【議事録作成者必見！】議事録を作成する際に気を付けたい書き方・マナー

　社内ミーティング、グループの打ち合わせや、外部を招く会議など、ビジネスマンが議事録を作成するシーンは多いと思います。議事録は上司に承認してもらう重要な記録。ここでは、良くある2つのパターンを例に、それぞれの議事録の書き方、作成者としてのマナーなどを解説していきましょう。

・決定・確認事項の忘備録として

・後から振り返れるようにするため

　会議で決定・確認した内容を具体的に記載します。「誰が・何を・いつまで」の、3点を押さえることが重要なポイント。議事録を作成する上でのマナーとして、誰が見ても分かりやすい議事録に書き上げましょう。

　作成タイミングとしては、会議や打ち合わせをしながらメモを取り、その日のうちに議事録を作成することが重要。直後に内容を打ち合わせ相手（上司など）に確認してもらい、承認印をもらうようにしましょう。後から「言った・言わない」のトラブルを避けるために、相手の確認印を「その日のうち」にもらうことが大切なマナーといえます。

・報告、連絡内容を出席者以外にも周知する

　報告内容の詳細は、予め別途資料が配布されることが多いため、報告連絡の内容を要約することが重要です。また、報告会・連絡会に出席した上司や幹部の見解やアドバイスなども忘れずに記載することがマナー。

　作成のタイミングは、会議のあったその日のうちに草案を作成し、出席者に事前に内容を確認してもらい、指摘事項を修正した後に配布することが議事録作成者としてのマナーです。

　会社既定のフォーマットや会議目的によって異なると思いますが、共通記載事項として次の内容が挙げられます。

1.議題○○○○

2.出席者（複数社の会議の場合、会社ごとに出席者名・欠席者名を記載）

3.開催日時（○月○日○曜日開始時間～終了時間）

4.場所（○○会社○○会議室など）

5.配布先（議事録の配布先を記載。外部を招く会議の場合は、相手先企業にPDFに変換してメールで添付。内部出席者と欠席者には確認印をもらった後各自にコピーを配布）

　その日のうちに議事録を作成するためには、会議内容をボイスレコーダーなどで録音しておくことをおすすめします。スマホのアプリなどにもボイスレコーダーが入っているので活用すると便利です。会議終了後、録音を聴きながら議事録を作成しますが、話し言葉にならないように注意しましょう。出席者以外にも分かりやすいように変換することがポイント。

　会議の後、議事録を作成するには時間がかかります。会議にはそれぞれ目的があり、目的達成を助けるような議事録を作ることが議事録の本来の目的。今回ご紹介した内容を参考にして、良い議事録を作成するマナーやコツを掴んで下さい。