新入社員の教育で資料作成の指導を行う際に意識すべき３つのこと

　新入社員が研修を終え、配属されてから部や課の仕事の流れを教えて、ある程度流れがわかれば、今度は少しずつ実際の仕事をしていくことになります。資料整理や伝票処理などの単純作業をもありますが、慣れれば資料の作成などもさせていくことになります。

　資料の作成は言われた資料をただ作るだけのレベルから資料の目的を聞き、そこから資料を集め纏めるまでの作業を一人で行うレベルまで様々です。今回は、新入社員の教育で資料作成の指導を行う際に意識すべきことについて紹介していきます。

　報告資料には決まった書式のあるものがあります。こういった資料は元々の数値も決まった方法で集めてくることになります。形式が決まっていて、ひな形があれば数値を入れ替えたり、コメントを入れ替えるだけで終わる場合が多くなります。資料作成ではあるけれども、単純な作業である為、新入社員にとっても判り易く、簡単に教えることができます。また、数値のなど変更した部分だけの確認でいいので確認作業も楽に出来ます。

　しかし、資料を作成する上数値を確認することになるため、今後資料を作成する上での数値の出し方や資料のレイアウトの作り方などの教育にもなります。

　ひな形の資料が作れるようになったからといって、すぐに何もないところから資料を作るように言ってもなかなかできません。目的がなんなのか、その目的を表現するのにはどういう数値が必要なのか、どういうレイアウトで表現するのか全く分からないでしょう。

　そこで、一緒に作業を行ってどういう流れで資料を作成しているのか見せて、手伝ってもらいます。こうすることで、資料の組み立てや数値の導き方など大まかな流れを知ることができます。手伝ってもらい際には都度細かく作業を確認させることが大切です。

　こちらの作業を何度か一緒にした後は、一人で作業ができるように一人でさせるようにします。この際に重要なのは、

・目的をきっちり理解できるように説明すること

・方向性をしっかり示してあげること

　の2つはとても重要です。この2つがずれていると全く使えない資料となってしまいます。また、最初のうちはこまめにチェックを入れて、もし方向性がずれてしまっている時は修正してあげることです。

　そのためにも、最初はイメージのレイアウトを作ってもらいまずそのチェックを行います。レイアウトが明らかに見づらい時や目的に対する数値に抜けがある時にはアドバイスして追加変更をしてもらいます。

　レイアウトが決まれば、あとは数値の集計などデータの確認をし、作成してもらいます。一人でレイアウトができない場合、初めのうちは指示をだすのもよいでしょう。納期があまりタイトではないものを選び出来る限り新入社員にしてもらうことも大切です。

　以上が、新入社員の教育で資料作成の指導を行う際に意識すべきことです。最初は仕事を見てもらい、徐々に方法を学んでもらうという形で新入社員に資料の作成をさせることがスムーズに教育を進めていく方法でしょう。