PDCAをに会社内における管理業務に導入することで効率化させる方法

　PDCAというと、よく思い出されるのは製造業の工場などの生産現場です。
そして管理部門は、どちらかというとそれを管理・監督するというイメージがあります。会社の目標に対して生産現場が計画を立てて実行し、管理部門が品質や生産性の検証を行って指摘、そして生産現場で改善策を考えて次の計画を策定する、そんなイメージがあります。

　

しかしPDCAという考え方は生産現場だけで採用すべき考え方ではなく、総務や人事、情報システムといった管理部門でもとても有効な手段です。
もしかしたら作業工程がはっきりしている生産現場以上に効力を発揮するかもしれません。

そこで、管理業務で効果のあるPDCAについて考えてみたいと思います。



　
PDCAは計画・実行・検証・改善を繰り返す考え方で、これを継続することで、品質や効率などを底上げしていくことが目的です。

そして、このサイクルを回すためには、PDCAすべての過程において検討するための情報が必要になります。

　
生産現場などだと、ある一定期間にどんな品質のものがどのくらい生産されたかがはっきりしているのでその情報はすぐに把握できます。

しかし、管理業務というのはそういった数値化できる情報が少ない業務です。
いわゆる「業務の属人化」が起き、個人の能力によって業務量に隔たりが生じたり、本来は共通しているはずの業務が担当者によって作業方法やスピードや正確性が異なるといった現象が起きがちなのです。


　しかも、管理部門の作業内容は煩雑化していることが多いため、属人化していること自体把握しにくいのが現状です。

ここでPDCAの考え方を採用すると、必然的に各過程で検討すべき材料を集めなければいけなくなります。
そうしなければ、計画自体を立てることが出来ないからです。

　
この材料を集めるという作業に着手するだけで、これまでブラックボックスになっていた業務がいかに多いかに気付くことでしょう。

PDCAを採用することは業務の可視化につながり、可視化によってこれまで定性化されていた業務の定量化が可能となるのです。

　

管理業務は具体的な目標数値を出しにくい部門です。

よって、業務の評価基準や評価方法が曖昧だったり上司の個人的な感覚で行われているケースも少なくありません。
評価に基準がなければ、例えば上司は担当者に明確な指示を与えることもできず、結果的に部門内のコミュニケーション不足を生み出し担当者のモチベーションが下がるという悪循環を生み出します。



　しかし、PDCAを採用することでそこから担当者の業務進捗や業務精度などの違いが浮き彫りとなり、上司はその結果に基づいて評価することができます。
そしてその評価をもとに担当者に指示をを出すこともできますし、担当者はその指示に基づいて作業を行なって評価を高めることができます。



　このように可視化された情報がコミュニケーションを生み出し、管理部門の生産性を高めることとなるのです。

PDCAはいつ・どこで・誰がやってもある一定の効果が見込まれる考え方です。

柔軟な考えを持ち、上手に活用していきましょう。