質疑応答の内容を議事録に書く時の書き方とそのポイント

　会議を開く時には必ず議事録というものを書くことになると思います。今回は、議事録に質疑応答の内容を書く時の書き方とそのポイントについてご紹介します。

　質疑応答とは、質問された事に対して答えていく進め方です。この質疑応答が会議の最後に位置づけられている場合、その会議で行われた全ての議題に対する質問だと理解できます。という事は、どの議題に対しての質問が出てくるのか、実際の会議の時には解らないという事になります。当然議事録を作成する担当者もそれは解りませんから、まずは質疑応答で出された事に従って記録をしていく事が一般的でしょう。しかし、質疑応答の内容を記録をとった順序でまとめていく事は、読んでいる者にとって解りやすいとは言えません。議事録として残す時には構成を多少変える必要があります。

　議事録担当者は、どの質問がどの議題についてなのかを振り分ける事から始めます。そして、議題に沿って議事録をまとめていく中で、その議題の一部として質疑応答の内容も載せていくのです。この書き方をすれば、最後の質疑応答を読んで再び各議題の項目のページまで戻って確認する必要がなく、一つずつの議題の話し合いの中で完結させていく事ができます。全体を通じての質疑応答に関しては、一番最後に載せておくので問題ありません。

　議事録が作成出来たら、自分がその会議に出席していなかったと想定して全てを読み返してみましょう。その中で、質疑応答の内容がきちんと各議題の話し合いをサポート出来ているのかという点に注意してみてください。質疑応答の内容は、会議に出席していた人でさえ疑問に感じた事です。きちんと話がつながっているか再度確認することが大切です。

　議事録を分かりやすくまとめるということは、社内にきちんと情報共有ができるということです。効率よく業務に取り組めるように分かりやすさを徹底してくださいね。