【英語表現】アポイントの了承・キャンセルは英語でどう伝える？ビジネスで使える英語フレーズ

2018/09/18（最終更新日：2020/07/26）

目次: +「OK」以外にどう伝える？「了承」の英語フレーズ; +「了承」の結びに使える英語フレーズ; +了承済みのアポをキャンセルする場合の英語フレーズ; +英語でのやり取りに使えるフレーズを覚えておこう

アポイントメントを了承したり、キャンセルしたりしたくても英語ではうまく言えないという人もいるのではないでしょうか。

ビジネス英語の基本は「短く簡潔に」書くべきですが、ただ「OK」と言うだけでは素っ気なくなってしまいます。

本記事では、アポイントメントを了承する際に使える英語表現についてご紹介します。

本記事の内容をざっくり説明

「OK」以外にどう伝える？「了承」の英語フレーズ

相手が提示したスケジュールに問題がない場合、まず内容を了承する旨を相手に伝えましょう。

一番簡単な英語は「OK」ですが、「OK」と伝えるだけでは少々ドライな印象になります。

まずは「OK」に繋げられる基本的な了承の表現をみていきましょう。

「OK」だけでは短く、少し足りないと感じる場合は、次の表現を一緒に使いましょう。

「OK」だけを言うより、丁寧な印象を与えられます。

「OK」の後に続ける「了承の英語フレーズ」

軽い了承の返事の後に、決定したアポイントメントのスケジュールを付け加えると、そっけない感じもなくなり、スケジュールの確認もできます。

日にちや時間、場所など、できるだけ詳細を盛り込み、相手と最終確認を行うとスムーズです。

その際に持参するものや用意するものがあれば、その旨もあわせて伝えておきましょう。

詳細を含めた了承の英語表現

I’ll see you on Wednesday 2 April at 9am at your office.
（それでは4月2日水曜日の9時に御社でお会いしましょう。）
And I’ll bring some samples for you.
（その時にいくつかサンプルを持っていきます。）

それでもアポイントメントの詳細がきちんと伝わったか不安な場合は、後日追ってリマインドメールを送って確認を取ることをおすすめします。

約束の内容がしっかり伝わっているのかを了承の旨を伝えながら確認しましょう。

相手からアポイントメントを了承する返事がきたら、次はさっぱりと別れの挨拶をしましょう。

別れの英語フレーズを覚えて、最後まで礼儀正しいコミュニケーションをとることを心がけてください。

英語でのアポイントメントの了承は日本語と異なり、あっさりしたものです。

最後は、「I look forward to it（楽しみにしています）」や「Thank you again（ありがとうございます）」、「See you then（さようなら）」などで簡潔に会話を終わらせて問題はありません。

直接会話をしているのであれば、最後に握手をするのもいいでしょう。

同じことを長々と話すと、相手が飽きてしまうので避けるようにしてください。お互いにしっかりとスケジュールを把握できたらすぐに別れましょう。

なるべく避けたいことですが、一度了承したアポイントメントをどうしてもキャンセルしなくてはならない場合もあるでしょう。

そんなときは遠回しな表現はせずに、相手に対して明確にキャンセルの旨を伝えることが重要です。

まず、キャンセルをする立場であれば、丁寧な表現を用いることが礼儀です。

「I'm afraid that〜（申し訳ありませんが）」や「I'm sorry but〜（すみませんが）」、「Unfortunately,〜（残念ながら）」などの表現に続けて、キャンセルの旨を伝えましょう。

以下の例文のように、アポイントメントをキャンセルする理由も伝えると丁寧な印象になります。

I’m afraid that I have to cancel our meeting on Wednesday 2 April, as something urgent has come up.
（急ぎの案件が入ってしまいましたので、4月2日（水）のミーティングをキャンセルさせていただきたいです）