仕事の引き継ぎを失敗させない方法【2種類の資料と注意ポイント】

　仕事の種類にもよると思いますが、後任者へ自分が受け持っていた仕事の全てをきれいに引き継ぐというのは、かなり難易度の高い業務と言っていいでしょう。そのため、失敗してしまうケースも多く見受けられます。

　引き継ぎに失敗してしまうと、部署内のその後の業務遂行の障害になりますし、場合によっては「引き継ぎのやり直し」ということにもなりかねません。そうならないためにはどうしたら良いのでしょうか。おすすめしたいのが、2種類の資料を使った引き継ぎ作業です。注意ポイントも含めて説明していきたいと思います。

　まず必要なのが、自分が担当している業務についての資料です。これは自分が行ってきた仕事を客観的に振り返ることにもなるため、その後の仕事にも活かせる自己分析のチャンスと捉えるといいでしょう。注意しなければいけないのが、わかりやすさと同時に、漏れのない資料にすること。わかりやすさについては、実際の引き継ぎ作業の時に、丁寧に説明することで補うことができます。

　しかし漏れについては、それに気づかないまま引き継ぎが終了してしまうというケースがほとんどです。これが失敗のもと。ですから、自分で資料を作り終えたら、同僚や上司に目を通してもらい、記載漏れがないかチェックしておくことをおすすめします。

　もう1つの資料が「困ったときマニュアル」です。これは、実際に後任者がその仕事を始めてから役に立つ資料。「こんな時は、部署内のファイルAの××ページを参照」「この業務に関してわからないことは、セクション内のBさんに相談、指示を仰ぐ」といった、具体的な対応策を示します。

　業務内容の資料に漏れがなく、それを正確に引き継げたとしても、日々の仕事ではさまざまなことが起こります。自分の経験に照らして「困ったときマニュアル」を作成し渡しておけば、後任者がスムーズに業務を遂行することができるでしょう。

　その2つの資料を使って引き継ぎを行うわけですが、説明する際に注意したいポイントをいくつか挙げておきます。まず、一方的な説明をしないこと。言うまでもなく、目的は説明自体ではなく、相手に仕事内容を理解してもらうことです。そのためには、相手にとって不明な点をなくしておく必要があります。

　1つの業務に関する説明が終わったら、その度に「質問タイム」を設けると良いでしょう。相手が気軽に質問できるような雰囲気作りも大切。「こんなこともわからないのか…」という表情をしていたのでは、聞きたいことも聞けなくなってしまいます。これも引き継ぎ失敗の原因になることが多い注意ポイントです。また、引き継ぎが終了したあとで、信頼のおける同僚に、自分がいなくいなった後のフォローを依頼しておくと安心でしょう。

　冒頭でも触れたとおり、資料作成と引き継ぎの説明は自己分析の良い機会になります。「自分のため」という意識を持って、失敗のない引き継ぎを行えるようになりましょう。