わかりやすい議事録を作成するための項目の書き方【工夫のポイント】

　セクション内の日常的なミーティングでは、特に議事録を作成するということは無いかもしれません。しかし、ある意思決定を目的とした会議ならば、その内容をきちんと記録し、参加者が正しい認識を共有、さらに後に見返してチェックするための議事録が必要になってきます。

　そのためには会議の参加者だけではなく、それ以外の人が読んでもわかりやすい議事録にしなければなりません。ポイントは必要な項目とその書き方。一般的な議事録の書式に基づいて、簡単に説明します。

　議事録を作成する際の必須項目は次の通り。

1. 会議を開催した日時

2. 会議を開催した場所

3. 出席者

4. 議題

5. 結論

6. 議事経過

7. 補足、参考資料、その他の事項

　最初の3項目は会議の議事の前段階の情報です。出席者はポストの高い人、キャリアの長い人から順番に書いていきます。議長と進行役、書記は別枠で表記するといいでしょう。議事録の中心になるのが、「議題」以降の項目になります。ここからは書き方にさまざまなパターンがありますので、その会議の内容に適した書き方を工夫するといいでしょう。ここから議題が複数あった場合の項目の書き方について、例をあげて話していきます。

　たとえばA、B、Cという3つの議題について議論した会議だったとしましょう。まず、「議題」という項目にその3つを明記します。次が議題Aについての項目になります。先に結論を書き、そのあとで議事経過を説明していきます。もしあれば、補足説明や参考資料などを、最後に書き加えるようにしましょう。

　議題B、Cについても同じように記録していくことになります。つまり、最初にその会議で扱われた議題、この例の場合なら3つの議題を並べて書き、その次の項目で最初の議題についての内容を説明するという書き方です。

　3つの議題があった場合、議論された順番に時系列で記録していくのが一般的。しかし、ここに工夫の余地があります。議題のすべてにはっきりした結論が出て、意思決定されるとは限りません。結論が保留され、次の会議の議題として先送りされるケースも少なくないでしょう。その場合、議論された順番通りに議事録を作るよりは、「結論が出た議題」を先に記録し、「結論保留となった議題」は後回しにするという書き方の方が、わかりやすい議事録になるでしょう。

　たとえば、A、B、Cの順番で議論されて、しかし、結論が出たのがCだけだったとしたら、最初に議題Cについての項目を持ってきて、その後にAとBについて記録するのです。結論が出た議題のほうが重要な情報なのですから、まずその情報を示す。保留事項は後回しにしたほうが、整理された記録になります。

　ただ機械的に記録するのではなく、項目の並べ方の順番に工夫をすると、よりわかりやすく、資料として有益な議事録となるのではないでしょうか。