情報共有が目的の会議を進行する時に知っておきたいこと

　会議を開く目的には色々なものがあります。営業会議であれば、割り振られているノルマ達成までの道筋を話し合ったりするでしょう。製作会議であれば、例えば何かの製作物を作るための個々の技術者からの意見や工夫をとりまとめて、目的の製作物を完成させるための話し合いが行われたりします。どの会議においても進行役がいて、その会議の目的を達成するための責任を任されているものですが、では情報共有を目的とした会議の場合はどのように進行すれば良いでしょうか。

　読んで字の如く「情報」の「共有」が目的の会議です。ですから、何かの決定を一つずつ下していくという事は、基本的には少ないかほとんどないかもしれません。そのため、参加者ができることというのは、あるテーマに基づいて自分の知っている情報を会議の場で発言するということです。

　ここで、進行役の役割は何でしょうか。まずは、色々な情報を出してもらうように事前に参加者に議題や目的を伝えておくことがあげられます。そして実際の会議では、準備してきた情報を発言してもらう事を促し、それに対して「合っている」「間違っている」などの判断は下さないようにします。それは情報共有を目的とした会議の中では重要視されないことです。

　情報共有が目的の会議ですから、多くの情報が提出されれば一応会議の目的は達成されている事になります。ただし、仕事の合間をぬって開いているため、情報共有が目的と言えども次につながるような会議にしたいものです。

　ここで進行役が工夫できるのは、出された情報の中からチームとして話題を広げていった方が良い情報を見極めて、その要点を捉えて繰り返しそれにつながる情報の提供を求めるということです。当然ながら、出された情報に対する否定は極力行いません。あまりにも意図している事柄と違ったり、クライアントに何か迷惑をかけてしまうような情報が出されたとしても、その場でそれを追及する事は控えましょう。「この問題については別の場で対応した方が良さそうですね」などと一言残し、次へ進めていきましょう。

　誰か一部の人達だけにとってメリットとなるような会議は、皆が自分の事として参加する意欲を失わせてしまいます。そのため情報共有の会議で心がける事は、皆が或いは一人でも大勢の人にとって影響のある情報を出してもらう事です。

　もちろんこれには、一番始めに考えた事前に議題や目的を伝える中にその内容も含む事が大切になってきます。会議の種類によっては、一部の人だけに関係する議題もあるでしょう。それは、その一部の人達だけが目的となってさえいれば問題はありません。ただ、一部の人達ばかりが対象になる事を避ける事は出来ます。皆が自分の問題としてとらえ、会議に臨む事が出来るような情報共有の場を作り上げましょう。

　情報共有が目的の場合、きちんとした結論が出ることはないかもしれませんが、その場で終わりにするのではなく次を意識した進行を心がける必要があるのです。