参加人数が多い会議をうまく仕切る3つのコツ

　会議をうまく進めるためには議事進行者の力量が大きく影響します。特に参加人数が多い会議の場合、議事進行者がうまく仕切らないと会議のまとまりがつかなくなり、有意義な会議にすることが出来なくなってしまいます。

　困難な会議ほど、議事進行の力量が問われます。うまくポイントを押さえて参加者が満足のいく会議を目指してください。今回は、参加人数が多い会議をきちんと進行させるための方法について紹介します。

　参加人数が少なければ、すべての参加者に発言の機会を与えたほうが良いですが、参加人数が多いのに均等に発言機会を与えてしまうと、大幅に時間のかかる会議になってしまいます。意見を求める人数を絞り込み、なるべく時間が短くなるように工夫してください。ただし、発言機会を奪われることに不満を抱く参加者も出てきます。

　そんな時は、誰かが発言した時に対立意見を言う可能性のある人に対して事前に根回しをしておきましょう。裏工作のようなやり方を嫌う方もいますが、卑怯なことやルール違反を行っているわけではありません。あくまでも円滑な議事進行を目指して行う下準備ですから、会議の内容そのものには影響を及ぼしません。

　根回しの相談をするときは「○○さんの耳には入れておいた方が良いと思って…」「○○さんを見込んでぜひ頼みたいことが…」といったような表現を使い、頼りにされているという印象を与えましょう。人間だれでも頼りにされると協力したくなるもの。誠心誠意お願いすれば、あなたの議事進行に協力してくれるはずです。

　会議の目的は様々ですが、議論が白熱してくると目的達成のためではなく相手の意見に反対するためだけに発言する人が出てきます。反対のための反対意見ほど生産性のないものはありません。会議の発言は目的達成に直接関係あるもののみに絞り、発言内容が少しでも他の意見に反対する流れを見せたら、即座に発言を打ち切ってください。

　単純に発言の停止を求めても発言を止めない人は多いですし、無理やり発言を打ち切ってしまうと感情的な態度をとる人もいます。発言を制止する時はただ割り込むのではなく、「大変興味深い御意見ですが、それはまた別の機会に…」「貴重な御意見ですが、ちょっと議論がぶれてしまいました…」などの表現を用いて、やんわりと発言の停止と議論の軌道修正を行いましょう。重要なのは「意見には価値があるがその話は続けない」という姿勢を婉曲な表現を用いながらもはっきりと示すことです。

　参加人数の多い会議は時間が押しがちになるもの。議論が白熱しての時間延長ならまだしも、多くの参加者がそれぞれ発言しただけで時間を食ってしまっては、長い時間を会議に費やしても実りある議論は期待できません。

　あらかじめ終了予定時間を参加者全員にアナウンスし、終了時間の厳守を徹底させましょう。もし発言に時間を取る人物が現れたら、話の途中であっても時間の都合を理由に発言を打ち切ってください。会議で長く話す人ほど意見には中身が無いものです。

　終了予定時間が近づいたらどんな状況であっても一旦話し合いを打ち切り、会議の総括に入ってください。少しでも延長を認めてしまうと、多くの参加者全員に迷惑がかかってしまいます。時間厳守を徹底させることで参加者が無駄な発言を控えるようになり、有用な意見を持った人物だけが発言するようになります。

　大人数が参加する会議は意思統一が難しく、議事進行者は有用な意見を上手にピックアップし、議論のための議論を行おうとする参加者を制止しなくてはいけません。

　進行方法を間違えると、ただ各人が意見を述べるだけのだらけた会議になったり、感情的な発言の応酬が繰り返される実りの無い会議になってしまいます。議論が良いものになるかどうかは進行者の力量にかかっています。最大限の努力で会議の成功を目指しましょう。