参加者を困らせないようにするために気をつけたい会社の送別会の会費の集め方

　会社で一緒に奮闘してきた、または大変お世話になった人を送り出すのが送別会です。思い出深い会にして送り出してあげたいですね。送る人と送られる人どちらにとっても良い会にするには、会費の設定・会費の集め方が重要です。参加者を困らせないで、気持ちよく会費を集めるようにするには、会計係の細部にわたる心配りが必要になってきます。送別会の開催が決まったら、どのような手順で会費を集めると良いのでしょうか。

　まず会場が決まったら、幹事と相談して会費を設定しましょう。送別会には、飲食代の他・会場費・主賓への花束や記念品など諸費用が掛かります。それらを考慮に入れて、1人当たりの飲食代に1000円～2000円プラスしたくらいの金額で見積もります。ただし、親睦会費などとして毎月集めている場合もあるのでそのような時は飲食代だけでよいこともあります。

　また、通常は役職によっても会費が変わってきますので、前の幹事や今回の幹事などに相談して決めるとよいでしょう。会費が決まったら、社員にメールなどで会場や日時などと一緒に連絡します。この時、会費項目の所に会場費・記念品費など内訳を添えておくと支払う側も安心できます。

　出来れば会費は事前に徴収しておきます。当日は一度のたくさんの人が集まり、徴収の管理が正確にできませんので、会社内で落ち着いて徴収できるようにしましょう。会費を支払った人に再度請求したりまだ支払っていない人がいたりすると、送別会の雰囲気を悪くしてしまう恐れがあります。期間に余裕を持って、正確に徴収しましょう。エクセルなどでチェックリストを作り、合計金額を計算できるようにしておけば徴収漏れも防げてスムーズに集計作業が進みます。

　またお釣りにできるお金を用意しておき、大きなお札を出した人にも速やかに対応できるようにしておくことも、会計係に必要なことです。役職の高い人からはお祝い金を頂けることが一般的です。お祝い金を頂いたときは、送別会の時に皆の前で紹介することを忘れないようにしましょう。

　「送別会のご案内」を主賓も含めて会社内に連絡します。この時の記載事項は日にち・時間・会場などです。

　その後、主賓以外の社員に会費の連絡をします。例えば「部長5000円、課長4000円、課員3000円、○○さん（主賓）はご招待。上記金額を〇日から△日の間に徴収いたしますのでご用意くださいますようお願い致します」などといったふうです。この手順で案内を出せば、主賓の人にも気を使わせずに済みます。また、主賓の人から会費に付いて聞かれたら「ご招待なので大丈夫です。」と答えましょう。

　送別会が終わったら、請求書や領収書と照らし合わせて会計報告を行います。会費が余った場合は会社のルールに則って、参加者に返金したり親睦会費として次回に繰り越すなど適切に処理をしましょう。人数が多いほど会計は大変ですが、適切な処理を心がけて素晴らしい送別会になるようにしましょう。