英語でビジネスメールを送る際、宛名が複数の場合はどのように書けばいいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。
実は、複数の宛先にメールを一斉送信する場合、宛名の書き方が英語と日本語とでは異なります。
本記事では、英語メールで複数の宛先に一斉送信をする際の宛名の書き方をご紹介します。
- 英語メールの「〜へ」に当たる宛名の書き方
- 数人に向けた英語メールの宛名の書き方
- 宛先の数が多いときに書く、英語の宛名の書き方
英語メールの「〜へ」に当たる宛名の書き方
日本語の場合「〜へ」や「〜様」など、宛名の表現はいくつか存在します。英語も同様に宛名の表現方法は複数あります。
まずは、英語ではどういった宛名の書き方があるのか確認してみましょう。
- 「To」：日本語での「〜へ」にあたる宛名
- 「Dear」：日本語での「〜様」にあたる宛名
英語の宛名でよく使われるのが、日本語でいう「〜へ」に当たる「To」です。「〜様」のように少し尊敬を込めた表現をしたい場合は「Dear」を使いましょう。
ビジネスシーンでは「To」よりも「Dear」を使うのが好ましいので、英語でメールのやりとりをすることが多い人は覚えておいてください。
- Dear/To Mr. White
また、「Dear」は日本語の「〜様」の意味があるのと同時に、友人などの親しい間柄でも頻繁に使われることもあります。
数人に向けた英語メールの宛名表現
送る相手が、少人数の場合は一人ひとりの名前を書くのがビジネスマナーです。
しかし、ただ英語で宛名を書き連ねればいいというわけではなく、メールの宛名を工夫する必要があります。
ルールに従って、正しい複数人の宛名の書き方で英語のメールを書きましょう。
フォーマルさを決めて宛名を書く
ビジネスシーンでは宛名に「敬称」を使用することが多いのは、日本語でも英語でも変わりません。目上の人には、「敬称+名字」という書き方をします。
ちなみに社内の親しい人に送付する場合は、ファーストネームを用いて「Dear John」のように書いても問題はありません。
以下に英語メールの宛名でよく使われる基本的な敬称をまとめたので、メールを送る際に参考にしてください。
- Mr. （男性全般）
- Mrs.（既婚女性）
- Miss.（未婚女性）
- Ms.（女性一般）
相手の性別がわからない場合は、「Dear +フルネーム」や「Dear Mr./Ms.+フルネーム」のように書きます。
複数人の宛名を英語で書く場合は「,」と「and」で連名にする
もしビジネスメールを送る相手が2〜3人の場合は、宛名には英語で名前を書き、連名で記載しましょう。
連名するときは、「,」で繋げ、最後の1人のときには「and」で繋げるのが一般的です。
また、フォーマルなビジネスシーンでは名前ではなく、苗字を使います。
- Dear Ms. Smith and Mr. Black（2人の場合）
- Dear Mr. Brown, Mr. Jones, and Ms. White（3人以上の場合）
英語で送るメールの宛名には複数人でもDr.やMr.などの敬称は必須
英語で宛名を書くときは「敬称」に注意する必要があります。
相手の性別や職業などに合わせて敬称を選び、連名するときに同じ敬称が続いても省略するのはNGです。
男性全般は「Mr.」、女性全般は「Ms.」、既婚の女性は「Mrs.」、そして未婚の女性は「Miss」と書きます。
職種ごとの宛名は、宛先が医者であれば「Dr.」、教授であれば「Professor」です。
メールを送る際には、たとえ複数人に送る場合であっても、相手の性別や職種ごとに敬称を使い分け、もれなく書きましょう。
夫婦に送る場合の宛名の書き方
ビジネスシーンではあまり機会がないかもしれませんが、プライベートでは夫婦宛てにメールを送ることもあるのではないでしょうか。
夫婦であれば苗字が同じ場合が多いです。苗字が同じ場合はわざわざ苗字を繰り返す必要はありません。
宛名には「Dear Mr. and Mrs. Brown」というように名字を省略して表記し、メールを送りましょう。
宛先の数が多いときに書く、英語の宛名の書き方
宛先が2、3人であれば連名できますが、宛先が大人数ともなれば一人ひとりを連名すると、宛先欄が長くなってしまったという経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。
大人数の場合は、グループ全体を一言にまとめて書く必要があります。
次は、3人以上の宛先にメールを送る場合の正しい宛名の書き方を紹介します。
宛名を「all」でまとめる英語表現
英語ではメールを送りたい相手が複数いる場合は、「all」を使って全体をまとめれます。
宛名も「Dear All」と表記しましょう。
「all」という宛名表現は性別や職業などを気にせず使えるので、覚えておくと便利です。
大人数の場合の宛名の書き方
同じ内容を複数の人に送る場合は、会社やチーム、あるいはクライアントなど、同じグループに送ることが多いのではないでしょうか。
同じグループにメールを送る場合は、「Dear」のあとにグループ名を宛名に用いれます。
ビジネスメールの宛名には「Dear＋グループ名」を書きましょう。
以下を参考に、メールの宛先に合わせてDearの後にグループ名を英語で入れてください。
- Dear Client（クライアント）
- Dear Customer（消費者）
- Dear ABC Team Members/Dear Team ABC（ABCのチームメンバー）
- Dear Colleagues（同僚）
- Dear Marketing Members（マーケティング部門のメンバー）
複数人にメールを出す時には宛名を工夫しよう
- 宛先の基本は、「Dear」を使う
- 少人数の場合は、敬称を忘れず書き、宛先は連名にする
- 大人数の場合は、グループ全体をまとめる
宛名もビジネスメールの大切な一部です。不自然な書き方や、マナーに反する失礼な書き方をしないように心がけましょう。
英語のビジネスメールの宛名が複数になる場合、宛名の書き方は人数やメール受信者との間柄によって変わることにも注意が必要です。
宛名が連名で記載されている英語のビジネスメールを受け取ることがあれば、送信者の宛先の書き方を参考にしてみるといいでしょう。
英語のビジネスメールを一斉送信をする際は、ぜひ本記事を参考に相手に失礼のない宛先の書き方をしてください。
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