【司会者のテクニック】会議の進行をスムーズにするために知っておきたい3つのコツ

　ビジネスを行うにあたって会議は必要不可欠な要素。組織で仕事をする以上、チーム内の情報共有は重要になりますし、それぞれの意見をすり合わせることでより良い仕事をすることが可能になります。

　会議とは、従業員間のコミュニケーションを促進し、関係を良好にするする潤滑剤の役割を担っています。充実した会議ができれば業務改善に大きく貢献し、従業員のモチベーションアップ効果も発揮するでしょう。

　会議の成功のカギを握るのが司会者。司会者の力量が高ければ参加者からの発言も積極的になり、活発な意見交換が行われる魅力ある会議が実現します。会議の司会を任されたときのために、正しい会議の視界のやり方を学んでおきましょう。今回は、会議で司会を任された時にうまく進行を進めるコツを紹介します。

　会議で司会者が発言するタイミングは意外と少なく、司会者が発言を求められた時以外はほとんどが決まりきった定番フレーズを使用するだけで乗り切ることが可能。会議の冒頭は「時間が来たので会議を始めます」「早速ですが本題に入ります」など、余計なあいさつを言わず、すぐに本題に入ってください。

　会議で意見を求めるときは「なにか意見のある方は？」のフレーズですべて乗り切れます。発言の後は「貴重なご意見ありがとうございました」と礼を述べるのを忘れないようにしましょう。議論が本筋から外れそうになった時は「話を戻しますと」「そのような意見もありますが」などのフレーズを使って、話の流れを戻してください。

　これらのフレーズは、あくまでも会議でよく使われるフレーズの一例。会議の進行に役立つフレーズは他にも色々あるので、会議に参加する機会があったら司会者のフレーズに注目して、どんなフレーズを使っているのか進行テクニックを盗むと良いでしょう。

　参加者がそれぞれの自分ルールに基づいて発言しているようでは、議論をまとめることは不可能。会議の冒頭で発言に関するルールを説明し、そのルールに基づいて発言することを参加者全員に徹底させておきましょう。

　基本的な発言ルールは、発言権は挙手後指名された人のみ、発言前に所属都市名を述べる、発言内容は手短に、他人の発言を批判しないなどがあります。その他にも、会議の進行をスムーズにしてくれるルールがあれば、事前に参加者全員に説明したのちにルールの厳守を徹底させましょう。

　進行表とは、会議をどのような流れで進行していくのかを記した表のこと。進行表を作成することで事前に会議全体の流れをイメージしながら計画を立てておくことが可能になります。

　進行表には議論の主題、大まかな時間配分、発言を許可する人数、決めなければいけない内容などを記載し、全体の流れの中でどのように議論を仕切っていくのかをシミュレーションしておきましょう。会議全体の流れをイメージしておくことで時間配分がやりやすくなり、よりスムーズな議論を行うことができます。

　会議の司会はプレッシャーの強い仕事ですが、やりがいのあるとても有意義な仕事です。もし会議の司会を任されるようなことがあったら、事前にしっかりと準備をして会議の成功を目指してください。

　会議の成否を握るのは司会者。充実した議論ができるように準備を整えるのも司会者の役割です。持てる知識と技術を総動員して、会議の成功を目指しましょう。