送別会を欠席するときに、失礼のない断り方をする3つのポイント

会社でお世話になった人の送別会に、やむを得ない理由があって参加できないこともあるのではないでしょうか。また、何かしらの理由で参加を断りたいというケースも考えられます。

面倒をみてもらった先輩の送別会の出席を断るとなると、その断り方にも気を遣うものです。

本記事では、失礼のない送別会の断り方や送別会の欠席メールの書き方をご紹介します。

送別会を欠席するとき＆送別会の断り方マナー

基本的には参加することが大前提である送別会。特に、お世話になった人の場合は、欠席するのはためらわれます。

そんな送別会を断るとなると、普段の飲み会の欠席連絡よりも丁寧に対応する必要があります。

送別会を断る人は下記のマナーを参考に、相手に失礼のないような断り方をすることをおすすめします。

ポイント1．幹事に連絡する

送別会を欠席するとき＆送別会の断り方マナーの1つ目は、幹事に連絡することです。

会社で開催される飲み会やイベント時と同様に、送別会に出られないことがわかったら、まず真っ先に幹事に送別会の日が都合が悪いということを伝えましょう。

幹事は参加者が確定してから、人数が収まる場所を探したり、店の予約をしたりする必要があります。そのため、幹事は参加人数を早く決めてしまいたいと思っています。

そのため、断るのは気まずく思っていたとしても、幹事の仕事をスムーズに進めるためにもなるべく早く幹事に連絡するようにしましょう。

その際には「送別会を欠席します」と断るのではなく、送別会を欠席する理由を幹事に伝えた上で、「欠席させていただければと存じます」など柔らかい言い方を伝えるようにしましょう。

「欠席しても大丈夫でしょうか？」といったような、あいまいな言い方は、参加なのか不参加なのかわかりにくいため避けましょう。

ポイント2．プレゼント代を負担すると申し出る

送別会を欠席するとき＆送別会の断り方マナーの2つ目は、プレゼント代を負担すると申し出ることです。

送別会を欠席するメールや相談するときは、ただ「出席できない」ことを伝えるのではなく「プレゼント代を負担する」ことを提案すると、気持ちは存分にあることが伝わります。

送別会の会費は「会場費、食事代、プレゼント代」などの合計額から決まります。

たとえ送別会に不参加でも、お世話になった人へのプレゼント代の折半には参加することができるはずです。

お世話になった先輩や上司、同僚の餞に、プレゼント代だけでも出すようにすることをおすすめします。

以下では、送別会の欠席を幹事に伝えるメールをご紹介します。どのようにプレゼント代を負担することを提案すればいいのかわからない人はぜひ参考にしてください。

ポイント3．送別会の主役にも連絡する

送別会を欠席するとき＆送別会の断り方マナーの3つ目は、送別会の主役にも連絡することです。

送別会を欠席することが決まったら、送別会の主役にも欠席の旨と欠席する理由を伝えましょう。

できれば口頭で伝えるのが望ましいですが、相手に直接会う機会がない場合や、なかなか時間がとれないときには忙しい時間帯を避けた上でメールを送ることをおすすめします。

また、送別会当日にもお詫びの言葉を伝えるといいでしょう。送別会当日が最終出勤日であれば、今までの感謝と欠席を詫びる気持ちを込めて挨拶することが大切です。

「残念ながら送別会には行けないので、日程合わせて絶対に飲みに行きましょう！」のように伝えれば、相手も「また今度ね！」とポジティブな気持ちになってくれるでしょう。

体調不良などで当日送別会を欠席するときの断り方

どんなに楽しみにしていた送別会も、いざ当日急に体調不良になってしまうこともありえるでしょう。また、家庭の事情などでやむを得ず欠席せざるを得ないこともありえます。

特に体調が悪いときは、参加することで迷惑をかけてしまう可能性もあるため、無理をせずに送別会を断りましょう。

以下では、送別会当日に欠席するときの断り方をご紹介します。

体調不良などで当日送別会を欠席するときは「正直な理由」を話す

体調が優れないまま送別会に参加しても、主役を気分よく送り出せないばかりか周りの人にも気を遣わせてしまいます。

体調不良で欠席したい場合には、正直に体調不良であることを伝えるのが失礼のない断り方です。

案内メールが届いた場合は以下のような断りのメールを幹事に送りましょう。

体調不良で欠席する旨を送別会の主役にも伝える

幹事に連絡したら、送別会の主役にも体調不良で送別会に参加できないことを正直に話し、今までの感謝の言葉を伝えましょう。

普段一緒に仕事をしてきた仲間なら事情をわかってくれるはずです。

感謝の意味で餞別やプレゼントなどを渡したいときは、本人が会社にいる間に直接渡すか、送別会に参加する人にお願いするといいでしょう。

あまりお世話になっていない人の送別会の断り方

他部署の先輩が退職する・あまり関わってなかった同部署の上司が定年退職するなどの送別会に誘われることもあるのではないでしょうか。

「あまり関わりがなかった人だから参加するのが気まずい」ということもありえるでしょう。

以下では、あまりお世話になっていない人の送別会の断り方をご紹介します。どうやって断ればいいのか悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

会社の送別会は他部署の人と知り合うチャンス！

大きな会社に務めていると、部署が違ったり直接話した事がなかったりで、あまりお世話になっていない人の送別会の案内がくることもあるでしょう。

あまり気が進まない送別会を欠席したくても、とくに理由がなければ断り方に困るはずです。

送別会は他の部署の人と話すことができたり、会社に馴染めたりする良い機会でもあったりします。あまり関わりがなかった人と話すことで、クリエイティブなアイディアが思いついたり、顔を売ることができたりするので、できれば参加することをおすすめします。

あまりお世話になっていない人の送別会を断るとき、無理に理由を作らない

しかし、知らない人ばかりの空間にひとりでポツンとしているのが不安で、欠席したいという場合がほとんどでしょう。

そんなときは、無理に理由を作ろうとせず「先約があるため」「その日は用事があるため」という理由で欠席の旨を伝えるのが失礼のない断り方です。

「法事」や「体調不良」など、その場しのぎの嘘はあとで知られたときに本人をがっかりさせ、信用を無くす恐れもあるので気をつけてください。

また、本人には送別会に参加できないことや感謝の言葉、ねぎらいの言葉などを直接伝えることを忘れないようにしましょう。

送別会を欠席するからこそ、相手への労いを伝えよう

本記事では、送別会を欠席する場合のマナーや注意点をご紹介しました。
　
お世話になってきた上司や先輩を送り出す送別会。さまざまな理由で出席できないこともあるものです。

大切なのは、幹事や送別会の進行に迷惑をかけないこと、そして主役に感謝の気持ちを伝えることです。

本記事でご紹介した失礼のない送別会の断り方や送別会の欠席メールの書き方を参考に、誰に対しても思いやりのある対応をしてみてはいかがでしょうか。

【関連記事】

知っておくべき上司との飲み会の7つのマナー＆仲を深めるトーク術

社会人になってからの飲み会は、学生の頃と違いビジネスマナーに気をつける必要があります。職場を離れ無礼講が許された飲み会であっても、暗黙のマナーもたくさんあります。 本記事では、会社の飲み会...

【シーン別コーデあり】会社の送別会に参加するときの服装選びの3つのポイント

会社の送別会でどんな服装をしていけばいいか迷う人は多いのではないでしょうか。 送別会の主役の役職、退職、異動、送別会の会場の雰囲気によって、その場にふさわしい服装も変わってきます。 ...

人事異動を希望通りに成功させるためのポイントとは？玉突き人事・ジョブローテーションなどの意味

人事異動で希望通りの役職・部署に行きたいと思っている人も多いのではないでしょうか。 実は、人事異動を希望通りに成功させるためにはコツがあります。 本記事では人事異動で成功を収めるため...