会議の目的を分かりやすく議事録に書くためのポイント

　新入社員が仕事に慣れてきて、担当する仕事の一つに、議事録を書くというのがあります。議事録とは、会議に出席したいろいろな立場の人の意見をまとめて記録することです。では、会議などの議事録をとる目的とは何でしょうか？

　それは、まず会議で決定した内容や残っている課題を会議に参加した人が分かるようにすること、実施するべき内容やその期限・担当者を明確に決めること、この会議に出席したのは誰か（決定したのか誰か）を分かるようにすることなどです。

　議事録は、会議に参加していない人にその内容を伝えたり、仕事の経緯を振り返るのにも役立つため、効率良く仕事を進める上でも欠かせません。ここでは、議事録の目的を明確にさせる書き方のポイントについてご紹介します。

　議事録の目的がはっきり分かるようにするためには、議事録の構成が大切です。議事録の構成は、重要なものほど上に書いた方が読み手にも分かりやすいです。

　まず会議名を大きく書き、会議の日時→会議場所→会議出席者という順番で書きます。出席者の名前は、お客様側から順番に列挙していきます。議事録担当者の名前は最後に（記）と書きます。

　続いて、一番大事な会議の決定事項について書きます。決定事項は、可能なら1行程度で簡潔に記述します。また、担当者や期限があれば併せて記述します。詳細が必要なら、決定事項ごとに項目を分けて書きましょう。当然ですが、決定事項の順番を入れ替えたりせず順番通りに書くようにして下さい。

　そして次のステップで実施すべき内容と、それを対応する人の名前や期限を書きましょう。会議では、対応者や対応期限を明確に決めたがらない傾向がありますが、必ず、その場で決定するようにして下さい。

　議事録で書くべき会議の目的というのは、会議で話した議題について決まった事項を明確に書くということです。目的が達成されなければ会議の意味が無いので、議題が曖昧なまま終わらないように注意しましょう。

　議事録は、会議をした目的が見てすぐに分かるように簡潔に書くように心がけましょう。内容は事実のみを書くようにし、ダラダラと長い文章にはせず短い文章にするようにしましょう。箇条書きでも大丈夫です。あくまでも、ビジネス用の文章ですので、個人的や感想や意見は書きません。

　議事録は「見やすく、美しく」が基本です。文書を読む前に「これは見やすくて、読むに値する議事録だ」と思ってもらえるように、中身も大切ですが美しく書く工夫もしてみましょう。片側に偏った書き方はしていたり、字のバランスがバラバラだったりしてはいけません。

　文章の一文の長さがだいたい同じくらいに揃っていると見やすくなります。文頭だけでなく、文末も揃った書き方になっているかどうかで、文章が美しいと判断されます。その他にも、文章がびっしりに書かれていることなく、適度な余白があるかどうかなども大切です。

　新入社員には簡単そうで難しい仕事ですが、書き方はだいたい決まっているのでマスターして損はありません。会議の目的が明確に分かるような、上手な議事録の書き方を身に付けて下さい。