これで英語電話をかけられる！ 電話応対マニュアル【役立つ英語の表現・例文】

目次

+「最初の一言が出てこない」を解決する、電話をかける英語表現

+「聞き間違えていないか不安……」トラブルを回避できる電話応対

+少しでもネイティブに近づこう！覚えておきたい、英語の敬語表現

+電話で使える英語の表現集

+英語での電話対応もできるように練習してみよう

英語を聞き取れなかったり、英語でどう伝えるのかわからなかったりするために、英語の電話が苦手な人も多いのではないでしょうか。

本記事では、勉強しないといけないけど、仕事が忙しくて勉強する暇がないという人のために、電話で使える英語の基本の表現をご紹介します。

英語の電話が苦手な人は参考にしてください。

「最初の一言が出てこない」を解決する、電話をかける英語表現

英語ではよく使われる言葉があるため、フレーズを覚えておけば、いざというときにもスムーズに会話できます。

以下では、英語の電話のときに使える基本の英語フレーズをご紹介します。

基本の型！電話でのビジネス英語定型文

まずは、自分が英語でクライアントに電話をかける際の定型文を紹介します。

以下の例のように、電話の最初の一言は、自分の名前と所属を相手に伝え、その後に簡潔に自分の要望を伝えましょう。

特に英語を使った会話では、長くしゃべろうとすればするほど自分の要望が相手に伝わらなくなります。

英語は短文で区切り、相手に伝わりやすく話す必要があります。英語を話すときには、一つの文章の中には一つの伝えたいことを盛り込む意識を持ちましょう。

勇気を出して電話をしたけれど、担当者が不在だったときは電話で話している相手に、担当者から折り返しの電話をしてもらえるように頼みましょう。

英語でも日本語でも、電話で折り返しの電話を頼むときは、自分の名前、会社名、電話番号をはっきりと伝えなおすことが必要です。以下の例のように相手に伝えましょう。

人と会うときの「約束」もしくは「予約」を意味する英語は「appointment」です。「reservation」は、お店の予約を取るときに使う英語なので使い分けに注意してください。

電話を受けるときの英語表現

英語での電話がかかってきたときには、相手の要望を正確に聞き取り、速やかに対応しましょう。

まずは電話を受けるときの英語の定型文をご紹介します。

電話を受けたら、まずは「おはようございます」や「もしもし」のようなクッション言葉をはさんでから会社名を言いましょう。その後に相手の要件を聞きます。

電話の取次や伝言を頼まれた場合の英語表現

相手から担当者への取次ぎを頼まれたときに、その担当者がいない場合の英語の電話対応をご紹介します。

電話を切るときに、相手の要望を最後に繰り返すと、相手は自分の要望が正しく伝わったかどうか確認できます。電話の最後には、要望を繰り返す習慣をつけることをおすすめします。

「 OK, I’ll fix that problem by Thursday and will give you a call when it’s done（では、木曜までに問題を修正して、終わりましたら連絡いたします）」や「 OK, Next meeting will be held on Thursday 2nd April（では、次のミーティングは4月2日の木曜ということで）」というように最終確認をしましょう。

自分が電話の内容を理解していると相手に伝えることが、英語を使ったコミュニケーションのトラブルを防ぐ一番の秘訣です。

電話予約を受けるときの英語表現

次に、電話で相手からの予約を受けるときの英語表現をご紹介します。

相手から提示された時間でよければ、了承の旨を伝えましょう。もし提示された時間の都合が悪ければ、新しく時間を提示し、日程を調整します。

電話で担当者と会う約束をするときの英語表現

最後に、電話で担当者と合う約束をするときの英語表現をご紹介します。

電話で会う約束を取り付けるときは、自分の希望時間を強調して伝えましょう。時間が聞き取れなければ、理解できるまで聞き直すように気をつけることでトラブルを未然に防ぎます。

何度も聞き直すことは申し訳ないと感じますが、ミスをするほうが問題になります。正しく聞き取れるまで聞き直すようにしてください。

「聞き間違えていないか不安……」トラブルを回避できる電話応対

次は、聞き間違いでトラブルが発生しないようにする方法をご紹介します。

わかったフリをしない！聞き取れなかった場合は必ず聞き返す

電話でのトラブルを未然に防ぐためのテクニックは「相手に英語の話し方を変えてもらうこと」や「復唱、確認を重ねること」、「わかったふりは絶対にしないこと」、「通話の終わりの英語を工夫すること」です。

以下では、相手の英語が聞き取れなかった際の英語表現をご紹介します。

もし相手の英語が早すぎて聞き取れない場合は、ゆっくり話してくださいと頼みましょう。

遠慮して英語を理解できないまま話が進むよりは、相手に手間をかけさせたとしても、話すスピードを変えてもらったほうがミスが起きません。

少しでも聞き取れなかったら遠慮なく相手の言っていることを聞き直すようにしてください。

相手の話の要点は、メモを取るときに声に出して復唱する

相手の話の要点は、メモをとるときに声を出して復唱しましょう。

自分が英語を声に出して確認すれば、相手は話した英語が正しく理解されているかどうかを判断できます。もし自分が復唱した内容が間違っているようであれば、相手はもっとゆっくり英語を話してくれるようになるでしょう。

要件が終わったのかを確認してから電話を切る

電話が終わりに近づいてきたら、用件が終わったことを確認しましょう。その後に感謝の言葉を述べて電話を切ります。

少しでもネイティブに近づこう！覚えておきたい、英語の敬語表現

次は、ビジネス英語を使う人は覚えておきたい英語の敬語表現をご紹介します。

フォーマルな場面とフランクな場面で英語を切り替えれるようになりましょう。

ビジネスで使いたい英語の敬語

英語には明確な敬語はありません。

しかし敬意を示すべき相手や関係性に用いる、英単語や表現はあります。

ビジネスで使える英語の敬語表現は、次の通りです。

助動詞の「Can」や「Will」はそのまま使うのではなく、過去形の「Could」「Would」にして話すことで丁寧な表現になります。

フランクな英語を丁寧な英語にする

ビジネスでは、いつも使っている英語表現を丁寧な表現で使いましょう。

以下では、フランクな表現を丁寧な英語にした英語の例文をご紹介します。

文章のはじまりに許可を求めたり、可能ですかと聞いたりする英語を使えば、相手に敬意を表した丁寧な英語表現になります。以上の敬語表現を覚えて質問のときに使えれば、相手に好印象を与えられるはずです。

また、日本語では自社の人物は呼び捨て、取引先の担当者には敬称を付けて呼ぶが、英語で名前を呼ぶ際はすべてシンプルに、Mr/Ms.◯◯と呼びます。

電話で使える英語の表現集

最後に、英語で電話をかけるときに使いたい単語や、表現を紹介します。

よく使う表現を覚えておくことで、スムーズに会話できるようになりますよ。

英語での電話対応もできるように練習してみよう

英語の電話に役立つ例文や英語表現をご紹介してきました。これらの表現を押さえておけば、とっさの電話応対に役立ちます。

不慣れな英語での電話で大切なことは、電話で聞いた内容は必ず相手に確認をとって、聞き間違い、思い違いをしないことです。

本記事を参考に英語の電話対応をしてみてください。