次々と増える仕事を整理しつつ確実に遂行していくための「段取り」の方法

　突発的に上司に頼まれた議事録の作成や、後輩のミスで取引先を怒らせてしまい一緒にお詫びに。時間はあっという間に流れていき、それから自分の仕事に取り掛かって今日もまた残業。仕事はある意味、突発性の連続とも言えますが、それでは心身ともに消耗してしまうでしょう。

　そこで今回は、こんな時に余裕を見せられる方法を紹介します。

　まずは自分が持っている仕事の納期を確認しましょう。様々な仕事を抱えていると、何から取り掛かれば良いのか、途方に暮れているかもしれません。まずは落ち着いて、紙でもスマホでもPCでも良いので、自分の使いやすいツールの月間カレンダーに「ほんの少しだけ余裕を持った納期」を書き入れていきましょう。

　その中でも、今月必要な業務をまずは書き出してみることから始めてください。納期が終わればその次は会議や打ち合わせなど、他者が絡んだ予定を書き入れます。ダブルブッキングや遅刻は信頼を損ないます。どんなに忙しくても必ず遂行しましょう。

　さらに、その中で優先順位を付けるコツとしては「自分が全てやらなければならないもの」と「他者にお願いしたものを取りまとめるもの」に分類することです。出欠を取りまとめるような案内文書の発送については、期限が短ければ会の成功にも関わります。また顧客からも「バタバタしているなぁ」という印象を持たれかねません。一度送ればその業務は一旦手を離れるわけですから、まずは作成を進めましょう。

　顧客に新しいご提案を作成する場合は、先方からの希望を待っている状況の場合もあります。その際は「1週間待っても連絡が来なければ再度電話を入れる」などルールを決めて、カレンダーに「○○様に催促の電話」と書き入れておきましょう。あとは粛々と、今日の日付欄に書かれた仕事を片っ端からこなしていきます。

　その中で余裕が出来たら前倒ししたり、終わらなければ再度優先順位をその場で練り直し、カレンダーも矢印なりで後回しにします。「デッドライン」は把握できているのですから、どこまで後回しに出来るかも分かっているので心に余裕も生まれます。

　そうしていく中で大小関わらず複数のプロジェクトを並行して進めていることに気付きます。業務を進めていく中で１つ１つの「終わり」を確認し、書類をきれいに整理して棚に戻します。忙しい時には二の次になりがちなこの作業ですが、机をきれいにすることで心も落ち着きますし、今抱えている案件を視覚的に確認しやすくなります。

　以上が、次々と増える仕事を整理しこなすための「段取り」の方法です。仕事に限った話ではありませんが、なかなか予定通りにはいかないもの。自分の中での第一優先順位だけを守り、後はみんなのために開けておくくらいの気持ちがあれば、仕事もコミュニケーションもきっと上手く回せるビジネスマンとして一目置かれるでしょう。