新入社員の教育を上司から任された時の報告書の書き方【項目・評価・課題】

　自分のセクションに新入社員が配属された場合、上司からその教育係を任されることもあるでしょう。新人教育は手間隙かかるため、自分の担当している仕事と両立させるのは容易ではありません。

　しかし、上司はあなたを信頼しているからこそ、教育係に任命したのです。きちんと教育し、成果を上げることができれば、あなたにとっても大きなメリットとなるはず。「自分のため」という意識で取り組むことをおすすめします。ここでは、教育後の報告書の書き方について説明しましょう。

　報告書は、3つのパートに分けて作ると整理しやすく、読みやすいものになるでしょう。それは「項目」と「評価」、そして「課題」です。まず「項目」のパート。ここには、新入社員にどういう教育をしたのか。具体的な項目を列記していきます。項目もまた3種類に大別することができるでしょう。箇条書きにして書いていきます。

1. 仕事と会社の概念と、セクションの業務：「仕事とは何か」「会社とはどういう組織か」「自社の理念と組織、利益の上げ方」「セクションの業務はどういうものか」「セクション内のメンバーの役割り」などが、その細目です。

2. 社会人・組織人として身につけておくべき常識とビジネスマナー：身だしなみ、敬語などの言葉づかい、電話やメールのマナー、ビジネスレターの基本的書式、名刺の渡し方・受け取り方、他社を訪問するときのマナー、会議のマナー、各種手続きの方法など。

3. セクション内の実務：その新入社員が担当することになる実務のレクチャー。

　この他にも「社会人としての心構え」などの「心の教育」もありますが、それについては項目に分けるよりも、後の「評価」や「課題」で扱ったほうがいいでしょう。

　次に、教育目標の達成度を評価します。ただ、あまり細かく「電話のかけ方は覚えられた」「敬語の使い方は、まだかなりおかしなところがある」というように、1つ1つの項目を評価してしていくと、長々しい報告書になってしまいます。そもそも上司はそうした報告書はまったく期待していないでしょうし、読むのに時間がかかってしまいます。

　ですから前項の1～3に分けて、それぞれのパートごとに大づかみな評価をするといいでしょう。また「セクション内の実務」については、目標達成に時間がかかるので、拙速な評価は控えるべきかもしれません。この項目は次の「課題」で扱うべきです。

　新入社員教育の報告書で、肝となるのが「課題」の報告。つまり「今後、新入社員に何を教えればいいのか。彼が苦手としているところはどこなのか。一人前に育てるための課題は何なのか」を明らかにすることです。これが教育係にとって、もっとも重要な任務と言っていいでしょう。自分の所見を交えつつ、鋭い指摘をすることを心がけましょう。文章の行間に、新入社員に対する「愛情」を感じさせることができれば、言うことはありません。

　あまり簡素な報告書では説得力がありませんし、長すぎるのも提出先に対して不親切です。A4の用紙で3枚程度が適当でしょう。ここで紹介したことを参考に「肝」をしっかり押さえた、スマートな報告書を仕上げてください。