会議中の意見交換を活発にする方法 —— 「進行役」「参加者」「上司」が果たすべき役割

　会議は大勢の意見が一気に聞ける、またとない機会です。当然、大勢の意見が出るとそれをまとめるのに一苦労する場合もありますが、それも進行のコツを掴んでおけば対処できること。

　例えば、会議で活発な意見交換を行うために、一人一回は必ず発言するという様な目標を掲げている企業もあります。しかし、その様なルールを決めても発言がどうしても苦手という人もいるでしょう。ここでは、活発な発言が飛び交う会議を上手に進めていくためのコツを、「進行役」「参加者」「上司」の役割ごとに見ていきたいと思います。

　誰しも、自分の意見に対して反対される事の方が多ければ、次からはあまり意見を言いたくなくなるものでしょう。ただ、どう考えてもそれは…という意見を述べる人も、中には居ます。その場合であっても、出された意見に対して極力否定しない様に努力しましょう。言い方を工夫すれば良いのです。

　皆が唖然とする様な意見を出した方であっても、意見を出してくれた事を褒め、伝えたいと思われる要点を上手にまとめて繰り返しましょう。そうすれば自分の意見を述べやすくなっていくでしょう。

　往々にして、会議の場は発言する人と聞いてばかりの人に分かれるのではないでしょうか。これを改善していかなければ、発言する人だけにさせておけばいい…という考え方が浸透してしまい、活発な意見交換は行なわれないでしょう。ですから、こちらが何も言わずともたくさん発言してくれる人より、意見を持っていそうなのに発言しにくそうにしている人に対して気を配りましょう。

　各々が、自分の好きなように発言していても会議というのはまとまりを持たずに良い結論が導き出せません。そのために、進行役がいるのですから、誰かが発言した時に、次の発言につながる様なまとめ方をして繰り返すことで、その意見に対して他の人の意見を誘発する事が出来るでしょう。もちろん、否定は禁物。

　発言を好んでする人が自分の意見を押し通そうとすれば、活発な会議どころか逆に会議は停滞していきます。もちろん、誰も反対意見がない様な時であったり、上司の鶴の一声ということも有り得ますが、大勢の人が活発に発言する事が目的なのであれば、その共通意識の基に、自分の意見を通し過ぎないことが重要。

　また、話の途中で腰を折る事も禁物です。誰かの発言は、自分の発言と思って大切に最後まで聞くようにしましょう。

　上司の出した意見が違うと思っても、なかなかそれを言い出す事は出来ないもの。ですから、上司が色々口出しする様な会議は、活発な意見というよりは上司の鶴の一声を待つ会議となってしまいます。よほどの軌道修正をしなければならない以外は、上司は、参加者の意見に耳を傾けましょう。

　ただし、途中で「ボソッ」と議題の本質をつくような質問をしたり、会議の進展について前向きな評価を述べたりすることは有益です。自分たちの意見は上司に認められている、という思いを持って、より活発な意見交換が出来る可能性が強くなるでしょう。

　以上、「進行役」「参加者」「上司」の役割ごとに、会議中の意見交換を活発にするコツを紹介してきました。貴重な時間を割いて行なう、会議を有意義なものにするためにも、ここで紹介したことを意識してみてはいかがでしょうか。