新入社員必見！見やすい議事録の書き方

　会社では議事録を書かなければならない場面に遭遇することがあります。しかし、いきなり議事録を書けと言われてもどうすればいいか分からないのではないでしょうか。ここではこれから議事録を書く機会がある人たちへ、きれいな議事録を書くために押さえておくべきことを紹介します。

　議事録だからといって会議の内容を何もかも記録する必要はありません。読み手が知りたいことだけを書くのが見やすい議事録のポイントです。誰がどのような目的意識で読むのかを考えてみるとよいでしょう。

　基本的には、会議の名称、開始日時、終了日時、開催場所、参加者は必須です。会議の名称や場所などは省略せずに書きましょう。参加者の名前は、所属組織名も一緒に書くようにします。そして、会議で話した議題については、議題ごとに項目を分けて書きましょう。当然ですが、課題の順番を入れ替えたりせず、時間に沿って書くとわかりやすくなります。

　見やすい議事録にするためには、内容は簡潔に事実のみを書くようにします。長い文章は読みづらいので、文章は細かく分けるようにしましょう。箇条書きでもかまいません。あくまでも、ビジネス用の文章ですので、個人的や感想や意見は書きません。ただし、社外の人とのミーティングで相手の様子をみて、どうしても自分の感想を書いたほうがいいと思った場合は、「所感」などと書き一言だけ添えるようにしましょう。

　議事録で一番大事なことは会議で決まったことを明確に書くことです。「誰が」、「何を」、「いつまでに」、「どのようにするのか」ということを漏らさないようにしましょう。また、もしも決まらない保留事項は、保留となった理由や決定時期、対応方法なども記載するようにしましょう。誰が発言をしていたのかも記録しておくことが重要です。以上のようなことをまとめることができれば、会議に参加していなかった人にも見やすい記録になります。

　きれいな議事録を書くためにはまずたくさんメモを取ることが必要です。多少の誤字は気にしなくても、自分さえ分かれば大丈夫です。項目の見出しには記号で印を付けたり、決定事項を丸で囲むなどの工夫をしるようにし、後で見返した際に分かりやすいようなメモをとりましょう。会議が終わったら、なるべく忘れないうちにメモの編集作業に取りかかりましょう。この時にぱっと見て美しいと思えるような書き方にすることが大切です。

　まずは中身よりも「美しく」書く工夫をしましょう。例えば、印刷してみて字のバランスは整っているかどうかみてみましょう。また、文頭だけでなく文末もきちんとそろった書き方になっていますか？。そのほかにも、文章がびっしりに書かれていることなく適度な余白があるかどうかなども議事録を見やすいものにするためのポイントです。

　何度も経験を重ねれば次第にきれいな議事録を書くコツは分かってくるでしょう。以上のポイントをよく覚えて誰が見ても見やすい議事録を書きましょう。