会議中に議事録を取る際の書き方のコツ【ポイントは余白と色分け】

　会議の議事録を作成するというのは、知力も体力も要する大変な作業。特に会議中に取る議事録は、一瞬たりとも気が抜けません。聞き漏らしたり書き漏らしたりした事項や、重要発言があると、後に議事録をまとめるときの大きな障害となってしまします。

　それではどんな書き方をすれば、有効な素材となる議事録を取ることができるのか。ここでは2つのコツを紹介します。

　コツを紹介する前に、議事録を取るためのノートについて簡単に触れておきましょう。議事録を小さな手帳やメモで取るのは効率的でありません。複数の出席者の多くの発言を、できるだけすべて書き留めるのですから、小さな手帳ではページがすぐにいっぱいになってしまいます。「ページを繰るのが忙しい」状況では、書き漏らしは避けられません。ですから、A5サイズかB5サイズのノートを使うことをおすすめします。

　さて、1つ目のコツですが、それは「ページに十分な余白を持たせる」という書き方です。次々に発せられる意見や質疑を書き留めていくとき、速記術を身につけていない限り、どうしても書き漏らしは出てきます。

　もし、ノートにぎっしりメモしてしまうと、あとから付記しづらくなり、読み返しにくい議事録になってしまいます。ですから、できれば1行書いたら1行空けるぐらいのスペースを取りながら書き進めること。こうしておくと、後から書き漏らした点を空白部分に付記しやすくなります。こうした余白を無理なく作るためにも、手帳ではなくノートを利用するほうがいいというわけです。

　黒のペン一色で書いてしまうと、あとで整理しまとめるときに、大変見づらくなってしまうでしょう。文章の量はかなり多くなるはずですから、その中でどれが重要な発言で、どこはカットしていい部分かが、ひと目ではわかりません。その判別をするだけでも時間がかかってしまいます。

　そこでおすすめしたいのが、数色の色のペンを使い分ける書き方。これが2つめのコツです。ただし、発言を書き留めながら、瞬時に色を使い分けるのは困難。ですから、ひととおり黒のペンでメモし、発言が滞って会議に空白の時間が出来たときに、そこまでのメモを確認し、たとえば「重要発言は赤、理解しにくい発言は青、カットしていい発言は緑」というように色でチェックやアンダーライン、あるいは枠を書き込むといいでしょう。青のチェックをした発言については、会議終了後に近しい出席者に確認するということもできます。

　こうしておくと、あとで見返したときに全体の流れや、ポイントがよくわかりますので、議事録をまとめるときに大変役立ちます。

　議事録作成のポイントは、会議中にいかに上質な素材作りができるかどうか。会議の規模にもよりますが、A5サイズのノートなら、1度の会議で1冊使い切ってしまうぐらいの気持ちでメモするといいでしょう。場合によっては、予備のノートを用意しておくといいかもしれません。