【テンプレ・例文付き】退職届･退職願の書き方：退職届の添え状の書き方も徹底解説！

退職を決意したときに提出する退職届、退職願の書き方に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

本記事では退職届・退職願の書き方や書くための道具などをそれぞれご紹介します。

円満退職をするためにも正しい退職届・退職願の書き方をマスターしましょう。

「退職願」と「退職届」の違いとは？

退職するにあたって一番最初に確認すべきことは、会社に提出する届けが「退職届」と「退職願」のどちらなのかということです。

この2つの届け出は、似ていますが異なるものです。

それぞれの趣旨を理解したうえで、使い分けてください。

退職願は撤回できるが、退職届は撤回できない

退職届・退職願の違いを知っている人は少ないのではないでしょうか。

退職届と退職願の決定的な違いは、その届けを「撤回できるかどうか」ということです。

「退職願」は、会社側に承認されるまでは撤回ができます。

一方「退職届」は、一度会社に提出すると撤回ができません。そのため、それぞれ使うシーンが異なるので注意が必要です。

例えば、退職を考えているけれど、雇用条件が改善されるのであれば続けてもいいと考えている人や、退職をする意思を示したい人は、退職願の提出が好ましいです。

一方、退職の意志が固かったり、すでに転職の話が進んでいたりする場合は、退職届を提出するのが適切です。

退職届は一度提出したら取りやめることができないため、退職届を提出する際は慎重に考える必要があります。

「辞表」は退職届・退職願とは異なるもの

退職届と退職願の他にも混合しがちなのが「辞表」です。

辞表とは経営者や役員など一定の役職を持っている人、または公務員が職を辞すときに提出する届書です。

上記の条件に該当しない人は、退職届または退職願を提出しましょう。

退職届・退職願を書く前に揃えておきたい道具

退職届を提出するときには決まった用紙や封筒が存在する訳ではありません。しかし、一般的に望ましいとされるものはあり、暗黙の了解として知られています。

そのため、常識から外れた退職届を提出してしまうと、非常識な人という印象を与えて去ることになってしまいかねません。

以下では、円満に職場を去るために知っておきたい「退職届の書き方の基本」をご紹介します。

便箋：退職届の便箋は「縦書き・罫線入り」

退職届というと、無地の白紙に書くというイメージが強い人も多いのではないでしょうか。

しかし、白地であれば罫線のある紙に書いても問題はありません。

退職届を書く際は、縦書き用の罫線の入った便箋を使うことをおすすめします。なぜなら、無地の紙を選ぶとまっすぐに字を書けない可能性があり、読みにくい退職届になってしまうかもしれないからです。

「どうしても無地の紙で」と会社から指定されているのであれば、罫線が印刷された下敷き付の、無地の便箋を使うことをおすすめします。

封筒：退職届を入れる封筒は白無地

退職届を提出する際には、1枚の紙のみで提出することは失礼とされています。無地で、新品の白い封筒に退出届を入れて提出することが常識です。

郵便番号の記入欄がないもの、かつ中身が透けない仕様になっている真っ白の封筒に退出届を収めましょう。

退職届を封筒に入れたら、封はしなくても大丈夫です。ただ、糊が封筒に初めからついている場合は、糊付けしてから提出しましょう。

封筒のサイズは退職届を三つ折りにしたとき、ちょうど余白なく納まるサイズがいいでしょう。

例えば、A4サイズの用紙を使った退職届を三つ折りにしたとき、納める封筒のサイズは長形3号（120×235mm）です。

B5サイズの紙を使った退職届では、封筒のサイズは長形4号（90×205mm）が適切です。

ボールペン：退職届を書く際に筆ペンはNG！ ボールペンや万年筆で書く

退職届を書くインクは水性でも油性でもどちらでもよいとされています。

インクがかすれたり、にじんだりすることがないよう、しっかりインクが出るものを選びましょう。

また筆ペンは字が太くなりやすい傾向があります。太い字は力強い印象を、読み手に与えてしまうため、退職届のような文書には適さないとされているので、なるべく筆ペンは避けましょう。

摩擦によってインクを消せるボールペンも不適切です。文字が消えてしまうと退職日を会社側に操作されてしまう可能性もあります。

退職届を書いた日付と、退職日をはっきりと示すために、フォーマルな文書にはボールペンや万年筆を使いましょう。

退職届の書き方

退職の理由を詳しく書く必要はないため、実は退職届を書くことは意外と難しいものではありません。

「一身上の都合により来たる◇年◇月◇日を持ちまして退職致します」と記入するだけで十分です。

提出する日付・部署名・名前・印鑑・最後に会社名を省略せずに正しく書きましょう。宛名は代表取締役と記入し、続けて代表取締役の名前・殿と書きます。

1ページにバランスよく書き込むことを意識してください。退職届を書く際は、上記のルールを守れば常識的な退職届を書けますよ。

綺麗な退職届を書くポイントはレイアウト

退職届の文面はシンプルですが、文字のレイアウトは注意しなければいけません。

以下では、縦書き・横書きの退職届ごとのレイアウトのポイントをご紹介します。

上記の書き方の例を参照の上、確認してみてください。

【縦書きの退職届】レイアウトのポイント

まずは、縦書きの退職届のレイアウトのポイントをご紹介します。

たくさんのポイントがあるので、書くときはそれぞれのポイントをチェックしながら書くことをおすすめします。

【横書きの退職届】レイアウトのポイント

次は、横書きの退職届のレイアウトのポイントをご紹介します。

縦書きと横書きでは、レイアウトが全く異なるので注意してください。

【退職届・退職願】違いに気をつけて書きたい締めの言葉の書き方

退職届は、基本的に会社側は拒否できないものです。

退職願は会社に退職を願い出るものに対して、退職届は「会社を辞める」という最終的な意思表示であるからです。

そのため、書き方や言葉選びもそれぞれ異なります。退職届の締めの言葉の書き方は、「退職させて頂きたいと思っています」ではなく「退職致します」と言い切るようにしましょう。

もしも会社側が退職届の日付を超えても退職届を受理しない場合は、退職日以降に出勤する必要はありません。

ここで出勤を続けると、無給で働くことを認めていることになるため、注意をしましょう。

退職届の記載は手書きでなくパソコンでいいところも

退職届の書き方は手書きが主流です。

しかし最近では、パソコンで作成した退職届も受けつけている会社も増えています。

ただし、パソコンで作成した退職届に対応している会社でも、最後の署名は必ず手書きする必要がある点だけは留意してください。

会社指定の退職届のフォーマットやテンプレートがあるのならば、テンプレートの書き方に従って提出すれば問題ないでしょう。

退職届に書く日付は実際に退職する日

退職届を書く際の日付は、提出する日の日付なのか、書いている日の日付なのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

退職届の日付の記載は、基本的に退職届を出すときの日付を書きます。

実際に退職届を出すときには、退職がいつ決まるのかわからないので、それを見越して届けられません。また、実際に出した日に会社側は初めて退職の意思を正式に知れるので、退職届の日付は退職届を出すときの日付でOKです。

退職願の書き方

退職願の書き方は、退職届とさほど代わりはありません。しかし、細かなところで違いがあるので注意してください。

退職願では、「一身上の都合により来たる◇年◇月◇日をもちまして退職致したく、ここにお願い申し上げます」と記入しましょう。

提出する日付・部署名・名前・印鑑、最後に会社名を省略せずに正しく書きます。宛名には代表取締役と記入し、続けて「代表取締役の名前・殿」を書きましょう。

美しいレイアウトを心がけよう

退職願も退職届と同様、1枚に綺麗に納めましょう。

以下のレイアウトのポイントを押さえて、受け取った側に失礼のないように正しく書きましょう。

【縦書きの退職願】レイアウトのポイント

まずは、縦書きの退職願のレイアウトのポイントをご紹介します。

細かなルールがあるので、退職願を書く際は注意して書きましょう。

【横書きの退職願】レイアウトのポイント

次は、横書きの退職願のレイアウトのポイントをご紹介します。

縦書きと横書きではルールが違うので、横書きのときは横書きのルールで書きましょう。

退職届を郵送する際のマナーや添え状の書き方

円満な退職を目指すのであれば、退職届は基本的に上司に直接渡すことが基本です。

しかし、体調不良により出社できなかったり、会社側が退職届の郵送を求めてきたりするケースもあります。

そんな場合に備えて、退職届を郵送する際のマナーを紹介していきます。

退職届の添え状は凝ったものでなくて大丈夫

退職届を郵送する場合に必須になるのが「添え状」です。

A4またはB5サイズの用紙に簡単な挨拶を一筆書いて提出しましょう。

退職届の添え書きの書き方は縦書き、横書きどちらでも大丈夫です。定型文はとくに決まっていないため、書き方については以下のテンプレートを参考にしてください。

退職届の添え状が書けたら、封に入った「退職届」と、宛先の書いた封筒を用意しましょう。

まずは添え状を「退職届」の上に重ねます。封筒の表から見て、添え書きが前面にくるように封筒に入れてください。

宛名本人以外は開けないで！「親展」は封筒の左下に忘れずに！

郵送する退職届の宛先は直属の上司、または人事担当者にします。

郵送する際に気をつけておきたいポイントは「親展」という言葉を忘れずに書くことです。封筒の宛名が書いてある面の左下に、大きめに赤い文字で「親展」と書きましょう。

「親展」とは、宛名に書かれた本人以外は、開封してはいけない書類が封入されていることを示す言葉です。

退職届のような、中身を悟られたくないような書類を郵送する際は忘れずに書き入れなければいけません。

「内容証明」を利用する

大事な退職届を送ったのに届いてなかったという事態は避けたいことでしょう。

必ず届ける必要がある退職願のような書類は「内容証明」を利用しましょう。

郵便局には、内容郵便証明というものがあります。これはどんな内容のものをどこに送ったか、また相手にちゃんと届いたかどうかという証明です。

たとえ会社側が受け取っていないと言ったとしても、これがあれば送った証拠に出せます。

退職届の提出が「必要な状況」と「不要な状況」

退職をするときは必ず退職届を出さないといけないと思っている人もいるのではないでしょうか。

実は、退職届を出さなくてもいい場合もあります。

以下では、退職届の提出が「必要な状況」と「不要な状況」をご紹介します。

退職届の提出が必要なシーン

退職届は、労働者が退職の意思を表示するときの提出書類です。場合によっては退職届の提出が不要なこともあります。

退職届の提出が求められるシチュエーションは、労働者の都合によって退職の意思を会社に表明するときです。

転職や結婚、病気や怪我などが理由の自己都合退職をするときには退職届が必要です。

一方、会社の人員削減や倒産などの会社都合による退職では、退職届を提出する必要はありません。

退職届の提出が必要な場合・不要な場合

会社都合による退職は、自己都合による退職より転職が有利だといわれています。また失業保険といった手当も手厚くあります。

会社都合の退職であるのに退職届を提出してしまうと、悪質な会社であれば会社に自己都合退職として処理されてしまう恐れがあります。

同じ退職でも、自己都合退職と会社都合退職では退職後の生活が大きく異なるため、退職届の提出には気をつけなければいけません。

退職届はいつまでに誰に提出が必要なの？

退職届は民法では、期間の定めのない雇用契約の場合はいつでも申し入れられ、申し入れから2週間経過することによって終了すると決められています。

つまり、原則としては2週間前から退職届を出せば、仕事を辞められます。

しかしこれはあくまでも法律の話であって、企業の就労規則などで提出の規定がある場合はそれに従いましょう。

人事総務関係のマニュアルがある会社は、それらをチェックしておくことをおすすめします。特に規定がなくても2週間前に突然「辞めます」というのは引き継ぎの関係上、周囲や取引先にも迷惑をかけることになるので避けましょう。

給与や賞与の締めの関係もあるので、最低でも1ヵ月以上前に上司に相談しておいた方がトラブルも起きず、円満に退社できます。

退職届の提出先には法律的な決まりはありません。人事や総務のマニュアルがあるような会社であれば、その中に退職届の書式や提出書類一式、提出先も書かれている場合があるので、それに従いましょう。マニュアルなどが無い場合は、人事担当の人に聞くのが一番です。

提出先に関しては会社に異なりますが、直属の上司に提出するのが一般的です。この場合の上司とは、承認権限のある人事上の上司のことです。面倒だからといって承認権限のない上司に提出してしまうと、後に厄介なことになりかねません。必ず退職届を提出する承認ルートを確認しておきましょう。

人事上の上司と業務上の上司が違う場合、退職届は人事上の上司に提出しますが、必ず退職の話は業務上の上司にも伝えておきます。人事の承認権限がなくても退職届を提出すれば状況確認の話が来ますので、「そんな話は聞いていない」ということにならずに済むでしょう。

退職届の基本事項を守って、正式な書類を作成しよう

本記事では、退職届の書き方、提出の仕方をご紹介しました。

書類内容自体はまったく難しいものではありませんが、退職届はその職場で最後に提出する書類のため、完璧に仕上げたいものです。

「あの人は最後までしっかりとした人だった」といった好印象で仕事を終えられるように、退職届の書き方とポイントを押さえて、正式な退職届けを作成してみてはいかがでしょうか。

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