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【例文あり】円満退職のカギとなる「退職の挨拶」メール・朝礼・スピーチのポイント

U-NOTE編集部

2018/08/27(最終更新日:2021/03/09)


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会社を退職する場合、当日の朝礼・終礼・送別会などで挨拶やスピーチをすることになるケースがほとんどです。

退職の挨拶が退職者の今後の印象を左右します。最後に、これまでの感謝が伝わる挨拶ができるよう、準備をしておきましょう。

本記事では、退職の挨拶についてシーン別に解説。円満退職のカギとなる退職の挨拶のポイントやシーン別の例文を紹介します。

本記事の内容をざっくり説明
  • 退職の挨拶は「簡潔」かつ「ポジティブ」な内容にする
  • 朝礼の挨拶には、退職の報告・感謝・エールの3点を取り入れる
  • 退職の挨拶メールは、送信する相手によって内容や送信タイミングを考えよう

 

退職の挨拶をするときの3つのポイント

退職時の挨拶スピーチでは何を言おうか悩む方も多いでしょう。

周囲を困惑させてしまう「長すぎるスピーチ」や「湿っぽい挨拶」を避けるためにも、挨拶文を考えるときには事前にポイントを確認しておきましょう。

まずは、退職の挨拶をするときの3つのポイントをご紹介します。

 

ポイント1.「簡潔なスピーチ」を心がける

退職の挨拶をするときのポイントの1つ目は、「簡潔なスピーチを心がけること」です。

感謝の気持ちや寂しさが募るあまり、ついついダラダラとスピーチをしてしまうことも多いのではないでしょうか。しかし、長すぎるスピーチは相手にとっては退屈なもの……。できるだけシンプルにまとめて、簡単に伝えましょう。

スピーチを長くしてしまう原因
  • 退職理由を詳しく説明
  • 職場での思い出話を延々と回想する
  • 今後の目標や職業について説明

上記の内容を詳細に説明しすぎると、長々とした印象を与えてしまいます。できるだけ簡潔にまとめるように工夫しましょう。

 

ポイント2.湿っぽいスピーチ内容やネガティブな内容はNG!

退職の挨拶をするときのポイントの2つ目は、湿っぽいスピーチ内容やネガティブな内容は言わないことです。

いざ退職するとなると感極まってしまい、「入社したばかりの頃はなにもできず、叱られてばかりで……」「大好きだった会社を離れるのは辛いです」と、湿っぽいスピーチをしてしまうこともしばしば。

退職者にとっては思い出話の範囲ですが、あまりに湿っぽい内容だと聞き手の気持ちを暗くしてしまう可能性もあるので注意が必要です。退職の挨拶文を考えるときには、ネガティブな言葉を含まないように配慮しましょう。

<挨拶に入れたくない、ネガティブなフレーズ例>

  • 辛かったです
  • ずっと悩んでいました
  • 迷惑をかけてばかりで

聞き手の気持ちを暗くする上記のようなフレーズを使うよりも、聞き手の気持ちを明るくするポジティブなフレーズを使うことを意識しましょう。

以下のようなフレーズを使うと、ポジティブな気持ちを相手に与えれます。

挨拶に入れたい、ポジティブなフレーズ例
  • 〇〇部長を始めとして、〇〇部には感謝しています
  • この会社で働けて幸せでした

 

ポイント3.退職への想いは送別会で話す

退職日の朝礼や終礼で退職挨拶するときのポイントの3つ目は、「退職への想いは送別会で話すこと」です。

退職時の挨拶をスマートにまとめるためには、スピーチをするシーン別に正しい対応が必要です。朝礼で退職挨拶をする際には、1日の始まりであることを踏まえて前向きな退職挨拶を意識しましょう。

会社での思い出や感謝の気持ちをたっぷり伝えたい場合には、送別会で話すのが賢明です。

退職挨拶をするときのポイント3つ
  • シンプルなスピーチを心がける
  • ネガティブなフレーズを避けて、湿っぽいスピーチにならないように注意する
  • 退職への想いは送別会の挨拶で話す

 

朝礼での退職の挨拶をするときに入れる要素

前述したように、朝礼や終礼での退職挨拶はシンプルにまとめる必要があります。

とはいえ、「本日で退職いたします。これまでお世話になりました」と伝えるだけでは、あまりにも素っ気ない印象を与えてしまいますよね。

では、朝礼で退職挨拶をする場合には、どのような内容を盛り込むべきなのでしょうか。

次は、朝礼での退職挨拶に取り入れたい3つの要素や、退職理由を伝えたくない場合の対処法をご紹介します。

 

退職の報告・感謝・エールの3点

簡潔にしようとしすぎて素っ気なさを感じさせないスピーチにするためにも、朝礼の退職挨拶は30秒〜1分ほどの時間が最適です。短すぎず、長すぎず、絶妙なスピーチ時間を意識しましょう。

30秒~1分のスピーチ時間内に、必ず取り入れたい要素は下記の3点です。簡潔にまとめながらも、感謝やメッセージを伝えられるスピーチになりますよ。

朝礼の退職挨拶に取り入れたい3つの要素
  • 1.退職することを丁寧に報告
  • 2.これまでの感謝の気持ちを伝える
  • 3.職場にいる同僚や後輩へのエール、メッセージ

 

退職の理由を明言できない場合は「一身上の都合で……」と話す

朝礼での退職挨拶には、退職の報告が必要です。もちろん「結婚を機に他県に引っ越すから」「40年働いた会社を定年退職するため」といった退職理由であれば伝えやすいですが、事情によっては職場の仲間に退職理由を明言したくない場合もありますよね。

退職理由を伝えたくない場合には、無理に細かく説明する必要はありません。たとえ現在の仕事内容・人間関係・家族の事情などが原因であったとしても、「一身上の都合により……」と伝えるだけでOKです。

朝礼での退職挨拶スピーチで話すべきポイント
  • 退職についての報告
  • これまでの感謝
  • 職場の仲間へのエール

 

退職の挨拶をするときの例文

これまでご紹介したように、退職の挨拶は感謝やエールを取り入れながら、シンプルにまとめるのが理想です。

とはいっても「実際どのようにまとめたらいいのかわからない」という人にむけて、退職の挨拶をするときの挨拶文の例文をご紹介します。

「退職日前の送別会」「退職日当日の朝礼」「朝礼でも終礼でも使用可」の3つの例文を参考に、自分だけの挨拶文を考えていきましょう。

 

【退職日前に送別会が行われた場合】朝礼の退職挨拶スピーチ例文

忙しい中、このようなお時間を設けていただきありがとうございます。
本日をもちまして、退職することになりました。

先日は送別会を催していただき、ありがとうございました。
また、これまで長い間お世話になりましたこと、本当に感謝しております。

〇〇社で学んだこと、培った経験は、私の人生に最大限に生かしていく決意です。
場所が変わっても、皆様に何かしらの恩返しができるように頑張っていきたいと思っています。

皆様、お体に気をつけてますますお励みください。
重ねて感謝申し上げますと共に、陰ながら皆様と会社の御隆盛をお祈りいたします。

本日の退社時間まで、最後の仕事をさせていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

 

【まだ送別会が行われていない場合】朝礼の退職挨拶スピーチ例文

お忙しい中、このようなお時間を設けていただきありがとうございます。
このたび、一身上の都合で退職することになりました。

入社してから◯年間、お世話になりましたことを本当に感謝しております。

これまで皆様にご指導いただいことは決して忘れず、今後も最大限に生かしていく決意です。

皆様、お体に気をつけてますますお励みください。
今後の皆様の健康とご活躍をお祈り申し上げます。

本日の退社時間まで、最後の仕事をさせていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

 

【朝礼・終礼でも使える】退職時に社員に向けてスピーチする場合の例文

本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。

このたび、一身上の都合により退職することになりました。

皆さまにはこれまでたくさんのご迷惑をおかけしましたが、丁寧なご指導をいただけたこと、大変感謝しております。

入社して○年間、大きなトラブルなく仕事を楽しむことができたのは、直属の上司である〇〇さんをはじめ、先輩や同僚の皆さんのおかげです。

私が担当していた業務は、今後〇〇さんに引き継いでいただくことになっています。
〇〇さん、よろしくお願いいたします。

最後になりましたが、皆さまのご活躍を心からお祈りしております。
大変お世話になりました。ありがとうございました。

 

退職の挨拶メールを書くときのポイント

退職挨拶は朝礼や送別会で伝えるのが一般的ですが、他部署や取引相手などにはメールや手紙で伝えることも多いもの。

話すトーンや表情が伝わらない文面だからこそ、慎重に言葉を選ぶ必要があります。

次は、退職の挨拶メールを書くとの3つのポイントをご紹介します。

 

ポイント1.退職の挨拶であることがわかる件名にする

退職の挨拶メールを送る場合には、退職することが一目で分かるような件名を意識しましょう。メールの件名は相手がメール本文の内容を推測できるよう、本文をシンプルに要約したものである必要があります。

<退職の挨拶メールの件名 例>
  • (正)退職のご挨拶(社名:△△ 名前:〇〇〇〇)
  • (正)退職のご報告(社名:△△ 名前:〇〇〇〇)
  • (誤)ご無沙汰しております
  • (誤)ご報告(社名:△△ 名前:〇〇〇〇)

 

ポイント2.円満退職の場合、新しい連絡先を記載する

退職をする場合、私用の連絡先を伝えるのはNGだと思われがちですが、円満に退職する場合には、私用連絡先を記載しても問題ありません

「退職後ご連絡をいただける場合には、下記の電話番号/メールアドレスにお願いします」と一言添えて、連絡先や転職先の企業などを記載しましょう。

また、円満退職だからといって退職理由を細かく記載するのは避けた方が賢明です。ビジネスマナーとしてはシンプルな退職報告が正しいので、「一身上の都合で退職します」という記載に留めましょう。

 

ポイント3.メールを送るタイミングは社内は最終出勤日、社外は2〜3週間前

退職挨拶メールは、送信するタイミングが重要です。特に、送る相手が社外のクライアントや顧客の場合には注意が必要です。

【社外のクライアント:退職日の2~3週間前】
社外への挨拶メールは、退職が決まった場合になるべく早めに送るようにしましょう。最終出社日の2~3週間前がベストタイミングです。後任者への引き継ぎをする必要があるので、早めに引き継ぎのスケジュールや後継者について共有しましょう。

クライアントの情報を引き継ぎせずに退職してしまうと、クライアントにも迷惑をかけるだけでなく、会社の信頼を落とすことになりかねません。

ビジネスシーンにおいて、人脈は非常に重要です。会社を退職したとしても、「また一緒に仕事をしたい」と感じてもらえるように努めましょう。

【社内の部署外メンバー:退職日当日】
社内にメールを送る場合には、最終出勤日がベストタイミング。業務時間の9~16時を避け、定時退社時刻1時間前~退社までの時間を目安にメールを送信してください。「最後の挨拶」であることを意識したうえで、これまでの感謝を伝えましょう。

退職挨拶メールを送るときのタイミング
  • 社外のクライアントには退職2~3週間前に送る
  • 社内のメンバーには、定時1時間前~退職時間までに送る
  • 円満退職の場合は私用連絡先を書いてもOK

 

退職の挨拶メールの例文

退職を報告する挨拶メールは、送る相手によって文面を変えなければなりません。メールを受信した相手が「また会いたいな」と感じるような、丁寧な挨拶メールを作成しましょう。

次は、退職の挨拶メール例を3つご紹介します。例文を参考にしながら、感謝を伝える退職メールを考えてくださいね。

 

【社内全体向け】シンプルな例文

件名:退職のご挨拶(〇〇)

本文:○○部の皆様

お疲れさまです。〇〇です。
このたび、都合により◯月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

直接皆様にご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在職中は皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、感謝しております。
本当にありがとうございました。

最後になりましたが、皆様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。

 

【特定の上司に送る場合】感謝が伝わるような例文

件名:退職のご挨拶(〇〇)

本文:○○部 ○○部長

お疲れさまです。〇〇です。
このたび、都合により◯月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

本来であれば直接ご挨拶すべきところを、メールでのご挨拶にて失礼いたします。在職中は日頃よりあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、感謝しております。

○○部長の仕事に向き合うまっすぐな姿勢にいつも感銘を受けておりました。次の職場でも、○○部長からかけていただいた言葉を忘れず、精一杯努力してまいります。今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

最後になりましたが、○○部長のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。

 

【社外向け】安心してもらえるように、後任の紹介も入れた例文

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇の〇〇)

本文:〇〇株式会社〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
私事ですが、都合により◯月◯日をもって退職いたします。
◯◯様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
今後はこれまで学んできたことを活かしつつ、引き続き精進してまいります。

後任は、同じ部署の〇〇という者が務めさせていただきます。

本来であれば、直接お伺いしご挨拶すべきところですが、
メールでのご連絡となりましたことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

取引先への退職の挨拶はどうする?知っておきたい注意点

退職をして仕事に関わらなくなっても、取引先に誠意を払うことを忘れないようにしましょう。

以下では、取引先への退職の挨拶をする際の、知っておきたい注意点をご紹介します。

 

注意点1.退職前に引き継ぎ・挨拶をすることが基本

取引先への退職の挨拶をする際の、知っておきたい1つ目の注意点は、退職前に引き継ぎ・挨拶をすることです。

自分にとってはもう関わらない相手でも、相手と会社との関係は続いていきます。自分の知っている限りの相手の情報を、後任の人に教えてあげましょう。

「このクライアントは社長は厳しいが専務に就いている社長の奥さんを説得すれば取引はできる」「社長の好物はこれだから持って行けば喜ばれる」など、自身しか知らないような情報を相手に伝えるとその後の取引も円滑に進むはずです。

自分と取引先相手との信頼関係をそのまま引き継ぐことは難しいですが、信頼をおいてもらうためのコツを教えてあげると、後任の人も楽に仕事ができるはずです。

また、退職する3週間前から最低でも2週間前には、お客様の所へ退職の挨拶と、後任の紹介を行いましょう。

今まで信頼していた人が急にいなくなると、お客様も不安になってしまいます。お客様にも後任の担当者を紹介することを忘れないようにしてください。

 

注意点2.退職理由は詳しく書かない

退職挨拶メールの2つ目の注意点は、「退職理由は詳しく書かないこと」です。

どのような事情で退職するとしても、メールを送る相手は会社の取引先です。会社の信用に関わることは伏せて、退職理由は詳しく書きすぎないようにしましょう。

退職の理由は、「一身上の都合」や「円満退社」、「家庭の事情」などと説明するのが一般的です。

 

注意点3.コンプライアンスを厳守する

退職挨拶メールの3つ目の注意点は、「コンプライアンスを厳守すること」です。

退職することが決まっても、社内で知った情報を取引先に伝えないように注意しましょう。秘密漏洩をしてしまうと、賠償請求をされてしまう恐れもあります。

とくにお客様情報や会社の現況などは大事な情報であるため、社外の相手には絶対に話さないようにしてください。

 

注意点4.退職メールは一斉送信しない

退職挨拶メールの4つ目の注意点は、「メールの一斉送信は控えること」です。

退職前は忙しくて大変でしょうが、取引先すべてに一斉配信BCCで退職挨拶メールを送るのはなるべく控えましょう。

最後の挨拶をより丁寧な印象にするため、退職の挨拶メールは、TO配信で取引先の会社別にメール送信するのがベストです。

 

退職の挨拶に関するよくある質問

これまで退職の挨拶について解説してきましたが、「もう少し気になる事がある……」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

最後に、退職時に気になる3つの疑問と正しい対応を解説します。「メールを一斉送信してもOK?」「挨拶まわりにお菓子は必須なの?」など、いまいち正解がわからない疑問点を明確にしていきましょう。

 

退職の挨拶メールを一斉送信をするのは失礼?

退職メールを社外のメンバーや社外のクライアントに送信する場合、数十人~数百人規模になってしまうこともしばしば。一人ひとりに送信するのは、時間も手間もかかってしまいます。引き継ぎや書類整理でバタバタしている退職前なら、なおさら時間も限られてしまいます。

社内にメールを送る相手が複数人いる場合には、一斉送信をしても問題ありません。「一斉送信なんて失礼と思われないの?」と不安になってしまう方も多いかと思いますが、感謝の気持ちを丁寧に記載すれば失礼には当たらないので安心してくださいね。

ただし、一斉送信をする場合には「宛先」に注意しましょう。受信相手を「bcc」に入れ、他の受信相手からアドレスを見られないように配慮が必要です。

また、直属の上司やお世話になったクライアントには、個別でメールを送る方が賢明です。送る相手との思い出やお礼をしっかり伝えて、退職後も良好な関係を築けるようにしましょう。

 

メールではなく手紙のほうがいいケースもあるの?

退職について目上の人やお世話になった上司に報告する場合には、メールよりも丁寧な印象を受ける「手紙」にすることもおすすめです。また、メールをする習慣がない方や年配の方には、手紙での退職挨拶を選択する方がベターです。

手紙を書く場合には、特別なマナーや定型文があります。「文頭=拝啓」「文末=敬具」を必ず記載したうえで、文章のはじまりに「時候の挨拶」から入れるようにしましょう。

【手紙での退職挨拶(例)】
拝啓

○○の候、○○さまにおかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、私儀×月×日をもちまして~~株式会社を退職することとなりました。
在職中は格別のご高配を賜りまして、厚く御礼申し上げます。
後日改めてご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。

まずは書面にて恐縮ですが、御礼ならびに退職のご挨拶申し上げます。
末筆ながら、○○さまのご健康とご多幸をお祈り申し上げます。

敬具
平成××年×月×日

住所  東京都 渋谷区 ◯◯◯◯
電話番号 080-000-0000
氏名  ◯◯◯◯

 

挨拶回りをするときにはお菓子を準備したほうがいいの?

各部署や一人ひとりのデスクを回りながら、退職の報告とお礼を伝える「挨拶まわり」。感謝の言葉と合わせて、小さなプチギフトや箱菓子を持って挨拶に行く人も多いのではないでしょうか。

お菓子を持参して挨拶まわりをするのは、退職報告のやり取りをスムーズにする要素も含まれています。「退職します。ありがとうございました」という素っ気なく事務的な挨拶が、お菓子をフックにすることで会話の広がりを見せます。当然 「挨拶まわり=お菓子が必須」なわけではありませんが、感謝の気持ちを丁寧に伝えるためにも用意しておくのもおすすめです。

<お菓子を選ぶポイント>

  • 分けやすい個包装のもの
  • 高級すぎないもの(一人あたり100~200円程度)
  • 当日休んでいる人にも後日渡るよう、賞味期限が長いもの

<NGのお菓子>

  • 粉や食べくずがボロボロと落ちてしまい、食べづらいもの
  • 匂いの強い、クセのあるもの
  • カットが必要なホールケーキや果物など
  • 賞味期限の短い生もの

 

挨拶なしで退職するのはあり?

「気まずい相手がいるから挨拶したくない」「注目されるのが苦手だから、朝礼や終礼でスピーチしたくない」など、挨拶をせずに退職をしたいと考えてしまうケースもあると思います。

しかし、退職の報告はこれまでの感謝の気持ちを表すために行うもの。特別な事情がない場合には、できるだけ挨拶や報告の機会を持つように心掛けましょう。

ただし、当然のことですが、退職時の挨拶は強制的に行われるものではありません。職場環境や人間関係に悩んで退職する場合など、どうしても退職の挨拶をしたくないときには、お世話になった相手にのみ個別でお礼を伝えるのも一案です。

 

立つ鳥跡を濁さず、いい印象を与えて気持ちよく退職しよう

本記事のまとめ
  • 退職の挨拶は、簡潔・ポジティブ・シーン選びが重要
  • 朝礼で退職挨拶をする場合には、退職の報告・感謝・エールの3点を取り入れる
  • 退職の報告メールは、受信相手に応じてメールの内容や送るタイミングを変更する
  • 社外クライアントへの報告は、できるだけ早めに行う

人生における、大きな決断のひとつである「退職」。新しいステージに進むことを決めた自分と、一緒に働いてきた仲間を応援するためにも、退職の挨拶はしっかり行いたいものです。

本記事でご紹介したように、退職の挨拶スピーチやメールには意識すべき要素や気を付けたいポイントがあります。

ことわざ「立つ鳥跡を濁さず」には、「立ち去る者はきれいに始末しすべきである」という意味があります。引き際の美しさを意識しながら、好印象を与えられるような退職文を考えてみましょう。

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