会議の目的を明確にすることで得られる3つのメリット

　ビジネスを円滑に進めていくために会議は欠かせません。会議を行うことで業務効率が改善され、より良い仕事が達成できるようになるのです。

　ただし、有意義な会議を行うためには会議の目的を明確にしておく必要があります。目的が明確でない会議を開いても実りある議論はできませんし、会議の方向性そのものが定まらなくなってしまいます。今回は、会議の目的を明確にすることで得られるメリットについて解説していきましょう。

　会議の目的を明確にすることで参加者が独自の意見を発するようになり、より活発な意見交換が行われます。会議の目的が、多様な意見の集約であれば、意見交換が活発になればなるほど会議が実りあるものになり、導き出される結論も有意義なものになります。

　もし会議の目的が明確にされていなければ、会議の参加者はどのような意見を求められているのかを理解できず、自らの立場から意見を発することができなくなってしまうでしょう。

　目的を明確にすることで目的を達成するまでのプロセスを自らの立場と役割から考察し、独自の意見を持って会議に臨むようになります。目的というゴールを明確にしておくことで、そこに至るまでのプロセスが会議の中で意見交換という形で切り開かれ、参加者全員の合意のもとで形成されていくのです。

　会議と一口に言っても目的によってスタイルは大きく異なります。会議の目的が何かを決める事であれば、多様な意見の中から最も適切なものを選ぶ必要がありますし、リーダーの意思を皆に伝えることが目的であれば、参加者はリーダーの意思を正しく理解しなくてはいけません。その他にも参加者全員のモチベーションを上げるための会議や、各人の報告を聞くための会議など様々なスタイルの会議があります。

　意見を集めるための会議なのに、参加者が受け身の姿勢で参加していれば実りある議論は期待できませんし、報告を聞くはずの会議で議論が始まってしまっては当初の目的が達成できません。あらかじめ目的を明確にしておくことで、参加者が会議の性質を正しく理解し、会議に対して正しい姿勢で臨むことができるようになります。

　目的が明確にされていない会議は、参加者全体の熱意が薄れいつまでも内容の無い会議がだらだらと続くことになります。会議に時間をかけるのは重要なことですが、中身の無い会議に時間を費やしても意味がありません。締まりのない会議はいたずらに時間だけを浪費し、業務効率を大幅に悪化させてしまいます。

　会議の目的を明確にすることで、参加者は会議に参加するにあたっての準備をしっかりとするようになります。目的がはっきりとしていれば議論の道筋も理解されやすく、参加者全員にとって実りある議論が実現するでしょう。内容の濃い会議は、短時間であっても高い成果が期待できます。目的を明確にしておくことで、充実した会議を短時間のうちに終わらせることが可能になるのです。

　目的の明確化が生み出すのは、充実した意義のある会議。もし会議を開いても実りあるものにならないのであれば、参加者に対して目的が明確に示されていない可能性があります。主催者だけが目的を理解していても意味がありません。会議の目的は参加者全員が共有して初めて意味を持つのです。有意義な会議を行なうためにも、ここで紹介したことは最低限意識しておくと良いでしょう。