議事録の決議事項を分かりやすく書くためのポイント

　議事録とは、会議などの内容をまとめて記録に残したものです。議事録があれば、口頭でやりとりした内容を書面で表せるので欠席者にも説明できますし、後で言ったかどうかのトラブルになることを防ぐこともできます。議事録の中で一番重要なのは、決定事項です。

　決定事項とは、会議で決まった具体的な成果のことです。会議とは何かを決めるために行うので、これが一番重要なことなのです。決定事項をきちんと見やすく書くことができれば、その議事録はほぼ合格点だと言っていいでしょう。では、議事録の書き方について説明しましょう。

　先ほども書いたように、決定事項とは会議で決まったことです。議事録を書くのが遅いと悩んでいる人の議事録を見せてもらうと、討議内容を細かくに書いていたり、あまり重要ではないことを書いていたりしていることに気づきます。

　経営に関する役員会議ならともかく、職場の打ち合わせの場合は誰が何を発言したかまで一言一句書く必要はありません。それよりも重要なのは、決定事項です。決定したからには必ず決定するまでに至った理由がありますので、必ず併記しましょう。そうすれば決定した経緯が分からず欠席した人も納得できるでしょうし、後になって再度議論をする必要もなくなります。

　続いての書き方のポイントとは、「大事なことから順番に書く」ということです。報告書は基本的に結論を先に書きます。

　分かりやすく記述するには、決定事項を先に書き、続いてその理由や経過となる討議事項を書きます。そして最後に懸案事項です。議事録は時系列にそって書くのが一般的ですので、未来のことを書く懸案事項は後回しになります。

　会議ではすべての案件が決まることが望ましいですが、中には答えの出せないものもあります。このため、議事録の書き方としては決議事項と保留事項は分けて書く方が良いでしょう。

　保留事項は、保留となってしまった理由や決定を予定している時期、どう対応していくか、担当者を誰にするかなどを記載しておきましょう。

　議事録を書くには、もちろんある程度の文章をまとめる文章構成力が必要となりますが、議事録の書き方はだいたい決まっていますので、コツさえ掴むことができたら上達します。上司に怒られることがあっても、諦めずに努力しましょう。