仕事の段取りが悪い部下に対して指示を出すときの注意点

　部下に対する指導力も、管理職に求められる重要な能力。意欲はあるのに段取りの悪さから仕事が効率的に進められない部下に対して、上司が的確に指示を出さなければ業務が滞ってしまいます。

　自分の仕事をこなすことだけが仕事ではありません。部下に対して的確な指示が出せるようになって初めて一人前のビジネスマンといえるのです。そこで今回は、段取りが悪い部下に指示を出すときの注意点について解説します。

　指示の内容を明確に伝えないと、師事された側もどのように行動してよいのか迷ってしまいます。部下が仕事に不慣れなうちは内容を細かく説明し、誤解なく伝えられるように指示を出すことが重要。

　例えば、仕事のサポートをやれと指示するだけでは、具体的に何をやればいいのかわからずに仕事を進めることができません。サポートとしてして前年度の資料を集める、印刷用の紙を用意する、といった行動の内容まで含めて指示を出すことで、不慣れな新人でも段取りよく仕事をこなすことができます。経験を積んでいけば自然と仕事の内容が身に付き、指示をしなくても率先して動けるように成長していくでしょう。

　その仕事が全体の中でどんな役割を担うのか、それを説明することで仕事の重要性や役割の果たす意味に自覚が芽生え、率先して仕事に取り組む姿勢が生まれます。自分の行っている仕事にどんな意味があるのか、それがわからないままでは仕事に対する熱意が生まれず、段取りを工夫して業務改善を行うような意欲も生まれません。

　単純な仕事であっても、役に立たない無意味な仕事というものはありません。この仕事をすることでどんな影響があり、誰が助かるのか、それを説明することで部下にも仕事に対する責任と自覚が生まれます。

　部下の仕事の段取りが悪い場合、仕事の進め方のどこかに効率の悪い個所や間違った箇所があるはず。仕事の中でつまづいているか所を見つけ出し、改善のアドバイスを出すことで、部下の段取りを改善することが可能になります。

　直接的に指摘すれば改善スピードは速くなりますが、今後の部下の成長を考慮するのであれば部下と仕事の進め方に対する面談を行い、対話の中で本人が問題点に気づくようにすることも大切です。

　部下の問題発見能力と改善能力を引き出すことができれば、今後似たような問題が発生した時に部下本人が自己解決できるようになり、業務がより効率的になります。

　経験の浅い部下の仕事の段取りが悪いのは当たり前のこと。段取りの悪さを叱っても意味がありません。重要なのは段取りが悪い原因を見つけ出して改善していく姿勢。上司と部下がコミュニケーションを取りながら問題点を改善していく中で信頼関係が育まれ、より良い職場環境が実現するのです。