現在進行形の仕事を途中で後任者に渡す時の引き継ぎ方のコツ

　仕事の引継ぎには優先順位が必ずあります。たとえば半年先に予定されている会議やレセプションというような仕事については、急いで引き継ぐ必要はありません。後から電話やメールで説明しても十分間に合うでしょう。しかし中には喫緊の仕事、すぐに引き継ぎを行わなければならないものもあります。その1つが現在進行中の仕事です。途中で担当者が変るわけですから、その前後でそしゃくや遺漏があってはいけません。スピーディかつスムーズに引き継ぎをする必要があります。ここでは、途中になっている仕事の引き継ぎを行う際のコツを紹介しましょう。

　進行中の仕事の引き継ぎは、まず口頭での説明から始まります。資料をもとに説明すると、スムーズに伝えることができるでしょう。その資料の作り方にコツがあります。それは、「時間」で仕事内容を整理するという方法。

　どんな仕事にも最終的なタイムリミットがあります。そのタイムリミットがその仕事の「時間的枠」と考え、その大きな枠の中に小さな枠を作っていくのです。たとえば、明日やらなければならないこと、1週間以内に完成させなければならないこと、後回しにして構わないものというように案件を分類。優先順位をつけて、タイムスケジュールの中で整理し、資料作成。それに基づいて説明するのです。

　どんな仕事であれ、経験のない後任者は一度ですべてのことを理解するのは、まず不可能です。そこで具体的な時間枠を示しながら、「とりあえず、これ。次にこれ」というように説明すると、理解を得られやすいでしょう。これが、進行中の仕事内容を説明するときのコツです。

　引き継ぎにどれくらいの時間がかけられるかによっても違ってきますが、いずれにしても与えられた時間を最大限に有効利用する必要があります。このときにも、先ほどの「時間で整理した資料」が役立ちます。その優先順位に即して、限られた時間内でできるだけの行動を、実際に起こすのです。「今日はこれとこれ」というように、事前に計画して引き継ぎ作業を実践するといいでしょう。

　仕事の種類や内容によっては、関係者に対して後任者を直接紹介する必要も出てくるでしょう。その場合でも、「会わせるべき人の優先順位」を考えて行動すれば、時間が有効に使えるはずです。遠方であっても重要度が高ければ、そちらを優先する。これがコツです。あとからセクション内の他のメンバーがフォローできることもあると思います。「今、絶対に引き継ぎしておかなければいけないこと」を考える。これが限られた引き継ぎ時間を有効に使うコツです。

　時間的な優先順位を考慮した資料作りと、重要度に従った行動がスムーズな引き継ぎのためのコツと言っていいでしょう。先ほど説明した、時間で整理する仕事内容の資料とは別に、関係者や参考にすべき資料の一覧表を渡すと、より親切で行き届いた引き継ぎになると思います。ぜひ参考にして下さい。