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退職届・退職願の書き方(テンプレ・例文付):退職届の添え状の書き方も徹底解説!

U-NOTE編集部

2018/08/15(最終更新日:2018/08/15)


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退職届・退職願の書き方(テンプレ・例文付):退職届の添え状の書き方も徹底解説! 1番目の画像

 退職を決意したときに提出する退職届、退職願。引き際だからこそ、円満にマナーを守って退職したいもの。

 本記事では退職届・退職願の書き方をそれぞれ紹介していく。

 円満退職をするためにも正しい退職届・退職願の書き方をマスターしよう。

「退職願」と「退職届」の違いとは?

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 退職するにあたって一番最初に確認すべきことは、会社に提出する届けが「退職届」と「退職願」のどちらなのかということ。

 この2つの届け出は、似て非なるもの。

 それぞれの趣旨を理解したうえで、使い分けてほしい。

退職願は撤回できるが、退職届は撤回できない

 退職届と退職願、その決定的な違いは、その届けを「撤回できるかどうか」ということだ。

 「退職願」は、会社側に承認されるまでは撤回ができる。

 一方「退職届」は、一度会社に提出すると撤回ができない。そのため、それぞれ使うシーンが異なるので注意が必要だ。

 例えば、退職を考えているけれど、雇用条件が改善されるのであれば続けてもいいと考えている人や、少しでも波風を立てたくないと考えている人は、退職願の提出が好ましい。

 一方、退職の意志が固かったり、すでに転職の話が進んでいたりする場合は、退職届を提出するのが適切だ。

 退職届は一度提出したら取りやめることができないため、退職届を提出する際は慎重に考える必要がある。

「退職願」と「退職届」の違い

  • 退職願:会社側に承認されるまでは撤回が可能。雇用条件などが変われば継続したいと考えているときなどに提出する
  • 退職届:一度会社に提出すると撤回が不可能。退職の意志が固い場合、すでに転職先が決まっている場合などに提出する

「辞表」は退職届・退職願とは異なるもの

 退職届と退職願の他にも混合しがちなのが「辞表」だ。

 辞表とは経営者や役員など一定の役職を持っている人、または公務員が職を辞すときに提出する届書だ。

 上記の条件に該当しないビジネスパーソンは、退職届または退職願を提出しよう。

「辞表」とは?

  • 経営者や役員など一定の役職を持っている人、公務員が職を辞すときに提出する届書のこと

退職届・退職願を書く前に揃えておきたい道具

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 退職届には決まった用紙や封筒が存在する訳ではない。しかし、一般的に望ましいとされる道具はあり、暗黙の了解として知られてる。

 そのため、常識から外れた退職届を提出してしまうと、非常識な人との印象を与えて去ることになってしまう。

 ここでは、円満に職場を去るために知っておきたい「退職届の基本」をそれぞれ紹介していく。

退職届・退職願の“便箋”:退職届の便箋は「縦書き・罫線入り」

 退職届というと、白紙に書くというイメージが強いかもしれないが、白地であれば罫線のある紙に書いても問題ない。

 縦書き用の罫線の入った便箋を使うことをおすすめする。なぜなら、無地の紙を選ぶとまっすぐに字を書けない可能性があり、読みにくい退職届になってしまうかもしれないからだ。

 「どうしても無地の紙で」と会社から指定されているのであれば、罫線が印刷された下敷き付の、無地の便箋を使うとよいだろう。

退職届・退職願の“封筒”:退職届を入れる封筒は白無地

 退職届を1枚の紙のみで提出することは失礼とされている。無地で、新品の白い封筒に退出届を入れて提出することが常識だ。

 郵便番号の記入欄がないもの、かつ中身が透けない仕様になっている真っ白の封筒が退出届けを収めるに好ましい。

 退職届を封筒に入れたら、封はしなくてもよい。ただ、糊が封筒に初めからついている場合は、糊付けしてから提出しよう。

 封筒のサイズは退職届を三つ折りにしたとき、ちょうど余白なく納まるサイズがよい。

 例えば、A4サイズの用紙を使った退職届を三つ折りにしたとき、納める封筒のサイズは長形3号(120×235mm)がよい。

 B5サイズの紙を使った退職届では、封筒のサイズは長形4号(90×205mm)が適切だ。

【退職届・退職願の“ペン”】退職届を書く際に筆ペンはNG! ボールペンや万年筆で書く

 退職届を書くインクは水性でも油性でもどちらでもよい。インクがかすれたり、にじんだりすることがないよう、しっかりインクが出るものを選ぼう。

 また筆ペンは字が太くなりやすい。太い字は力強い印象を、読み手に与えてしまうため、退職届のような文書には適さないとされている。

 摩擦によってインクを消せるボールペンも不適切だ。文字が消えてしまうと退職日を会社側に操作されてしまう可能性もある。

 退職届を書いた日付と、退職日をはっきりと示すために、フォーマルな文書にはボールペンや万年筆を使おう。

退職届・退職願を手書きするときに用意するもの

  • 縦書き用の罫線の入った便箋
  • A4サイズの退職届の場合:長形3号(120×235mm)白無地の封筒
    B5サイズの退職届の場合:長形4号(90×205mm)白無地の封筒
  • ボールペンもしくは万年筆

退職届の書き方

 退職の理由を詳しく書く必要はないため、実は退職届を書くことは意外と難しいものではない。

 「一身上の都合により来たる◇年◇月◇日を持ちまして退職致します」と記入するだけで十分だ。

 提出する日付・部署名・名前・印鑑・最後に会社名を省略せずに正しく書く。宛名は代表取締役と記入し、続けて代表取締役の名前・殿と書く。

 1ページにバランスよく書き込もう。退職届を書く際は、上記を守れば問題ないだろう。

退職届の書き方・手順

  • タイトル(退職届)
  • 私事(退職届と書いた次の行の行末に、「私事」と書く)
  • 本文(退職の理由:このたび一身上の都合により、来る平成◇◇年◇月◇日をもって退職致します)
  • 退職する日付(西暦では無く、和暦で記載)
  • 自分の名前(所属している部署と自分の名前を書き、名前の最後に捺印)

【退職届の書き方】綺麗な退職届を書くポイントはレイアウト!

 退職届の文面はシンプルだが、文字のレイアウトは注意しなければいけない。

 注意点を以下にまとめたので、上の書き方例を参照の上、確認してみてほしい。

【縦書き退職届】レイアウトのポイント

  • 「退職届」は上から5文字分あけて書く
  • 「私事」は「退職届」から改行し一番下に書く
  • 本文は頭揃いで書く。文頭を一文字あけてはいけない
  • 提出年月日は上から10文字ほどあけて書く
  • 自分の所属部署名と名前は、前行の年月日よりさらに2~3文字文下げて書く
  • 氏名は捺印分分をあけて、なるべく下に書く
  • 本文と同じ高さから会社名を書く
  • 会社名から改行し、1文字分下げて「代表取締役」と書く
  • 代表取締役の氏名は、肩書の下に1文字あけて書く
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縦書きのレイアウトを押さえて作成した退職届

【横書き退職届】レイアウトのポイント

  • 「退職届」と行の中央に書く
  • 提出する日付は右揃えで書く
  • 宛名は左揃えで書く
  • 所属部署と氏名は、宛名の1行下に右揃えで書く
  • 「私事」は右揃えで書く
  • 「本文」を中央揃いで書く
  • 本文を1行改行し、右揃えで「以上」と書く
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横書きのレイアウトを押さえて作成した退職届

【退職届・退職願】違いに気をつけて書きたい締めの言葉の書き方

 退職届は、基本的に会社側は拒否することができない。

 退職願は会社に退職を願い出るものに対して、退職届は「会社を辞める」という最終的な意思表示であるからだ。

 そのため、書き方や言葉選びもそれぞれ異なる。退職届の締めの言葉の書き方は、「退職させて頂きたいと思っています」ではなく「退職致します」と言い切るようにしよう

 もしも会社側が退職届の日付を超えても退職届を受理しない場合は、退職日以降に出勤する必要はない。

 ここで出勤を続けると、無給で働くことを認めていることになるため、注意をしよう。

退職届の記載は手書きでなくパソコンでいいところも

 退職届の書き方は手書きが主流だ。

 しかし最近では、パソコンで作成した退職届も受けつけている会社も増えている。

 ただし、パソコンで作成した退職届に対応している会社でも、最後の署名は必ず手書きで書く必要がある点だけは留意してほしい。

 会社指定の退職届のフォーマットやテンプレートがあるならば、テンプレートの書き方に従って提出すれば問題ないはずだ。



退職願の書き方

 退職願の書き方も、退職届とさほど代わりはない。

 退職願では、「一身上の都合により来たる◇年◇月◇日をもちまして退職致したく、ここにお願い申し上げます」と記入しよう。

 提出する日付・部署名・名前・印鑑、最後に会社名を省略せずに正しく書く。宛名には代表取締役と記入し、続けて「代表取締役の名前・殿」を書く。 

退職願の書き方・手順

  • タイトル(退職願)
  • 私事(退職願と書いた次の行の行末に、「私事」と書く)
  • 本文(退職の理由:このたび一身上の都合により、来たる平成◇◇年◇月◇日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます)
  • 退職する日付(西暦ではなく、和暦で記載)
  • 自分の名前(所属している部署と自分の名前を書き、名前の最後に捺印)

【退職願の書き方】美しいレイアウトを心がけよう

 退職願も退職届と同様、1枚に綺麗に納めたい。

 以下のポイントを押さえて、受け取った側に失礼のないように正しく書こう。

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縦書きのレイアウトを押さえて作成した退職願

【縦書き退職願】レイアウトのポイント

  • 「退職願」は上から5も自分あけて書く
  • 「私事」は「退職願」から改行し一番下に書く
  • 本文は頭揃いで書く。文頭を一文字あけてはいけない 
  • 提出年月日あ上から10文字ほどあけて書く
  • 自分の所属部署名と名前は、前行の年月日よりさらに2〜3文字下げて書く
  • 氏名は捺印分をあけて、なるべく下に書く
  • 本文と同じ高さから会社名を書く
  • 会社名から改行し、1文字分下げて「代表取締役」と書く
  • 代表取締役の氏名は、肩書きの下に1文字あけて書く
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横書きのレイアウトを押さえて作成した退職願

【横書き退職願】レイアウトのポイント

  • 「退職願」と行の中央に書く
  • 提出する日付は右揃えで書く
  • 宛名は左揃えで書く
  • 所属部署と氏名は、宛名の1行下に右揃えで書く
  • 「私事」は右揃えで書く
  • 「本文」を中央揃いで書く
  • 本文を1行改行し、右揃えで「以上」と書く

退職届を郵送する際のマナーや添え状の書き方

 円満な退職を目指すのであれば、退職届は基本的に上司に直接渡すことが基本だ。

 しかし、体調不良により出社できなかったり、会社側が退職届の郵送を求めてきたりするケースもある。

 そんな場合に備えて、退職届を郵送する際のマナーを紹介していく。

退職届の添え状は凝ったものでなくて大丈夫! 

 退職届を郵送する場合に必須になるのが「添え状」だ。

 A4またはB5サイズの用紙に簡単な挨拶を一筆書いて提出する。

 退職届の添え書きの書き方は縦書き、横書きどちらでもよい。定型文などはとくに決まっていないため、書き方については以下のテンプレートを参考にしてほしい。

退職届の添え状の書き方

  • 平成◇年◇月◇日(右揃えで書く)

    株式会社U-NOTE
    ○○部○○課
    ○○様

    ○○部○○課(右揃えで書く)
    山田太郎

    拝啓
    貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
    このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。
    同封の通り、退職届を提出させて頂きますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
    短い間ではございましたが、大変お世話になりました。
    末筆ながら 貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

    敬具(右揃えで書く)

 退職届の添え状が書けたら、封に入った「退職届」と、宛先の書いた封筒を用意しよう。

 まずは添え状を「退職届」の上に重ねる。封筒の表から見て、添え書きが前面にくるように封筒に入れよう。

宛名本人以外は開けないで!「親展」は封筒の左下に忘れずに!

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 郵送する退職届の宛先は直属の上司、または人事担当者にしよう。

 郵送する際に気をつけておきたいポイントは「親展」という言葉を忘れずに書くということ。封筒の宛名が書いてある面の左下に、大きめに赤い文字で「親展」と書こう。

 「親展」とは、宛名に書かれた本人以外は、開封してはいけない書類が封入されていることを示す語。

 退職届のような、中身を悟られたくないような書類を郵送する際は忘れずに書き入れなければいけない。

退職届の提出が「必要な状況」と「不要な状況」

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退職届の提出が必要なシーンとは?

 退職届は、労働者が退職の意思を表示するときの提出書類。場合によっては退職届の提出が不要なこともある。

 退職届の提出が求められるシチュエーションは、労働者の都合によって退職の意思を会社に表明するときである。

 転職や結婚、病気や怪我などが理由の自己都合退職をするときには退職届が必要だ。

 一方、会社の人員削減や倒産などの会社都合による退職では、退職届を提出する必要はない。 

退職届の提出が必要な場合・不要な場合

  • 退職届の提出が必要:転職、結婚、病気、怪我など自己都合で退職する場合
  • 退職届の提出が不要:会社の人員削減や倒産などの会社都合で退職する場合

 会社都合による退職は、自己都合による退職より転職が有利だといわれている。また失業保険などの手当も手厚い。

 会社都合の退職であるのに退職届を提出してしまうと、悪質な会社であれば会社に自己都合退職として処理されてしまう恐れがある

 同じ退職でも、自己都合退職と会社都合退職では退職後の生活が大きく異なるため、退職届の提出には気をつけなければいけない。

 退職届の書き方、提出の仕方を紹介してきた。退職届を書く際は、色々な気持ちを思いながら記入すると思う。

 書類内容自体はまったく難しいものではないが、退職届はその職場で最後に提出する書類であるため完璧に仕上げたい。

 「あの人は最後までしっかりとした人だった」といった好印象で仕事を終えよう。退職届の書き方とポイントを押さえて、正式な退職届けを作成してほしい。


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