HOMEビジネス 退職願はメールでもOK?メールで上司に退職の意思を伝える際のマナー・書き方・文面

退職願はメールでもOK?メールで上司に退職の意思を伝える際のマナー・書き方・文面

U-NOTE編集部

2019/11/21(最終更新日:2020/05/15)


このエントリーをはてなブックマークに追加

転職や結婚など、どんな理由であれ勤めている会社に「退職願」を提出するのは少し緊張してしまうもの。直接渡すのは避けたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では「退職願」の意思を伝えるときの書き方や文面、守るべきマナーを解説。はたして、メールやメッセージアプリを使って退職を伝えるのは問題ないのでしょうか。

本記事の内容をざっくり説明
  • 退職をメールで伝えるのはOK?法律&マナーの観点からチェック
  • 退職の意思を上司に伝えるための3ステップ
  • 退職をメールで伝えるときの例文

 

退職の意思をメールで伝えるのはOK?

働き方が多様化し、近年は転職やフリーランスとしての独立が以前より一般的になっています。会社を辞める際には「退職願」を提出しなければなりませんが、どうしても上司や同僚からの反応が気になり退職願を出すのを躊躇してしまう方も多いですよね……。

では、直接手渡しせずに退職の意思を伝えるのは問題ないのでしょうか。まずは、退職の意思をメールで伝えることの是非をご紹介します。

 

法律的にはメールでもOKだが、マナーとしてはNG

「メールで退職願を出しても、受理されないのでは?」と不安になるかもしれませんが、結論から申し上げるとメールでも退職の意思を伝えることは可能です。労働者には民法や労働基準法上で「退職の自由」が保障されており、就業規則や社内規定で制限を加えられません。

例えば、「退職時には~~という書式で退職願を提出すること」と就業規定に記載されていたとしても、メールで伝えていれば法律上は問題なく退職できるのです。

ただし、あくまで法律上は受理されるだけであって、本来メールで退職の意思をメールで伝えるのはビジネスマナーとしてはNG。一緒に働いていた上司や同僚に無責任で不誠実な印象を与えてしまうので注意しましょう。

 

退職願ではなく相談として送る

病気で床にふせている場合や家族の看病で出社できない場合など、なんらかの理由で退職の意思をメールで伝える場合には配慮が求められます。いきなり退職の意思を伝えるのではなく、あくまで相談として退職を考えていることを伝えましょう

退職は辞める人にとってはもちろん、社員を失う会社側にとっても大きな影響がある出来事です。いきなり退職願をメールで提出するのではなく、一度相談したうえで意思を伝えることがおすすめです。

また、メールで退職の相談をする場合、相談する相手を明確に決めることが重要です。お世話になっている直属の上司や人事部の担当者など、「だれに最初に相談するべきか」を十分考えたうえでメールを送りましょう。

 

【例文】退職の相談をしたいことを伝えるときのメールの文面

下記は、退職の相談をする際の例文です。相手との関係性や退職理由を適宜変更し、活用してください。

<例文1>
件名:今後についてのご相談

○○部長
お疲れ様です。営業部の××です。
この度は長期間の休養をいただき、ご迷惑をおかけしております。
メールでの連絡が失礼であるとは承知の上ですが、◯◯の理由により退職することを検討しています。
一度今後のことについて、ご相談のお時間をいただけないでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、入社時からお世話になっている○○部長にご相談させていただきたくご連絡致しました。
何卒宜しくお願い申し上げます。

××(氏名)

<例2>
件名:退職についてのご相談

人事部 ○○さま
お世話になっております。営業部の××です。
メールでお伝えするのは失礼かと存じますが、◯◯の理由により年度末での退職を検討しております。
一度今後のことについて、ご相談のお時間をいただけないでしょうか。

来週の人事面談時に詳しくご相談させていただけますと幸甚です。
宜しくお願い申し上げます。

××(氏名)

 

上司に退職の意思表示をする3つステップ

前述したように、メールで退職の意思を伝えることは法律上は問題ありません。しかし、ビジネスマナーの観点から考えると直接伝えた方が好ましいでしょう。

次は、上司に退職の意思表示をする場合の3つのステップをご紹介します。ことわざ「立つ鳥跡を濁さず」が意味するように、立ち去るときこそ誠実な対応を心がけましょう。

 

1.退職を決めた段階で、できるだけ早くメールよりも直接伝える

上司に退職の意思表示をする場合には、まず退職を決めた段階で直接伝えましょう。先ほどご紹介したようにメールを使って相談することも可能ですが、お世話になっている相手への敬意を表するためにも直接伝える方が望ましいでしょう。

メールやメッセージアプリを頻繫に使っていない世代の場合は、「メールで退職を伝えるなんて」と対応に驚いてしまうこともしばしば。誠実な印象を与えるためにも、できるだけ早いタイミングで直接伝えるようにしてくださいね。

 

2.退職日を上司と直接話し合う

上司に退職の意思を伝えたあとは、今後について話し合う時間を持ちましょう。上司から話し合いについての申し出がない場合には、自から「退職の件について、ご相談のお時間をいただけませんか?」と伝えてかまいません。

下記は、話し合いのなかで明確に退職の意思を伝えられるフレーズです。ぜひ参考にしてください。

退職の意思を伝えるときの例
  • 退職させていただく決意を固めましたので、そのご報告に参りました
  • いろいろ考えて悩んだのですが、どうかご了承いただけますと幸いです
  • 大変わがままなお願いなのですが、別の業界で仕事をしてみたいと考え、この度退職を決意いたしました

退職の意思を示したあと、上司から詳しい経緯の質問や引き止めがあるかもしれません。すべてを話す必要はないので、さしつかえない範囲で答えながら固い決意であることを強調しましょう。

 

3.会社の規定に沿った退職願を提出する

上司に退職の意思を伝えたあとは、いよいよ退職願を提出します。

退職届には退職日を明記したうえで「○月○日をもって退職致します」と記載するため、事前に退職する日付について上司や会社側と相談のうえで調整する必要があります。ただし、なんらかの都合によって一刻も早く退職したい場合には「~~の理由で、○日に退職したいと考えています」と伝えましょう。

退職の意思を上司に伝えるためのステップ
  • 退職を決めた段階で、直接意思を伝える
  • 今後について、上司や会社側と直接話し合う時間を持つ
  • 退職日を明記したうえで、退職願を提出する

 

どうしてもメールで退職の意思を伝えたいときの文面

ご紹介したように、ビジネスマナーとしては「退職について相談→話し合い→退職願を提出」が望ましい流れです。しかし、なんらかの事情によってどうしてもメールで退職の意思を伝える場合もありますよね。最後に、メールで退職を伝える場合の文面をご紹介します。

決して不義理な対応にならないよう、十分配慮するように心がけましょう。

 

<退職をメールで伝える場合の例文>
件名:退職のお願い

○○部長
お疲れ様です。営業部の××です。
長期休暇をいただき、ご迷惑をおかけしております。
突然の申し出になってしまうのですが、この度は来月末で退職させていただきたくメールを差し上げました。
お電話で伝えたように体調が改善されておらず、担当医師からもしばらくは療養に専念すべきとの指導がありました。

ご迷惑をおかけいたしますが、退職日の〇日までは有給休暇を消化させていただければと存じます。
このような大事なお話について、メールでの連絡となってしまったことをお詫び致します。

入社当時から至らない私にご指導いただき、心より感謝申し上げます。本当にありがとうございました。
勝手なお願いではありますが、退職についてご了承いただけますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

××(氏名)

 

退職時も誠実な対応を心がけよう!

本記事のまとめ
  • 退職をメールで伝えるのは法律上はOKだが、ビジネスマナー上は好ましくない
  • 退職の意思を伝える場合には、できるだけ早い段階で直接相談する
  • 意思を伝える場合には、明確に決意を伝える
  • 退職願に記載する退職日については、会社側と十分相談する

ビジネスシーンでは人との繋がりが非常に重要です。退職するからといって相手に不誠実な印象を与えてしまうと、ビジネスパーソンとして成長するきっかけや今後の好機を逃してしまう可能性もあります。退職時にもお世話になった相手への感謝の気持ちを忘れず、誠実で真摯な対応を心がけてくださいね。

【関連記事】


hatenaはてブ


この記事の関連キーワード