退職する上司をしっかり送り出したい！送別会の幹事が行うべき5つの準備と流れ

急に送別会の幹事を任されて戸惑っている人もいるのではないでしょうか。

お世話になった大事な上司や先輩を送り出す場なので、ミスがないようにしたいと思っている人が多いでしょう。

本記事では、送別会の幹事がやるべきことをステップに分けて詳しくご紹介します。

送別会の幹事が準備しておくべき5つのこと

「初めて送別会の幹事を任されたけど、何をどうすればいいのかわからない」と焦っている人もいるのではないでしょうか。

送別会の幹事は、送別会を滞りなく進行する上で重要な仕事です。

送別会当日だけでなく、準備段階からやるべきことはたくさんありますが、順番にタスクをこなしていきましょう。

1．送別会の日程合わせ

送別会の幹事が準備しておくべきことの1つ目は、送別会の日程合わせです。

送別会の日程は、まず「送り出される主役」に合わせましょう。主役が来ない送別会は、何のために開いているのかわからない送別会になってしまいます。

送別会の主役の空いている日程を複数聞き出し、上司や上の立場の人が参加できる日程と、主役の空いている日程を複数日選びましょう。

送り出される人、上の立場の人・上司の順番に日程を聞いた後、同僚や先輩の日程を確認します。

送別会の主役・上の立場の人が出席できる日程が複数日あれば、その他の人には出席できる日を投票をしてもらうといいでしょう。

参加できる人が一番多い日に、送別会をすることをおすすめします。場合によっては、送別会の主役の部下や関わりが深い人が多く出席できる日を選んでもいいでしょう。

2．場所・使用可能時間の確認

送別会の幹事が準備しておくべきことの2つ目は、場所・使用可能時間の確認です。

会場選びは、送別会を楽しい会にする上で大切です。

会場は、会社の最寄駅の近くもしくは送迎サービスがある会場を選びましょう。

また、会場の大きさ、会場の中の様子、客層など見るべき点はたくさんあります。

うるさすぎる会場も静かすぎる会場も送別会には向かないでしょう。

以下では、会場選びのポイントをご紹介します。以下のポイントを確認した上で会場を決定することをおすすめします。

会場は余裕があれば、下見に行くことをおすすめします。

また、どうしても会場を決めれなければ、今まで使っていた会場を先輩や上司に聞いてみるといいでしょう。何か役に立つアドバイスをくれるかもしれません。

3．出席者の確認

送別会の幹事が準備しておくべきことの3つ目は、出席者の確認をすることです。

幹事は、司会をする人や挨拶をする人も決める必要があります。

乾杯の挨拶をする人は、主役の直属の上司がいいでしょう。

また花束や寄せ書きなどを渡す人は、送別会の主役と関わりが深い人を選ぶことをおすすめします。

4．花束、記念品、寄せ書きなどの用意

送別会の幹事が準備しておくべきことの4つ目は、花束、記念品、寄せ書きなどの用意です。

花束や記念品、寄せ書きなどは、会を盛り上げる要素のうちのひとつです。

花束の予算は、約3,000円〜5,000円です。花束は、花言葉やイメージカラー、予算などを考慮に入れて選びましょう。

花束の選び方を知りたい人は、ぜひ「送別会のお花を選ぶときの3つのポイント！白のお花や花言葉にも注意しておくべき理由」を参考にしてください。

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「そこまで手が回らないよ」と思う忙しい幹事さんもいるのではないでしょうか。そういう場合は、同僚や先輩を遠慮なく頼るようにしましょう。

また、記念品は、送別会で送り出される主役にそれとなく聞いて、プレゼントしたいものを決めることをおすすめします。

5．挨拶者・司会者との事前打ち合わせ

送別会の幹事が準備しておくべきことの5つ目は、挨拶者・司会者との事前打ち合わせです。

挨拶者や司会者、お花を渡す人などを選ぶだけではなく、打ち合わせをすることを忘れないようにしましょう。

挨拶の大体の時間の目安をつけたり、挨拶以外の余興を準備したりすることをおすすめします。

担当者が急用で欠席した場合に備え、代行者の相談もしておきましょう。

送別会当日の流れ5ステップ

送別会の事前準備をご紹介しました。

事前準備だけでもたくさんやらなければいけないことがたくさんあって困惑した人もいるでしょう。

自分の力を尽くして、事前準備をした後は、いよいよ本番の送別会です。

以下では、送別会当日の流れ5ステップをご紹介します。

STEP1．司会による始まりの挨拶

送別会当日の流れに1つ目のステップは、司会による始まりの挨拶です。

司会者は、集まってもらった人に感謝を述べ、送別会の主役について簡潔に紹介します。

「本日は、お忙しい中お集まりいただきありがとうございます」のように、主役だけではなく周りの人にも配慮をしましょう。

その後に「大久保さんがこの4月で退社されます。これから2時間の予定で、大久保さんの送別会を開催させていただきます」と始まりの挨拶をします。

台本を作っても構いませんが、できるなら何も見ずに言えるといいでしょう。

台本を作らずにうまく司会をするためには、セリフをすべて覚えるのではなく、流れを覚えることを意識してください。

司会の流れは、「周りへの感謝」をして、「送別会の主役の説明」をした後に、「自分の名前」を簡潔に述べましょう。

STEP2．上司の挨拶、乾杯

送別会当日の流れに2つ目のステップは、上司の挨拶、乾杯です。

挨拶が終わると、次は乾杯に移りましょう。

司会の人は、乾杯を促す発言をする必要があります。乾杯前なので簡潔に乾杯をすることを告げましょう。

例えば以下のように乾杯の挨拶を促しましょう。

STEP3．しばらく歓談

送別会当日の流れに3つ目のステップは、しばらく歓談することです。

司会者が長い間場を仕切っていると、送別会の場は、楽しい会ではなくなります。楽しい会にするためには、しばらく参加者に自由に楽しんでもらう時間を設けましょう。

雑談を楽しみ、挨拶者の紹介をする時間になると、司会者の仕事をします。

「それでは、退職される大久保さんから、ご挨拶をいただきます。大久保さん、お願いします」のように、参加者が楽しんでいる中でも、堂々と発言をして場を仕切りましょう。

STEP4．本人挨拶

送別会当日の流れに4つ目のステップは、送り出される本人の挨拶です。

いよいよ、本日のメインイベントである本人挨拶の時間です。本人挨拶の時間は、送別会の主役やお花を渡す係の人などと詳しく話あっておきましょう。

会場の借りられる時間や場の雰囲気などを考慮に入れて、挨拶するための適切な時間を決めてください。また、会の主役なので、送別会の主役の話は、少々長くなってもかまいません。

送別会の主役の挨拶が終わったら、次の挨拶者を紹介しましょう。

「次に、大久保さんの直属の上司の阿部係長にご挨拶をいただきます。阿部さん、お願いします」のように、次の挨拶を促します。

以下、挨拶者の順番ごとに、退職者との関係を簡単に入れて紹介しましょう。退職者とのおもしろい関係があったら、その話を簡単に入れて紹介するのもいいのではないでしょうか。

STEP5．花束、記念品、寄せ書き贈呈

送別会当日の流れに5つ目のステップは、花束、記念品、寄せ書き贈呈です。

花束、記念品、寄せ書きなどは、盛り上がりの最高潮で渡しましょう。事前に準備した気持ちのこもったプレゼントを渡せるのは、プレゼントを選んだ側としても楽しいのではないでしょうか。

花束は、繊細なものなので、保存をする際は丁寧に行いましょう。花束を預かってもらえる会場もあるので、花束については会場と相談しておきましょう。

花束贈呈の後は、最後の締めを行います。

「最後になりますが、万歳三唱で大久保さんを送りたいと思います。皆さん、立って輪になって下さい。万歳三唱の挨拶は大谷さんにお願いします。では、大谷さんお願いします」のように、最後の締めを促しましょう。

送別会で行うと場が盛り上がる3つの企画

送別会の当日の流れ5ステップをご紹介しました。基本的な送別会の準備ができたら、特別な送別会にする準備をしましょう。

以下では、送別会で行うと場が盛り上がる3つの企画をご紹介します。

送別会をさらに楽しいものにしたい人は是非参考にしてください。

1．ビデオレターを流す

送別会で行うと場が盛り上がる1つ目の企画は、ビデオレターを流すことです。

会場でビデオレターを流す企画は、主役にも参加者にも喜ばれ、場内が盛り上がります。もちろん、手間がかかるので余裕がある場合にのみ行いましょう。もしくは、頼りになる同僚にお願いするのもいいのではないでしょうか。

事前に、主役と関わりのある人の所へ行き、ビデオにメッセージを入れてもらいます。

上司からは会社貢献への感謝の言葉や主役の入社当時の失敗談、同僚からは笑える暴露話、後輩からは指導面での感謝の言葉などをもらい、笑いあり感動ありのビデオレターを作りましょう。

また、どうしても送別会に参加できない人や、取引先の方のコメントなどをいただくのもいいのではないでしょうか。

なかなか面と向かって言えない言葉や、主役の普段見られない一面などをビデオレターにして流すことができれば、会場内は盛り上がり、温かい雰囲気になることでしょう。

2．サプライズでプレゼントを送る

送別会で行うと場が盛り上がる2つ目の企画は、サプライズでプレゼントを送ることです。

記念品として、実用的な品物を贈るのもいいのですが、プレゼントにもサプライズがあれば、主役の人は喜んでくれます。

いい思い出になるのは、おすすめのプレゼントは、アルバムです。みんなにお願いして主役が写っている写真を集めましょう。

送別会の主役の同期の人や上司は、入社当時からの古い写真も持っているかもしれません。また、長年通勤した会社の建物や、社内の写真なども撮影しておきましょう。

可能な場合家族にも協力をお願いし、若いころから現在までの写真を集めてアルバムに貼っていくのも感動的なアルバムに仕上がります。

さらに写真と一緒に、みんなに書いてもらったメッセージを記入していくとGOOD。

社員、友人、取引先、家族などたくさんの人からメッセージをいただき、後で見ても嬉しくなるようなアルバムをプレゼントしましょう。

3．皆を感動させることができる花束贈呈

送別会で行うと場が盛り上がる3つ目の企画は、皆を感動させることができる花束贈呈です。

楽しく過ごした送別会を感動的に終わらせるには、やはり花束贈呈を感動的な企画にすることをおすすめします。

BGMも送別会の主役の思い出深い曲を選び、一番親交の深い人に花束を渡してもらいます。その時に、思い出深いメッセージなどを一言いただき、主役を感動させられるといいのではないでしょうか。

送別会で一番盛り上がる場面なので、念入りに打ち合わせをしておくことが大切です。

会社の送別会でサプライズを成功させるためのポイント

送別会の事前準備の方法や当日の流れをご紹介しました。

たくさんやることがあって大変だと思っている人もいるでしょう。同僚や先輩と協力しながら送別会の準備をしてください。

以下では、送別会をより特別なものにするためのポイントをご紹介します。

メインイベントとは別にサプライズ企画を用意する

会社の送別会でサプライズを成功させるためのポイントは、メインイベントとは別にサプライズ企画を用意することです。

手品やビンゴ大会、カラオケなどが盛り上がる定番のイベントです。

あらかじめ友人や同僚に頼んで余興部隊になってもらっておくと、より楽しい会になるのでおすすめです。

入念な準備を忘れずに

手品やビンゴ大会、カラオケなどのイベントは、入念な準備は欠かせません。

イベントだけではなく、記念品や花束などの準備も忘れないようにしましょう。

送別会が楽しい会になるか否かは、下準備にかかっています。

会社内での送別会の正しい席順も確認しておこう

送別会の準備や楽しい時間を過ごすための方法をご紹介しました。

最後に、会社内での送別会の正しい席順も確認しておきましょう。

会社の飲み会で、無礼講だとはいっても、正しいマナーを知ることは大切です。

基本的な席順

送別会への参加者が楽しめるように、気を使うべきなのが席順です。

送別会の形式や開催場所によっても席順は変わってきます。

基本的な席順の決め方は、入り口から遠い場所が上座となります。
景色の良い場所などで行う場合は、より景色が良く見える場所が上座となるように、
臨機応変に変わってはいきますが、基本的に会場の中で1番いい席が上座となります。

席順を決める時は最初に主役の席を決めて、その後に主役の近い方に上司など偉い順に配置して行くといいでしょう。

送別会のように主役がいるような会では、主役を中心に周りを囲むような座り方をおすすめします。

パーティーや円卓の場合は、主役は入り口から遠い奥の席に、テーブル席の場合は部屋の1番奥の中央に主役席を作ります。
主役が上司やお偉いさんだった場合は、お酌の関係から、上手に気配りのできる社員を近くに座らせるように気を使うといいでしょう。

しかし人によっては、座る場所を「自分で選びたい」という人もいるかもしれませんので、そういった場合は主役の人に好きな場所を選んでもらうほうがいいのではないでしょうか。

和室での席順

送別会を行う場所として、和室の居酒屋や料理屋さんで行う場合も多いのではないでしょうか。

和室で送別会を行う場合は、襖から見て反対側を主役の席としましょう。
襖が開いた時に、運ばれてきた料理や入ってきた参加者の顔が良く見える位置です。

和室ではテーブル席やパーティーなどと違って、なかなか席を頻繁に移動するのは難しくなっています。そのため、
主役の座った位置から、襖から出入りする人の顔が良く見えることがポイントです。

移動できない分、なるべく多くの人の顔を見渡せる、見えやすい場所がおすすめです。

退職する上司を気持ちよく送り出せる送別会を企画しよう

送別会の幹事がやるべきことをご紹介しました。

「こんなにたくさんのことをするのには自信がない」と思う人もいるでしょう。しかし、同僚や先輩などの仲間と協力をしながら準備を進めてください。

本記事を参考に、送別会の幹事の準備を行ってみてはいかがでしょうか。

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