技術職における引き継ぎ作業の時に覚えておきたい大切なこと

　技術職の引き継ぎの際は、資料は概要版と詳細版を分け、概要版を出来るだけ多くの人の前でプレゼンすることが重要となります。

　概要版は目次的な意味を強く持たせ、詳細版は仕事というより専門技術ごとに分割すると良いです。面倒な作業ではありますが、引き継ぎの失敗は会社にとって大きな損害になりますし、あなたの評判という意味でも大きな損害となります。最後の仕事をきちんと行って「立つ鳥跡を濁さず」の精神で行きましょう。

　まず、引き継ぎといっても自分がマネージャーでもない限り、誰に引き継ぐ事が良いのかを判断するのは困難です。会社では、隣の部署が何をやっているのか分からないなどと言う事がざらだからです。

　そこで、多くの人の前でプレゼンして自分の仕事を知ってもらうことで、既に関連分野に知識があり引き継ぎが容易な方に名乗り出て貰います。そうすることで、引き継ぎの詳細を説明する際に、一から説明する必要がなくなります。忙しい中、多くの人に集まってもらうのは厳しいですし、時間の無駄かと考えられてしまうかもしれません。しかし、結果的にはお互いにとって時間はむしろ短縮できるであろうことを理解してもらいましょう。もちろん、あまり時間を取らないように簡潔にまとめることも重要です。詳細な中身の説明よりも、目次的な意味を持つ事を忘れずに資料を作りましょう。

　多くの人の前でプレゼンし関連分野に知識がある方が見つかれば、一から説明しなくて済みますので多少専門用語を混ぜながら説明することができます。分かりやすさはもちろんあった方が良いですが、まずは、抜け漏れが無いように資料を作りましょう。

　このように専門分野で区切ることで、引き継ぎを抜け漏れなく容易に行う事ができます。一方、専門でない分野の人に抜け漏れのない資料を作ろうとすれば、膨大な量の資料となってしまうでしょう。そうなれば、相手の方に説明を理解してもらうのも困難ですし、自分にとっても大きな時間的負担になってしまいます。

　効率よく正確に引き継ぎを行う為にも、専門技術ごとに分割することは有効です。案件ごとの引き継ぎは、プロジェクトのリーダーに誰に専門技術を伝えたかということを伝えることで対応しましょう。とは言え、上司の方針で引き継ぐ人を指定されてしまう場合もあるかとは思いますので、その場合は出来る範囲でとなります。

　最後に、引き継ぎ資料をまとめる事は自分の経験をまとめることにもなります。その会社で働いて得た知識をしっかりと整理して資料を作る事が、自分にとっても今後の人生の糧となると思います。引き継ぎ資料の作成を最後の面倒な仕事などととらえずに、自分の為にもなるとポジティブにとらえて行なうことで、あなたの評判にも能力にもポジティブに働くことだと思います。