企業がクラウドで「ファイル共有」をすることで得られる3つのメリット

　企業でのファイル共有というと、これまでは社内にファイルサーバを置き、社内で共有するというシステムを思い浮かべる方が多いと思います。社内で使用するファイルには、業務上の機密データや個人情報などが数多く含まれているためです。しかし、クラウドでファイル共有を行うことで、これまでのファイル共有の概念は大きく変わってきました。

　ここでは、クラウドでファイル共有を行うとどのようなメリットについて考えてみたいと思います。　

　これまでのファイル共有は、社内サーバから社員がアクセスし、使用するというものでした。よって、取引先などにファイルを送る場合は、その都度サーバからファイルを取り込み、メールその他の手段で送る必要がありました。しかし、クラウドはどこからでアクセスできるという利点があります。社内だけではなく、社外からのアクセスも可能となるのです。

　もちろん、社外からアクセスさせてはいけないファイルについては、社内にだけアクセス権を設定することで、外部に漏れることはありません。外部から閲覧可能なデータだけを、共有できます。これにより、取引先などと必要に応じて瞬時にデータを共有でき、かつ送付するという手間がなくなったのです。

　例えば営業で客先に出向き、タブレットを使ってプレゼントを行う場合、これまでは社内でデータを取り込み、それを客先に持っていく必要がありました。そのため、仮にタブレットを紛失したなどの場合は、そこに入っているデータが漏えいする可能性もあったのです。しかし、クラウドを利用したファイル共有システムでは、デバイス（機器）に関係なくデータにアクセスできるため、タブレットに情報を保存する必要がなくなりました。

　そして、アクセスにパスワードなどを設定しておけば、紛失しても情報が漏れる危険は低くなります。また、外出してから急なデータ変更があったとしても、常に最新のデータでプレゼンを行うことが可能なのです。

　ファイルサーバは業務を行う上で欠かせないものです。よって、事務所の移転や新事業所の設置、閉鎖などに伴うサーバの設置や移動、設定変更などの労力は意外に大きいと言われています。しかしクラウドでファイル共有を行えば、物理的な移動は不要となり、かつ設定変更も容易になるため、特に拠点や部署の変更が多い企業は運用コストの削減に繋がるのです。

　もちろんクラウドサービスについては、そのサービス会社のセキュリティなどをしっかり確認し、信頼できるサービス会社を選ぶ必要があります。その点にしっかり留意して、クラウドのファイル共有サービスを上手に活用していきましょう。