参加者を迷わせない！歓迎会の場所の案内方法 ——「地図＋写真」のプリントを配布

　新入社員や新人スタッフの歓迎会の幹事にとって、すべての参加者が迷うことなく会場に着けるよう配慮するのも大切な仕事です。歓迎会は、会社の近くの店やレンタルスペースで行うことが多いため、つい「みんなわかるだろう」と考えがち。しかし、まだ職場の環境になれていない新入社員にとっては、「初めて行く店」であったり、「足を踏み入れたことのない未知の場所」だったりすることが十分考えられます。誰もが迷わずに歓迎会の場所に着くことができる方法を、ここでは紹介します。

　場所の案内の基本は地図です。地図を作って社内メールで参加者に送るという方法もありますが、当日実際に会場に向かうときのことを考えると、プリントして配るほうが良いでしょう。年配者もいるかもしれないので、誰でも見やすい大きさで地図を作成すると喜ばれるはずです。

　同じような店名の店があったりすると、場所を知っているはずの人が間違ってしまうというケースも考えられます。そういった参加者の勘違いを避けるためにも、「わかっているだろう」と思われる人も含め、全員に配布することをおすすめします。店名と地図だけでなく、住所と店の電話番号を明記することも忘れないように。

　地図についてですが、デザインに凝ったスタイリッシュなものよりもリアルで距離感が掴みやすい地図を用意するほうがいいでしょう。Googleの地図であれば、どの人が見てもわかりやすいと思います。デザイン重視で道を省略したような地図だと、会社や最寄り駅からの距離が把握しにくいですし、間違った道で曲がってしまうという人も出てくるかもしれません。また目印に頼りすぎた地図も勘違いの原因です。あくまで「わかりやすさ」を重視した地図にするべきでしょう。

　地図のプリントには、店の外観の写真を添付するといいでしょう。よくあるのが繁華街の雑居ビルに入っている店が歓迎会の会場で、すぐそばまで来ているのに、その店が見つからないというケース。雑居ビルが並んでいたりすると看板の数も多く、その場所がわかりにくいものです。こういった事態を避けるためにも、そのビルの外観写真、さらに店の看板の写真を撮って、それを地図に添えるといいでしょう。雑居ビルなどの場合は「ビルの名前」が場所を見つけるための有効な情報とならないことが多いのです。

　また、ビルではなく独立した建物の店でも、外観がわかっていればより見つけやすいと思います。先ほど触れた「勘違い」防止にも役立つはずです。

　「初めて行く人の身になって考える」。これが歓迎会の場所を案内するときに、幹事が心がけなければならないことです。会場になる店は、下見や料理の打ち合わせなどで事前に1度は訪れるのですから、そのときに写真を撮っておくといいでしょう。