が徹底できていないリーダーの責任です。なので個人攻撃はマイナスにしかなりません。

　また、一度原因が究明されたら、後ろを振り返らずに前向きになり建設的な意見で会議を盛り上げていくようにしましょう。どうすれば状況が改善出来るのか、ポジティブに考えていく事が必要です。消極的な空気はマイナスの要素しか作り出さずに、会議においても効率化からはかけ離れていってしまいます。

　いいかがでしょうか？これらのことを徹底するだけで会議はとても効率よく運営するはずです。チーム全体が目的をしっかり持ち、そこにたどり着くことだけを考えることができればメンバーのポテンシャルは最大限に発揮されるはずです。