仕事を他人に引き継ぐ時に覚えておきたい工夫とその方法

　春が近づくと組織の体系も変わり、様々な面で新しい組織になっていくことでしょう。突然の異動宣告に戸惑うこともあるかと思いますが、そんな間も無く必要となってくるのが、業務の引継ぎです。

　特に中小企業で多いのが、業務が属人化していることです。「○○さんじゃなきゃできない仕事」を引継ぎするのが1番難しいのです。そんな中でどうしたらうまく引継ぎができるでしょうか。



　まずは、引き継ぐ側の準備からです。営業と事務ではだいぶ方法は異なりますが、共通して言えるのはリスト化することです。営業であれば、自分が抱えている営業先と担当者の名前連絡先はもちろん、その上司やどんな問題を抱えている先かなど細かく記す必要があります。

　事務では、月間カレンダーをベースに何日頃に何をするのか、何日までにしなければいけないのかということや、ルーチンは何かなどを記す必要があります。
そのリストをベースに引き継がれた側が1人でも業務がわかるようにすることが大事です。

　引き継がれる人がどんな部門においても言えるのは、スケジュールを守るということです。引き継ぎをおこなった業務を次に自分はどう行なっていくのかということが重要です。例えば営業であっても、引き継ぎの挨拶にいったあと次に自分が単独でいつその相手先に何をしに行くのかどうかといったことです。

　引き継ぎでは受け身ですが、次に待っているのは自発的に動くことです。受け身だけで引き継ぐと自分の仕事としてすぐ動けません。すぐに仕事を自分のものにするためにも、スケジュールを作りながら引き継がれることが必要です。




　いざ業務を引き継いだとしても、その後にもわからないことや確認したいことや相談したいことがあったときに、引継いだ人に何度も確認をしてしまっては時間も取られてしまいますし効率も悪くなってしまいます。

　そこで、引継ぎを行いながらも困ったときに誰に確認したり、誰に指示を仰ぐのかということも確認しておくことが必要です。何でもかんでも直属の上司に聞けばいいというのは間違っています。業務の内容によって相談する人、もっと細かくいえばメールを流すときに誰をCCに入れればいいかということまでも大事なことです。そこまでリスト化するべきとまでは言いませんが、引継ぎの中のコミュニケーションの中でこんなことも確認したり会話にいれていけばより良い引継ぎができます。

　以上引き継ぎに関する

ポイントを書いていきましたが、1番必要なのは引継ぎする側とされる側のコミュニケーションをしっかりとっていくことだと言えます。分からないことはきちんと聞き、丁寧に答えてあげることを進めていければ、たとえ属人化している業務も「しっかり把握できれば共有していける仕事」になるはずです。