新入社員に対しての入社式の案内状を出すべき時期のその内容

　内定者に入社式を事前に知らせることは、新入社員に対するスタートへの第一歩にもなります。新入社員の気持ちを奮い立たせるためにも、丁寧に入社式の案内状を発送することで、相手に誠意を示すことができます。入社案内状を発送する時点で、入社式は始まったようなものです。心のこもった、自社の特色が感じられるような記念式典を目標に、頑張りましょう。

　新入社員への案内状や来賓への招待状の発送時期は、日にちに余裕を持つことが大切です。3月末になっても入社式に対する知らせがなければ、新入社員はつい不安な気持ちになってしまうでしょう。

　もし新入社員を不安な気持ちにしてしまえば、これから会社に入社するというのについ企業の姿勢を疑ってしまいます。入社式の案内を発送する際には、最低でも1週間前には着くように、新入社員の事を考え、時期を見計らい発送したいものです。発送する際には、返信用封筒・式場案内図を同封します。

　また、新入社員のみならず、入社式に出席する役員や社員にも開催日時と開催場所の連絡を行います。社長の訓示や、社員代表の歓迎の辞の他に、招待する来賓に祝辞を依頼しておくことも良いでしょう。答辞を読む新入社員は事前に指名しておき、草案を作成し、内容や言葉遣いをチェックし指導を行います。

　入社式の前には数々の準備が必要です。まず始めに、社内での役割分担を決定します。入社式の開催責任者や準備、当日諸業務の担当者を決定します。諸業務の担当者として具体的には、司会や会場設営、案内状、招待状の発送管理者、記念品の手は、予備要員等があります。

　新入社員の緊張を解きほぐす為には、若い方を司会に選ぶなどの配慮が必要です。次に会場の手配が必要です。入社式の時期には貸会場の予約が集中するため、早めの予約が必要です。

　そして出席者を決定します。ここでは式典の形式や大きさ、新入社員の人数を考慮の上で参加社員や来賓等の人数を確定します。制服や名札の準備も大切です。辞令や貸与品、社員バッジ、社内組織図や社内名簿など、新入社員に配布する物品や書類を人数分用意しておきましょう。

　このような手配も、ゆとりを持って事前に準備しておくことで、当日どのような式典になるかという部分に関わってきます。新入社員が気持ちよく入社できるように慌ただしく準備するのではなく、余裕を持って準備にとりかかりましょう。