【3つのパートに分けて考える】職場の歓迎会のプログラムの自然な流れ

　職場で行う新人歓迎会の幹事役を任された人は事前にプログラムを考え、全体が自然な流れに沿って進行するよう、準備しなくてはなりません。しかし、職場の規模や社風によって、進行の流れも多少変わってくるでしょう。ここでは一般的な歓迎会の進行方法について、全体を3つのパートに分けて説明していきます。

　職場での歓迎会は司会役の開会の辞から始まります。多くは幹事が司会を務めることになりますが、場合によっては司会役を別の人に任せることもあるでしょう。いずれにしても「ただいまより、○○部××課の新人歓迎会を開催いたします。」と簡潔に宣言するのが一般的なスタイルです。

　続いて、リーダーの挨拶。出席者のなかで最も上の立場の人、部内の歓迎会ならば部長の挨拶になります。そのあとが、乾杯。リーダーに次ぐ立場の人が短い挨拶をし、乾杯の音頭を取ります。

　ここで、ポイントを1つ紹介します。主役である新人の紹介と本人の挨拶は、歓迎会の中盤で行われることが多いですが、先に紹介だけしておいた方が会の流れはより自然になります。リーダーの挨拶のあとで新人の紹介を司会者から行い、新人は簡単な自己紹介（名前と「よろしくお願いします」のひとこと程度）をします。そして、乾杯という流れです。特に大きな規模の歓迎会の場合、最初に主役を紹介しておいた方が、その後の飲食・歓談がより和気あいあいとしたものになるはずです。

　乾杯が済むと、飲食・歓談ということになります。場がある程度温まった頃合いを見計らって、主役である新人の挨拶を行います。これが職場での歓迎会のメインと考えてください。そのため、事前に新人に挨拶をしっかり考えておくよう話をし、場合によっては挨拶の内容についてアドバイスするといいでしょう。

　ポイントは、そのタイミング。会場の雰囲気が和んできて、参加者がそれほど酔っていないタイミングがベストです。タイミングが遅くなりすぎると、場合によっては主役がすっかり酔っ払ってしまっているということも考えられます。「少し早いかな？」というぐらいのタイミングでちょうどいいでしょう。

　歓迎会の締めくくりは、まず、リーダー格の人、できれば最初の挨拶や乾杯の音頭をしたのとは別の人が閉会の挨拶をします。コンパクトな職場の会であれば、最初に挨拶したリーダーがもう一度挨拶しても構いません。挨拶に引き続いて、手締めをするのが一般的です。

　最後に司会役が「これにて、新人歓迎会をお開きとさせていただきます」と閉会を宣言します。なお、二次会を予定している時は閉会宣言の前に、二次会の案内をするようにしましょう。閉会宣言の後では場内がざわついてしまい、正確な案内をしにくくなるからです。

　以上が職場の歓迎会の基本的な流れです。ポイントを押さえて自然な流れを作るよう心がけておきましょう。